Satış teklifleri için yapay zeka ajanı: HubSpot fırsatından incelemeye hazır bir taslak

Satış teklifi yazmak iki hızlı bir iştir. Zamanın yarısı toplamaya gider: görüşme notlarını yeniden okumak, müşteride kimin kim olduğunu bulmak, ihtiyaç hakkında neler söylendiğini kontrol etmek. Diğer yarısı yazmadır ve neredeyse her zaman aynı ana hatları izler. İlk yarı sıkıcı, ikincisi tekrarlıdır; yine de teklifler ikisinin arasında geride kalır, çünkü günün toplantılarından sonra gelirler. Otonom bir yapay zeka ajanı bu taslağı iyi çıkarır; yeter ki kararlar, yani tutarlar ve taahhütler, bir insanda kalsın.

İlham: belgeyi açmadan önce yazılmış taslak

Çıkış noktası, otonom ajan çalıştıran kişilerin anlatılarında tarif edilen bir kullanımdır: CRM'de zaten bulunan bir müşterinin bağlamından yola çıkarak ajan, ticari bir belgenin ilk taslağını yazar; müşteriyi tanıyan kişi de boş sayfadan başlamak yerine onu düzeltir. Tarif edilen kazanç kusursuz bir metinden değil, dosyayı açtığınızda zaten var olan, bağlamı doğru yakalanmış yapılandırılmış bir taslaktan gelir.

Aynı anlatılar sınırı da vurgular: belgeyi ajan göndermez ve para konularını karara bağlamaz. Atako bu işbölümünü harfiyen uygular; bu da bu kullanım senaryosunu ilk haftada devreye almayı güvenli kılar.

Ajan ne yapar

Senaryo tek bir ajan devreye alır: teklif yazarı. Her fırsat için sabit bir yöntem izler.

Önce fırsatı HubSpot'ta bulur ve aşamasını, sahibini, şirketi, kişileri ve rollerini, notları ve önceden eklenmiş kalemleri okur. Ardından ihtiyacı müşterinin dile getirdiği biçimde, notlar alıntılıyorsa kendi sözcükleriyle belirler. İhtiyaç net değilse, onu uydurmak yerine bunu söyler.

Teklifi proje wiki'sine, “Teklif - ” ve fırsat adından oluşan bir sayfaya, kurulumda verdiğiniz ana hatlara göre yazar. Ana hat yoksa beş bölüm kullanır: bağlam, ihtiyaç, çözüm, takvim ve onaylanacak koşullar. Sayfanın en üstünde açık noktaları, yani belgeyi bitirmek için HubSpot'ta nelerin eksik olduğunu listeler.

Son olarak fırsat sahibine atanmış, metninde sayfa adı bulunan “Teklifi inceleyin” başlıklı bir HubSpot görevi oluşturur. Her gün 09.00'da “Teklif” aşamasına geçmiş ve henüz sayfası olmayan fırsatları arar ve bir sayfa yazar.

Ajan ne yapmaz

Sınırlar bilinçlidir. Ajan müşteriye hiçbir kanaldan hiçbir şey göndermez. Hiçbir zaman bir tutar belirlemez: bilemeyeceği her fiyat, indirim, hukuki madde ya da teslim tarihi, sizin doldurduğunuz bir “[doldurulacak: ...]” yer tutucusuna dönüşür. Hiçbir taahhüt, referans müşteri, rakam ya da alıntı uydurmaz. HubSpot'ta ne fırsatı, ne aşamasını, ne de tutarını değiştirir.

Bir varsayımda bulunduğunda, örneğin takvim konusunda, bunu varsayım olarak işaretler. Belge beş dakikada incelenebilir kalır: CRM'den neyin geldiğini, ajanın neyi önerdiğini ve neyi karara bıraktığını bir bakışta görürsünüz. İnsan döngüde tasarımının ilkesi budur.

Atako'da nasıl kurulur

Bu kullanım senaryosunun sayfasından devreye alma dört adımda gerçekleşir.

