Agente de IA para propostas comerciais: um rascunho a partir do negócio do HubSpot, pronto para revisão

Escrever uma proposta comercial é um trabalho de duas velocidades. Metade do tempo vai na coleta: reler as notas das ligações, descobrir quem é quem no cliente, conferir o que foi dito sobre a necessidade. A outra metade é a escrita, que quase sempre segue o mesmo roteiro. A primeira metade é tediosa, a segunda repetitiva, e mesmo assim as propostas ficam para trás entre uma e outra, porque vêm depois das reuniões do dia. Um agente de IA autônomo cuida bem desse rascunho, desde que as decisões, ou seja, os valores e os compromissos, continuem com uma pessoa.

A inspiração: o rascunho escrito antes de você abrir o documento

O ponto de partida é um uso descrito em relatos de quem opera agentes autônomos: a partir do contexto de um cliente que já está no CRM, o agente escreve o primeiro rascunho de um documento comercial, e quem conhece o cliente o corrige em vez de começar de uma página em branco. O ganho descrito não vem de um texto perfeito, mas de um rascunho estruturado que já existe quando você abre o arquivo, com o contexto bem captado.

Esses mesmos relatos insistem no limite: o agente não envia o documento e não resolve as questões de dinheiro. O Atako aplica essa divisão à risca, o que torna este caso de uso seguro de implantar já na primeira semana.

O que o agente faz

O cenário implanta um único agente, o redator de propostas. Para cada negócio, ele segue um método constante.

Primeiro, localiza o negócio no HubSpot e lê seu estágio, seu responsável, a empresa, os contatos e seus papéis, as notas e os itens de linha já associados. Depois identifica a necessidade como o cliente a expressou, com as palavras dele quando as notas as citam. Se a necessidade não estiver clara, ele diz isso em vez de inventá-la.

Escreve a proposta no wiki do projeto, em uma página chamada “Proposta - ” seguida do nome do negócio, seguindo o roteiro que você forneceu na configuração. Sem roteiro, usa cinco seções: contexto, necessidade, solução, cronograma e condições a validar. No topo da página, lista os pontos em aberto, isto é, o que falta no HubSpot para concluir o documento.

Por fim, cria uma tarefa no HubSpot “Revisar a proposta” atribuída ao responsável pelo negócio, com o nome da página no corpo. Todos os dias às 9h, procura os negócios que passaram para o estágio “Proposta” e ainda não têm página, e escreve uma.

O que o agente não faz

Os limites são deliberados. O agente não envia nada ao cliente, por nenhum canal. Nunca define um valor: todo preço, desconto, cláusula jurídica ou data de entrega que ele não pode saber vira um marcador “[a completar: ...]” que você preenche. Não inventa compromisso, cliente de referência, número nem citação. E não altera no HubSpot nem o negócio, nem o estágio, nem o valor.

Quando faz uma hipótese, por exemplo sobre o cronograma, ele a sinaliza como hipótese. O documento continua revisável em cinco minutos: de relance, você vê o que vem do CRM, o que o agente propõe e o que ele deixa para decidir. Esse é o princípio do design human-in-the-loop.

Como configurar no Atako

A partir da página deste caso de uso, a implantação leva quatro etapas.

1. Conectar o HubSpot. Crie um app privado no HubSpot, dê a ele acesso de leitura aos objetos do CRM e de escrita às notas e tarefas e cole o token quando o Atako pedir. A conexão é verificada antes de qualquer coisa ser criada.
2. Informar seu contexto. Descreva sua oferta, cole, se quiser, o roteiro de proposta que você costuma usar e informe o primeiro negócio a tratar, como aparece no HubSpot.
3. Implantar. Uma única ação cria o agente e o projeto “Propostas comerciais”. O agente é provisionado e recebe sozinho suas primeiras instruções.
4. Primeira proposta, depois um ritmo diário. A primeira página de proposta e a tarefa de revisão aparecem quando a primeira execução termina. Depois, o agente agenda uma execução para si todos os dias às 9h, para detectar os negócios que aguardam um documento.

Se você ainda não tem uma conta, criá-la inicia seu período de teste e o cenário é configurado logo em seguida. Se seu administrador não permitiu que você crie agentes, a implantação avisa e para por aí.

Onde ver os resultados

Você acompanha o trabalho em três lugares. No wiki do projeto “Propostas comerciais”, cada proposta é uma página, com os pontos em aberto no topo. No HubSpot, a tarefa “Revisar a proposta” aparece para o responsável pelo negócio, com o nome da página, o que evita que um rascunho seja esquecido. No Floor do Atako, o agente aparece com sua atividade atual, que mostra se um documento está sendo escrito.

Você também pode conversar com o agente no chat: pedir uma proposta para outro negócio, fazer com que ele refaça uma seção depois de uma ligação com o cliente ou pedir que encurte um trecho. Os pedidos são tratados na mesma conversa, com a memória dos documentos já escritos.

Salvaguardas

O acesso é deliberadamente restrito. A conexão do HubSpot é concedida ao agente com uma lista limitada de quatorze ferramentas: buscar e ler negócios, contatos e empresas, ler notas, listar itens de linha e produtos, listar responsáveis e criar uma tarefa e uma nota. Um agente que vê uma lista curta de ferramentas as usa com mais confiabilidade do que um agente perdido em um catálogo de centenas. Nada é concedido por padrão, e você pode retirar o acesso a qualquer momento nas configurações da integração.

A validação humana fica onde nasce o compromisso. Nada chega ao cliente até que o responsável pelo negócio tenha relido o texto, preenchido os marcadores e decidido enviá-lo. O agente não sabe o que foi prometido de viva voz se ninguém anotou: um rascunho nunca é mais rico do que o CRM de onde vem, e a lista de pontos em aberto existe justamente para deixar isso visível.

O que esperar

Espere um rascunho sólido no conteúdo e no roteiro, que você precisará retocar no tom e nos detalhes específicos deste cliente. Na primeira semana, você vai corrigir principalmente o roteiro e a descrição da oferta: cada correção feita no chat melhora as seguintes. O ganho se mede menos em minutos do que em regularidade: os negócios que chegam ao estágio “Proposta” têm um documento esperando no mesmo dia, em vez de aguardar uma brecha na agenda. Para uma equipe de dois ou três vendedores, é a diferença entre propostas que saem quando alguém encontra tempo e propostas que saem enquanto o cliente ainda está aquecido.