AI-agent voor offertes: een concept op basis van de HubSpot-deal, klaar om na te lezen

Een salesofferte schrijven is werk op twee snelheden. De helft van de tijd gaat naar verzamelen: gespreksnotities teruglezen, uitzoeken wie wie is bij de klant, nagaan wat er over de behoefte is gezegd. De andere helft is schrijven, en dat volgt bijna altijd dezelfde opzet. De eerste helft is saai, de tweede repetitief, en toch blijven offertes tussen die twee liggen, omdat ze na de afspraken van de dag komen. Een autonome AI-agent pakt dit concept goed op, mits de beslissingen, dus de bedragen en de toezeggingen, bij een mens blijven.

De inspiratie: het concept staat er al voordat je het document opent

Het uitgangspunt is een toepassing die wordt beschreven in verhalen van mensen die autonome agents inzetten: op basis van de context van een klant die al in het CRM staat, schrijft de agent het eerste concept van een commercieel document, en degene die de klant kent corrigeert het in plaats van met een lege pagina te beginnen. De beschreven winst komt niet van een perfecte tekst, maar van een gestructureerd concept dat er al is wanneer je het bestand opent, met de context correct overgenomen.

Diezelfde verhalen benadrukken de grens: het document wordt niet door de agent verstuurd en hij beslist niet over geldzaken. Atako past die verdeling strikt toe, waardoor deze use case al in de eerste week veilig te implementeren is.

Wat de agent doet

Het scenario implementeert één agent, de offerteschrijver. Voor elke deal volgt hij een vaste methode.

Eerst zoekt hij de deal op in HubSpot en leest hij de fase, de eigenaar, het bedrijf, de contactpersonen en hun rollen, de notities en de reeds gekoppelde orderregels. Daarna stelt hij de behoefte vast zoals de klant die heeft geuit, in zijn eigen woorden als de notities die citeren. Is de behoefte niet duidelijk, dan zegt hij dat in plaats van haar te verzinnen.

Hij schrijft de offerte in de projectwiki, op een pagina met de naam “Offerte - ” gevolgd door de dealnaam, volgens de opzet die je bij de installatie hebt aangeleverd. Zonder opzet gebruikt hij vijf onderdelen: context, behoefte, oplossing, planning en te valideren voorwaarden. Bovenaan de pagina somt hij de open punten op, dus wat er in HubSpot ontbreekt om het document af te maken.

Tot slot maakt hij een HubSpot-taak “Offerte nakijken” aan, toegewezen aan de dealeigenaar, met de paginanaam in de tekst. Elke dag om 9:00 uur zoekt hij deals die naar de fase “Offerte” zijn gegaan en nog geen pagina hebben, en schrijft hij er een.

Wat de agent niet doet

De grenzen zijn bewust gekozen. De agent stuurt niets naar de klant, via geen enkel kanaal. Hij bepaalt nooit een bedrag: elke prijs, korting, juridische clausule of leverdatum die hij niet kan weten, wordt een plaatshouder “[in te vullen: ...]” die jij invult. Hij verzint geen toezegging, geen referentieklant, geen cijfer en geen citaat. En hij wijzigt in HubSpot noch de deal, noch de fase, noch het bedrag.

Doet hij een aanname, bijvoorbeeld over de planning, dan markeert hij die als aanname. Het document blijft in vijf minuten na te kijken: in één oogopslag zie je wat uit het CRM komt, wat de agent voorstelt en wat hij laat aan jouw beslissing. Dit is het principe achter human-in-the-loop-ontwerp.

Zo stel je het in bij Atako

Vanaf de pagina van deze use case duurt de implementatie vier stappen.

1. HubSpot koppelen. Maak in HubSpot een privé-app aan, geef die leestoegang tot CRM-objecten en schrijftoegang tot notities en taken en plak het token wanneer Atako erom vraagt. De koppeling wordt gecontroleerd voordat er iets wordt aangemaakt.
2. Je context invullen. Beschrijf je aanbod, plak desgewenst de offerteopzet die je gewoonlijk gebruikt en noem de eerste deal die moet worden behandeld, zoals die in HubSpot staat.
3. Implementeren. Eén actie maakt de agent en het project “Salesoffertes” aan. De agent wordt ingericht en krijgt zelf zijn eerste instructies.
4. Eerste offerte, daarna een dagelijks ritme. De eerste offertepagina en de controletaak verschijnen wanneer de eerste run is afgerond. Daarna plant de agent elke dag om 9:00 uur een run voor zichzelf in om deals te signaleren die op een document wachten.

Heb je nog geen account, dan start het aanmaken ervan je proefperiode en wordt het scenario meteen daarna ingesteld. Heeft je beheerder je niet toegestaan agents aan te maken, dan meldt de implementatie dat en stopt ze daar.

Waar je de resultaten ziet

Je volgt het werk op drie plekken. In de wiki van het project “Salesoffertes” is elke offerte een pagina, met de open punten bovenaan. In HubSpot verschijnt de taak “Offerte nakijken” bij de dealeigenaar, met de paginanaam, zodat een concept niet vergeten wordt. Op de Atako-floor verschijnt de agent met zijn huidige activiteit, waaraan je ziet of er een document wordt geschreven.

Je kunt ook in de chat met de agent praten: vraag hem om een offerte voor een andere deal, laat hem na een gesprek met de klant een onderdeel opnieuw schrijven of vraag hem een passage in te korten. Verzoeken worden in hetzelfde gesprek afgehandeld, met het geheugen van de reeds geschreven documenten.

Waarborgen

De toegang is bewust smal. De HubSpot-koppeling wordt aan de agent verleend met een beperkte lijst van veertien tools: deals, contactpersonen en bedrijven zoeken en lezen, notities lezen, orderregels en producten weergeven, eigenaren weergeven en een taak en een notitie aanmaken. Een agent die een korte lijst tools ziet, gebruikt ze betrouwbaarder dan een agent die verdwaald is in een catalogus van honderden. Standaard wordt niets verleend en je kunt de toegang op elk moment intrekken via de integratie-instellingen.

De menselijke goedkeuring zit waar de verplichting ontstaat. Niets bereikt de klant voordat de dealeigenaar de tekst opnieuw heeft gelezen, de plaatshouders heeft ingevuld en heeft besloten haar te versturen. De agent weet niet wat mondeling is toegezegd als niemand het heeft genoteerd: een concept is nooit rijker dan het CRM waaruit het komt, en de lijst met open punten bestaat juist om dat zichtbaar te maken.

Wat je mag verwachten

Verwacht een concept dat inhoudelijk en in opzet degelijk is, en dat je moet bijwerken qua toon en details die specifiek zijn voor deze klant. In de eerste week corrigeer je vooral de opzet en de beschrijving van het aanbod: elke correctie die je in de chat doet, verbetert de volgende concepten. De winst meet je minder in minuten dan in regelmaat: deals die de fase “Offerte” bereiken, hebben dezelfde dag een document klaarliggen, in plaats van op een vrij moment te wachten. Voor een team van twee of drie verkopers is het het verschil tussen offertes die de deur uitgaan wanneer iemand tijd vindt en offertes die de deur uitgaan zolang de klant nog warm is.