1. HubSpot'u bağlayın. HubSpot'ta özel bir uygulama oluşturun, ona CRM nesnelerine okuma ve notlara ile görevlere yazma erişimi verin, ardından Atako istediğinde jetonu yapıştırın. Bağlantı, herhangi bir şey oluşturulmadan önce doğrulanır.
2. Bağlamınızı girin. Teklifinizi tarif edin, isterseniz olağan teklif ana hatlarınızı yapıştırın ve ele alınacak ilk fırsatı HubSpot'ta göründüğü şekilde belirtin.
3. Devreye alın. Tek bir eylem ajanı ve “Satış teklifleri” projesini oluşturur. Ajan hazırlanır ve ilk talimatlarını kendi başına alır.
4. İlk teklif, ardından günlük bir ritim. İlk teklif sayfası ve inceleme görevi, ilk çalıştırma bittiğinde görünür. Sonrasında ajan, belge bekleyen fırsatları tespit etmek için kendine her gün 09.00'da bir çalıştırma planlar.

Henüz bir hesabınız yoksa, hesap oluşturmak deneme sürenizi başlatır ve senaryo hemen ardından yapılandırılır. Yöneticiniz ajan oluşturmanıza izin vermemişse, devreye alma bunu size bildirir ve orada durur.

Sonuçları nerede göreceksiniz

Çalışmayı üç yerden takip edersiniz. “Satış teklifleri” projesinin wiki'sinde her teklif bir sayfadır; açık noktalar en üsttedir. HubSpot'ta “Teklifi inceleyin” görevi, sayfa adıyla birlikte fırsat sahibinde görünür; bu da hiçbir taslağın unutulmamasını sağlar. Atako floor'unda ajan anlık etkinliğiyle görünür; bu da bir belgenin yazılıp yazılmadığını gösterir.

Ajanla sohbetten de konuşabilirsiniz: ondan başka bir fırsat için teklif isteyin, müşteriyle yapılan bir görüşmeden sonra bir bölümü yeniden yazdırın ya da bir pasajı kısaltmasını isteyin. İstekler aynı konuşmada, daha önce yazılan belgelerin hafızasıyla ele alınır.

Güvenceler

Erişim bilinçli olarak dardır. HubSpot bağlantısı ajana on dört araçlık sınırlı bir listeyle verilir: fırsatları, kişileri ve şirketleri aramak ve okumak, notları okumak, kalemleri ve ürünleri listelemek, sahipleri listelemek, bir görev ve bir not oluşturmak. Kısa bir araç listesi gören ajan, yüzlerce araçlık bir katalogda kaybolan ajandan daha güvenilir çalışır. Varsayılan olarak hiçbir şey verilmez ve erişimi istediğiniz zaman entegrasyon ayarlarından geri çekebilirsiniz.

İnsan onayı, taahhüdün doğduğu yerde durur. Fırsat sahibi metni yeniden okuyup yer tutucuları doldurmadan ve göndermeye karar vermeden hiçbir şey müşteriye ulaşmaz. Sözlü olarak neyin vaat edildiğini, kimse yazmadıysa ajan bilemez: bir taslak, çıkarıldığı CRM'den hiçbir zaman daha zengin olmaz ve açık noktalar listesi tam da bunu görünür kılmak için vardır.

Ne beklemeli

İçerik ve ana hat bakımından sağlam, ton ve bu müşteriye özgü ayrıntılar bakımından ise sizin elden geçirmeniz gereken bir taslak bekleyin. İlk hafta çoğunlukla ana hatları ve teklifin tarifini düzeltirsiniz: sohbette yaptığınız her düzeltme sonrakileri iyileştirir. Kazanç dakikalarla değil, düzenlilikle ölçülür: “Teklif” aşamasına ulaşan fırsatların belgesi, boş bir zaman dilimini beklemek yerine aynı gün hazırdır. İki ya da üç kişilik bir satış ekibi için bu, birinin vakit bulduğunda çıkan tekliflerle müşteri hâlâ sıcakken çıkan teklifler arasındaki farktır.