영업 제안서를 위한 AI 에이전트: HubSpot 딜에서 검토 준비를 마친 초안까지

영업 제안서 작성은 속도가 둘인 일입니다. 시간의 절반은 정보를 모으는 데 쓰입니다. 통화 메모를 다시 읽고, 고객사에서 누가 누구인지 파악하고, 니즈에 대해 무슨 이야기가 오갔는지 확인하는 일입니다. 나머지 절반은 글쓰기이며 거의 항상 같은 목차를 따릅니다. 앞부분은 지루하고 뒷부분은 반복적인데, 제안서는 그 사이에서 밀립니다. 그날의 미팅이 끝난 뒤에야 차례가 오기 때문입니다. 이 초안은 자율형 AI 에이전트가 잘 처리합니다. 다만 결정, 즉 금액과 약속은 사람의 몫으로 남아야 합니다.

계기: 문서를 열기 전에 이미 써 둔 초안

출발점은 자율형 에이전트를 운영하는 사람들의 사례에서 설명되는 활용 방식입니다. 이미 CRM에 있는 고객의 맥락을 바탕으로 에이전트가 영업 문서의 첫 초안을 쓰고, 고객을 아는 사람이 백지에서 시작하는 대신 그것을 고칩니다. 이 사례에서 말하는 이득은 완벽한 글에서 나오지 않습니다. 파일을 열었을 때 이미 맥락이 제대로 반영된 구조화된 초안이 있다는 점에서 나옵니다.

같은 사례들은 한계도 강조합니다. 에이전트는 문서를 보내지 않고 돈과 관련된 판단도 하지 않습니다. Atako는 이 역할 분담을 그대로 적용하므로, 이 활용 사례는 첫 주부터 안심하고 배포할 수 있습니다.

에이전트가 하는 일

이 시나리오는 제안서 작성 담당 에이전트 한 대를 배포합니다. 딜마다 일정한 방법으로 진행합니다.

먼저 HubSpot에서 딜을 찾아 단계, 담당자, 회사, 연락처와 그 역할, 메모, 이미 연결된 품목을 읽습니다. 그다음 고객이 표현한 그대로 니즈를 파악하며, 메모에 인용이 있으면 고객 본인의 표현을 씁니다. 니즈가 분명하지 않으면 지어내지 않고 그렇다고 말합니다.

제안서는 프로젝트 위키에 “제안서 - ” 뒤에 딜 이름을 붙인 이름의 페이지로 작성합니다. 설정 때 입력한 목차를 따르며, 목차가 없으면 배경, 니즈, 솔루션, 일정, 확정이 필요한 조건의 다섯 섹션을 사용합니다. 페이지 맨 위에는 미결 사항, 즉 문서를 완성하려면 HubSpot에 부족한 정보를 나열합니다.

마지막으로 딜 담당자에게 배정되는 HubSpot 작업 “제안서 검토”를 본문에 페이지 이름을 넣어 만듭니다. 매일 오전 9시에 “제안” 단계로 넘어왔지만 아직 페이지가 없는 딜을 찾아 페이지를 작성합니다.

에이전트가 하지 않는 일

제약은 의도된 것입니다. 에이전트는 어떤 채널로도 고객에게 아무것도 보내지 않습니다. 금액은 절대 정하지 않습니다. 알 수 없는 가격, 할인, 법적 조항, 납기는 모두 “[작성 필요: ...]” 자리표시자가 되어 여러분이 채웁니다. 약속, 레퍼런스 고객, 수치, 인용을 지어내지도 않습니다. HubSpot의 딜, 단계, 금액도 바꾸지 않습니다.

예를 들어 일정에 대해 가정을 세울 때는 가정이라고 표시합니다. 문서는 5분 안에 검토할 수 있는 상태로 유지됩니다. CRM에서 온 내용, 에이전트의 제안, 결정하도록 남겨 둔 사항이 한눈에 보입니다. 이것이 휴먼 인 더 루프 설계의 원칙입니다.

Atako에서 설정하는 방법

이 활용 사례 페이지에서 배포는 네 단계로 이루어집니다.

