Agente de IA para propuestas comerciales: un borrador a partir del deal de HubSpot, listo para revisar

Redactar una propuesta comercial es un trabajo a dos velocidades. La mitad del tiempo se va en reunir información: releer las notas de las llamadas, averiguar quién es quién en el cliente, comprobar qué se dijo sobre la necesidad. La otra mitad es escribir, y casi siempre sigue el mismo esquema. La primera mitad es tediosa y la segunda repetitiva, y sin embargo las propuestas se quedan atrás entre una y otra, porque llegan después de las reuniones del día. Un agente de IA autónomo se encarga bien de este borrador, siempre que las decisiones, es decir, los importes y los compromisos, sigan en manos de una persona.

La inspiración: el borrador escrito antes de abrir el documento

El punto de partida es un uso descrito en relatos de personas que manejan agentes autónomos: a partir del contexto de un cliente que ya está en el CRM, el agente redacta el primer borrador de un documento comercial, y la persona que conoce al cliente lo corrige en lugar de empezar desde una página en blanco. La ganancia descrita no viene de un texto perfecto, sino de un borrador estructurado que ya existe cuando abres el archivo, con el contexto bien recogido.

Esos mismos relatos insisten en el límite: el agente no envía el documento y no resuelve las cuestiones de dinero. Atako aplica ese reparto al pie de la letra, lo que convierte este caso de uso en uno seguro de desplegar durante la primera semana.

Lo que hace el agente

El escenario despliega un único agente, el redactor de propuestas. Para cada deal sigue un método constante.

Primero localiza el deal en HubSpot y lee su fase, su responsable, la empresa, los contactos y sus roles, las notas y las líneas de producto ya asociadas. Después identifica la necesidad tal como la expresó el cliente, con sus propias palabras cuando las notas las citan. Si la necesidad no está clara, lo dice en lugar de inventarla.

Redacta la propuesta en el wiki del proyecto, en una página llamada «Propuesta - » seguida del nombre del deal, siguiendo el esquema que indicaste durante la configuración. Sin esquema, usa cinco secciones: contexto, necesidad, solución, calendario y condiciones por validar. Al principio de la página enumera los puntos abiertos, es decir, lo que falta en HubSpot para terminar el documento.

Por último, crea una tarea de HubSpot «Revisar la propuesta» asignada al responsable del deal, con el nombre de la página en su cuerpo. Cada día a las 9:00 busca los deals que han pasado a la fase «Propuesta» y todavía no tienen página, y redacta una.

Lo que el agente no hace

Los límites son deliberados. El agente no envía nada al cliente, por ningún canal. Nunca fija un importe: cada precio, descuento, cláusula legal o fecha de entrega que no puede conocer se convierte en un marcador «[por completar: ...]» que rellenas tú. No inventa ningún compromiso, ningún cliente de referencia, ninguna cifra ni ninguna cita. Y no modifica en HubSpot ni el deal, ni su fase, ni su importe.

Cuando hace una hipótesis, por ejemplo sobre el calendario, la señala como hipótesis. El documento sigue siendo revisable en cinco minutos: de un vistazo ves lo que viene del CRM, lo que propone el agente y lo que deja para decidir. Es el principio del diseño human-in-the-loop.

Cómo configurarlo en Atako

Desde la página de este caso de uso, el despliegue se hace en cuatro pasos.

1. Conectar HubSpot. Crea una aplicación privada en HubSpot, dale acceso de lectura a los objetos del CRM y de escritura a las notas y tareas, y pega el token cuando Atako lo pida. La conexión se comprueba antes de crear nada.
2. Indicar tu contexto. Describe tu oferta, pega si quieres el esquema de propuesta que sueles usar y nombra el primer deal que tratar, tal como aparece en HubSpot.
3. Desplegar. Una sola acción crea el agente y el proyecto «Propuestas comerciales». El agente se aprovisiona y recibe solo sus primeras instrucciones.
4. Primera propuesta y ritmo diario. La primera página de propuesta y la tarea de revisión aparecen cuando termina la primera ejecución. Después, el agente se programa una ejecución cada día a las 9:00 para detectar los deals que esperan un documento.

Si todavía no tienes cuenta, crearla inicia tu periodo de prueba y el escenario se configura justo después. Si tu administrador no te ha permitido crear agentes, el despliegue te lo indica y se detiene ahí.

Dónde ver los resultados

Sigues el trabajo en tres lugares. En el wiki del proyecto «Propuestas comerciales», cada propuesta es una página, con sus puntos abiertos al principio. En HubSpot, la tarea «Revisar la propuesta» aparece para el responsable del deal, con el nombre de la página, lo que evita que se olvide un borrador. En el Floor de Atako, el agente aparece con su actividad actual, que te dice si se está redactando un documento.

También puedes hablar con el agente en el chat: pedirle una propuesta sobre otro deal, hacer que rehaga una sección tras una llamada con el cliente o que acorte un pasaje. Las peticiones se atienden en la misma conversación, con la memoria de los documentos ya redactados.

Salvaguardas

El acceso es deliberadamente estrecho. La conexión de HubSpot se concede al agente con una lista limitada de catorce herramientas: buscar y leer deals, contactos y empresas, leer notas, listar líneas de producto y productos, listar propietarios, y crear una tarea y una nota. Un agente que ve una lista corta de herramientas las usa con más fiabilidad que uno perdido en un catálogo de cientos. No se concede nada por defecto, y puedes retirar el acceso en cualquier momento desde los ajustes de la integración.

La validación humana está donde nace el compromiso. Nada llega al cliente hasta que el responsable del deal haya releído el texto, rellenado los marcadores y decidido enviarlo. El agente no sabe lo que se prometió de palabra si nadie lo anotó: un borrador nunca es más rico que el CRM del que sale, y la lista de puntos abiertos existe precisamente para hacerlo visible.

Qué esperar

Espera un borrador sólido en el fondo y en el esquema, que tendrás que retocar en el tono y en los detalles propios de este cliente. En la primera semana, sobre todo corregirás el esquema y la descripción de la oferta: cada corrección que hagas en el chat mejora las siguientes. La ganancia se mide menos en minutos que en regularidad: los deals que llegan a la fase «Propuesta» tienen un documento esperando el mismo día, en lugar de esperar un hueco libre. Para un equipo de dos o tres comerciales, es la diferencia entre propuestas que salen cuando alguien encuentra el tiempo y propuestas que salen mientras el cliente sigue caliente.