KI-Agent für Angebote: ein Entwurf aus dem HubSpot-Deal, bereit zur Prüfung

Ein Vertriebsangebot zu schreiben ist Arbeit in zwei Geschwindigkeiten. Die Hälfte der Zeit geht für das Zusammentragen drauf: Gesprächsnotizen erneut lesen, herausfinden, wer beim Kunden wer ist, nachsehen, was zum Bedarf gesagt wurde. Die andere Hälfte ist Schreiben, und das folgt fast immer derselben Gliederung. Die erste Hälfte ist mühsam, die zweite repetitiv, und trotzdem bleiben Angebote zwischen beidem liegen, weil sie nach den Terminen des Tages kommen. Ein autonomer KI-Agent bewältigt diesen Entwurf gut, sofern die Entscheidungen, also die Beträge und die Zusagen, bei einem Menschen bleiben.

Die Inspiration: der Entwurf steht, bevor Sie das Dokument öffnen

Ausgangspunkt ist ein Einsatz aus Berichten von Menschen, die autonome Agenten betreiben: Aus dem Kontext eines Kunden, der bereits im CRM steht, schreibt der Agent den ersten Entwurf eines Geschäftsdokuments, und die Person, die den Kunden kennt, korrigiert ihn, statt bei einer leeren Seite anzufangen. Der beschriebene Gewinn liegt nicht in einem perfekten Text, sondern in einem strukturierten Entwurf, der schon da ist, wenn Sie die Datei öffnen, mit korrekt übernommenem Kontext.

Dieselben Berichte betonen die Grenze: Das Dokument wird vom Agenten nicht versendet, und Geldfragen entscheidet er nicht. Atako setzt diese Aufteilung konsequent um, weshalb sich dieser Anwendungsfall bereits in der ersten Woche gefahrlos bereitstellen lässt.

Was der Agent tut

Das Szenario stellt einen einzelnen Agenten bereit, den Angebotsschreiber. Für jeden Deal geht er nach einer festen Methode vor.

Zuerst findet er den Deal in HubSpot und liest Phase, Verantwortlichen, Unternehmen, Kontakte und deren Rollen, die Notizen und die bereits angehängten Positionen. Dann erfasst er den Bedarf so, wie der Kunde ihn geäußert hat, in dessen eigenen Worten, wenn die Notizen sie zitieren. Ist der Bedarf nicht klar, sagt er das, statt ihn zu erfinden.

Er schreibt das Angebot im Projekt-Wiki, auf einer Seite namens „Angebot - “ gefolgt vom Deal-Namen, nach der Gliederung, die Sie bei der Einrichtung angegeben haben. Ohne Gliederung verwendet er fünf Abschnitte: Kontext, Bedarf, Lösung, Zeitplan und zu klärende Konditionen. Ganz oben auf der Seite listet er die offenen Punkte auf, also was in HubSpot zum Fertigstellen des Dokuments fehlt.

Schließlich legt er eine HubSpot-Aufgabe „Angebot prüfen“ an, die dem Deal-Verantwortlichen zugewiesen wird und im Text den Seitennamen nennt. Jeden Tag um 9:00 Uhr sucht er nach Deals, die in die Phase „Angebot“ gewechselt sind und noch keine Seite haben, und schreibt eine.

Was der Agent nicht tut

Die Grenzen sind gewollt. Der Agent sendet nichts an den Kunden, über keinen Kanal. Er legt nie einen Betrag fest: Jeder Preis, jeder Rabatt, jede rechtliche Klausel und jeder Liefertermin, den er nicht kennen kann, wird zu einem Platzhalter „[auszufüllen: ...]“, den Sie ausfüllen. Er erfindet keine Zusage, keinen Referenzkunden, keine Zahl und kein Zitat. Und er ändert in HubSpot weder den Deal noch seine Phase noch seinen Betrag.

Trifft er eine Annahme, etwa zum Zeitplan, kennzeichnet er sie als Annahme. Das Dokument bleibt in fünf Minuten prüfbar: Auf einen Blick sehen Sie, was aus dem CRM stammt, was der Agent vorschlägt und was er zur Entscheidung offenlässt. Das ist das Prinzip hinter dem Human-in-the-Loop-Ansatz.

So richten Sie es in Atako ein

Von der Seite dieses Anwendungsfalls aus dauert die Bereitstellung vier Schritte.