1. HubSpot 연결. HubSpot에서 프라이빗 앱을 만들고 CRM 객체 읽기와 메모 및 작업 쓰기 권한을 준 다음, Atako가 요청할 때 토큰을 붙여 넣습니다. 연결은 무언가가 만들어지기 전에 확인됩니다.
2. 상황 입력. 제안 내용을 설명하고, 원한다면 평소 쓰는 제안서 목차를 붙여 넣고, 처음 처리할 딜을 HubSpot에 표시된 대로 지정합니다.
3. 배포. 한 번의 동작으로 에이전트와 “영업 제안서” 프로젝트가 만들어집니다. 에이전트는 프로비저닝되고 첫 지침을 스스로 받습니다.
4. 첫 제안서, 그리고 매일의 리듬. 첫 실행이 끝나면 첫 제안서 페이지와 검토 작업이 나타납니다. 이후 에이전트는 매일 오전 9시에 스스로 실행을 예약해 문서를 기다리는 딜을 찾아냅니다.

아직 계정이 없다면 계정을 만드는 순간 체험이 시작되고, 곧바로 시나리오가 설정됩니다. 관리자가 에이전트 생성을 허용하지 않았다면 배포는 그 사실을 알리고 거기서 멈춥니다.

결과를 확인하는 곳

작업은 세 곳에서 확인할 수 있습니다. “영업 제안서” 프로젝트의 위키에서는 각 제안서가 한 페이지이며 미결 사항이 맨 위에 있습니다. HubSpot에서는 “제안서 검토” 작업이 페이지 이름과 함께 딜 담당자에게 나타나, 초안이 잊히지 않습니다. Atako 플로어에서는 에이전트가 현재 활동과 함께 표시되어 문서를 작성하는 중인지 알 수 있습니다.

채팅으로 에이전트와 대화할 수도 있습니다. 다른 딜의 제안서를 요청하거나, 고객과 통화한 뒤 한 섹션을 다시 쓰게 하거나, 한 대목을 줄여 달라고 할 수 있습니다. 요청은 같은 대화 안에서, 이미 작성한 문서에 대한 기억을 이어 받아 처리됩니다.

안전장치

접근 권한은 의도적으로 좁게 설정됩니다. HubSpot 연결은 14개의 도구라는 제한된 목록으로 에이전트에게 부여됩니다. 딜, 연락처, 회사 검색과 조회, 메모 조회, 품목과 제품 목록 조회, 담당자 목록 조회, 작업과 메모 생성입니다. 짧은 도구 목록을 보는 에이전트는 수백 개의 카탈로그에서 헤매는 에이전트보다 도구를 더 안정적으로 사용합니다. 기본적으로 아무것도 부여되지 않으며, 접근 권한은 연동 설정에서 언제든 회수할 수 있습니다.

사람의 확인은 약속이 만들어지는 지점에 있습니다. 딜 담당자가 글을 다시 읽고, 자리표시자를 채우고, 보내기로 결정하기 전까지는 아무것도 고객에게 닿지 않습니다. 구두로 무엇을 약속했는지는 아무도 적어 두지 않았다면 에이전트가 알 수 없습니다. 초안은 출처가 된 CRM보다 더 풍부할 수 없으며, 미결 사항 목록은 바로 그것을 눈에 보이게 하기 위해 있습니다.

기대할 수 있는 것

내용과 목차는 탄탄하지만, 어조와 해당 고객에게만 해당하는 세부 사항은 직접 다듬어야 하는 초안을 기대하세요. 첫 주에는 주로 목차와 제안 내용 설명을 고치게 됩니다. 채팅에서 하는 수정은 다음 초안을 개선합니다. 효과는 분 단위보다 규칙성으로 측정됩니다. “제안” 단계에 도달한 딜에는 빈 시간을 기다릴 필요 없이 그날 안에 문서가 준비됩니다. 두세 명의 영업팀에게 이는 누군가 시간이 날 때 나가는 제안서와, 고객의 관심이 식기 전에 나가는 제안서의 차이입니다.