Agente IA per le proposte commerciali: una bozza dalla trattativa HubSpot, pronta da rivedere

Scrivere una proposta commerciale è un lavoro a due velocità. Metà del tempo se ne va nella raccolta: rileggere le note delle chiamate, capire chi è chi presso il cliente, verificare cosa è stato detto sull'esigenza. L'altra metà è scrittura, che segue quasi sempre lo stesso schema. La prima metà è noiosa, la seconda ripetitiva, eppure le proposte restano indietro tra le due, perché arrivano dopo gli incontri della giornata. Un agente IA autonomo gestisce bene questa bozza, a patto che le decisioni, cioè gli importi e gli impegni, restino a una persona.

L'ispirazione: la bozza scritta prima di aprire il documento

Il punto di partenza è un uso descritto nei racconti di chi gestisce agenti autonomi: a partire dal contesto di un cliente già presente nel CRM, l'agente scrive la prima bozza di un documento commerciale, e chi conosce il cliente la corregge invece di partire da una pagina bianca. Il vantaggio descritto non nasce da un testo perfetto, ma da una bozza strutturata che esiste già quando apri il file, con il contesto raccolto correttamente.

Gli stessi racconti insistono sul limite: il documento non viene inviato dall'agente, che non decide le questioni di denaro. Atako applica questa ripartizione alla lettera, il che rende questo caso d'uso sicuro da distribuire fin dalla prima settimana.

Cosa fa l'agente

Lo scenario distribuisce un solo agente, il redattore di proposte. Per ogni trattativa segue un metodo costante.

Per prima cosa individua la trattativa in HubSpot e ne legge la fase, il responsabile, l'azienda, i contatti e i loro ruoli, le note e le voci di prodotto già associate. Poi identifica l'esigenza così come l'ha espressa il cliente, con le sue parole quando le note le riportano. Se l'esigenza non è chiara, lo dice invece di inventarla.

Scrive la proposta nel wiki del progetto, in una pagina intitolata «Proposta - » seguita dal nome della trattativa, seguendo lo schema che hai fornito in fase di configurazione. Senza schema usa cinque sezioni: contesto, esigenza, soluzione, calendario e condizioni da convalidare. In cima alla pagina elenca i punti aperti, cioè ciò che manca in HubSpot per concludere il documento.

Infine crea un'attività HubSpot «Rivedere la proposta» assegnata al responsabile della trattativa, con il nome della pagina nel testo. Ogni giorno alle 9:00 cerca le trattative passate alla fase «Proposta» che non hanno ancora una pagina e ne scrive una.

Cosa non fa l'agente

I limiti sono voluti. L'agente non invia nulla al cliente, attraverso alcun canale. Non stabilisce mai un importo: ogni prezzo, sconto, clausola legale o data di consegna che non può conoscere diventa un segnaposto «[da completare: ...]» che compili tu. Non inventa alcun impegno, alcun cliente di riferimento, alcuna cifra e alcuna citazione. E non modifica in HubSpot né la trattativa, né la sua fase, né il suo importo.

Quando formula un'ipotesi, per esempio sul calendario, la segnala come tale. Il documento resta rivedibile in cinque minuti: a colpo d'occhio vedi cosa proviene dal CRM, cosa propone l'agente e cosa lascia da decidere. È il principio alla base del design human-in-the-loop.

Come configurarlo in Atako

Dalla pagina di questo caso d'uso, la distribuzione richiede quattro passaggi.

1. Collegare HubSpot. Crea un'app privata in HubSpot, dalle accesso in lettura agli oggetti del CRM e in scrittura a note e attività, poi incolla il token quando Atako lo chiede. La connessione viene verificata prima di creare qualsiasi cosa.
2. Indicare il tuo contesto. Descrivi la tua offerta, incolla se vuoi lo schema di proposta che usi abitualmente e indica la prima trattativa da trattare, così come appare in HubSpot.
3. Distribuire. Una sola azione crea l'agente e il progetto «Proposte commerciali». L'agente viene predisposto e riceve da solo le sue prime istruzioni.
4. Prima proposta, poi un ritmo quotidiano. La prima pagina di proposta e l'attività di revisione compaiono al termine della prima esecuzione. In seguito, l'agente si pianifica un'esecuzione ogni giorno alle 9:00 per individuare le trattative in attesa di un documento.

Se non hai ancora un account, crearne uno avvia la tua prova e lo scenario viene configurato subito dopo. Se il tuo amministratore non ti ha autorizzato a creare agenti, la distribuzione te lo comunica e si ferma lì.

Dove vedere i risultati

Segui il lavoro in tre posti. Nel wiki del progetto «Proposte commerciali», ogni proposta è una pagina, con i punti aperti in cima. In HubSpot, l'attività «Rivedere la proposta» compare per il responsabile della trattativa, con il nome della pagina, così nessuna bozza viene dimenticata. Sul Floor di Atako, l'agente compare con la sua attività corrente, che ti dice se un documento è in corso di scrittura.

Puoi anche parlare con l'agente nella chat: chiedergli una proposta su un'altra trattativa, fargli rifare una sezione dopo una chiamata con il cliente o chiedergli di accorciare un passaggio. Le richieste vengono gestite nella stessa conversazione, con la memoria dei documenti già scritti.

Garanzie

L'accesso è volutamente ristretto. La connessione HubSpot viene concessa all'agente con un elenco limitato di quattordici strumenti: cercare e leggere trattative, contatti e aziende, leggere le note, elencare voci di prodotto e prodotti, elencare i proprietari, creare un'attività e una nota. Un agente che vede un breve elenco di strumenti li usa in modo più affidabile di uno perso in un catalogo di centinaia. Per impostazione predefinita non viene concesso nulla e puoi revocare l'accesso in qualsiasi momento dalle impostazioni dell'integrazione.

La convalida umana si trova dove nasce l'impegno. Nulla raggiunge il cliente finché il responsabile della trattativa non ha riletto il testo, compilato i segnaposto e deciso di inviarlo. L'agente non sa cosa è stato promesso a voce se nessuno l'ha annotato: una bozza non è mai più ricca del CRM da cui è tratta, e l'elenco dei punti aperti esiste proprio per renderlo visibile.

Cosa aspettarsi

Aspettati una bozza solida nella sostanza e nello schema, che dovrai ritoccare nel tono e nei dettagli propri di questo cliente. Nella prima settimana correggerai soprattutto lo schema e la descrizione dell'offerta: ogni correzione che fai nella chat migliora le successive. Il vantaggio si misura meno in minuti che in regolarità: le trattative che raggiungono la fase «Proposta» hanno un documento in attesa lo stesso giorno, invece di aspettare uno spazio libero. Per un team di due o tre venditori, è la differenza tra proposte che partono quando qualcuno trova il tempo e proposte che partono mentre il cliente è ancora caldo.