1. HubSpot verbinden. Erstellen Sie in HubSpot eine Private App, geben Sie ihr Lesezugriff auf CRM-Objekte sowie Schreibzugriff auf Notizen und Aufgaben und fügen Sie den Token ein, wenn Atako danach fragt. Die Verbindung wird geprüft, bevor etwas angelegt wird.
2. Ihren Kontext angeben. Beschreiben Sie Ihr Angebot, fügen Sie auf Wunsch die Angebotsgliederung ein, die Sie üblicherweise verwenden, und nennen Sie den ersten zu bearbeitenden Deal, so wie er in HubSpot erscheint.
3. Bereitstellen. Eine einzige Aktion legt den Agenten und das Projekt „Vertriebsangebote“ an. Der Agent wird eingerichtet und erhält seine ersten Anweisungen selbstständig.
4. Erstes Angebot, dann ein täglicher Rhythmus. Die erste Angebotsseite und die Prüfaufgabe erscheinen, wenn der erste Durchlauf abgeschlossen ist. Danach plant der Agent jeden Tag um 9:00 Uhr einen Durchlauf für sich ein, um Deals zu erkennen, die auf ein Dokument warten.

Falls Sie noch kein Konto haben, startet dessen Erstellung Ihre Testphase, und das Szenario wird direkt danach konfiguriert. Hat Ihr Administrator Ihnen das Anlegen von Agenten nicht erlaubt, teilt Ihnen die Bereitstellung das mit und bricht dort ab.

Wo Sie die Ergebnisse sehen

Sie verfolgen die Arbeit an drei Orten. Im Wiki des Projekts „Vertriebsangebote“ ist jedes Angebot eine Seite mit den offenen Punkten ganz oben. In HubSpot erscheint die Aufgabe „Angebot prüfen“ beim Deal-Verantwortlichen, mit dem Seitennamen, sodass kein Entwurf vergessen wird. Auf dem Atako-Floor erscheint der Agent mit seiner aktuellen Aktivität, an der Sie erkennen, ob gerade ein Dokument entsteht.

Sie können auch im Chat mit dem Agenten sprechen: Bitten Sie ihn um ein Angebot zu einem anderen Deal, lassen Sie ihn nach einem Kundengespräch einen Abschnitt neu schreiben oder eine Passage kürzen. Anfragen werden im selben Gespräch bearbeitet, mit der Erinnerung an die bereits geschriebenen Dokumente.

Schutzmaßnahmen

Der Zugriff ist bewusst eng gefasst. Die HubSpot-Verbindung wird dem Agenten mit einer begrenzten Liste von vierzehn Tools gewährt: Deals, Kontakte und Unternehmen suchen und lesen, Notizen lesen, Positionen und Produkte auflisten, Verantwortliche auflisten sowie eine Aufgabe und eine Notiz anlegen. Ein Agent, der eine kurze Werkzeugliste sieht, nutzt sie zuverlässiger als ein Agent, der sich in einem Katalog aus Hunderten verliert. Standardmäßig wird nichts gewährt, und Sie können den Zugriff jederzeit in den Integrationseinstellungen entziehen.

Die menschliche Freigabe sitzt dort, wo die Verpflichtung entsteht. Nichts erreicht den Kunden, bevor der Deal-Verantwortliche den Text erneut gelesen, die Platzhalter ausgefüllt und entschieden hat, ihn zu senden. Der Agent weiß nicht, was mündlich zugesagt wurde, wenn es niemand notiert hat: Ein Entwurf ist nie reicher als das CRM, aus dem er stammt, und genau dafür gibt es die Liste der offenen Punkte, die das sichtbar macht.

Was Sie erwarten können

Rechnen Sie mit einem Entwurf, der in Inhalt und Gliederung solide ist und bei Ton und kundenspezifischen Details von Ihnen überarbeitet werden muss. In der ersten Woche korrigieren Sie vor allem die Gliederung und die Beschreibung Ihres Angebots: Jede Korrektur, die Sie im Chat vornehmen, verbessert die nächsten Entwürfe. Der Gewinn bemisst sich weniger in Minuten als in Regelmäßigkeit: Deals, die in die Phase „Angebot“ gelangen, haben noch am selben Tag ein Dokument, statt auf einen freien Termin zu warten. Für ein Team aus zwei oder drei Vertriebsmitarbeitenden ist das der Unterschied zwischen Angeboten, die rausgehen, wenn jemand Zeit findet, und Angeboten, die rausgehen, solange der Kunde noch warm ist.