AI-agent til salgstilbud: et udkast fra HubSpot-handlen, klar til gennemgang

At skrive et salgstilbud er arbejde i to hastigheder. Halvdelen af tiden går med at samle oplysninger: genlæse samtalenoter, finde ud af, hvem der er hvem hos kunden, tjekke, hvad der blev sagt om behovet. Den anden halvdel er skrivning, som næsten altid følger samme disposition. Første halvdel er kedelig, anden gentagende, og alligevel hænger tilbud fast mellem de to, fordi de kommer efter dagens møder. En autonom AI-agent klarer dette udkast godt, forudsat at beslutningerne, altså beløbene og tilsagnene, bliver hos et menneske.

Inspirationen: udkastet skrevet, før du åbner dokumentet

Udgangspunktet er en anvendelse, der beskrives i beretninger fra dem, der kører autonome agenter: Ud fra konteksten om en kunde, der allerede ligger i CRM-systemet, skriver agenten det første udkast til et kommercielt dokument, og den, der kender kunden, retter det i stedet for at starte med et blankt ark. Gevinsten, der beskrives, kommer ikke fra en perfekt tekst, men fra et struktureret udkast, der allerede findes, når du åbner filen, med konteksten korrekt opfanget.

De samme beretninger understreger grænsen: Dokumentet sendes ikke af agenten, og den afgør ikke pengespørgsmål. Atako anvender den arbejdsdeling til punkt og prikke, hvilket gør dette anvendelsestilfælde trygt at idriftsætte allerede den første uge.

Hvad agenten gør

Scenariet idriftsætter én enkelt agent, tilbudsskriveren. For hver handel følger den en fast metode.

Først finder den handlen i HubSpot og læser dens fase, dens ejer, virksomheden, kontaktpersonerne og deres roller, noterne og de linjer, der allerede er knyttet til. Derefter identificerer den behovet, som kunden udtrykte det, med kundens egne ord, når noterne citerer dem. Hvis behovet ikke er klart, siger den det i stedet for at opfinde det.

Den skriver tilbuddet i projektets wiki, på en side med navnet “Tilbud - ” efterfulgt af handlens navn, efter den disposition, du angav under opsætningen. Uden disposition bruger den fem afsnit: kontekst, behov, løsning, tidsplan og vilkår, der skal godkendes. Øverst på siden oplister den de åbne punkter, altså hvad der mangler i HubSpot for at gøre dokumentet færdigt.

Til sidst opretter den en HubSpot-opgave “Gennemgå tilbuddet” tildelt handlens ejer, med sidens navn i teksten. Hver dag kl. 9.00 leder den efter handler, der er rykket til fasen “Tilbud” og endnu ikke har en side, og skriver en.

Hvad agenten ikke gør

Grænserne er bevidste. Agenten sender intet til kunden, via nogen kanal. Den fastsætter aldrig et beløb: Hver pris, rabat, juridisk klausul eller leveringsdato, som den ikke kan kende, bliver en pladsholder “[skal udfyldes: ...]”, som du udfylder. Den opfinder intet tilsagn, ingen referencekunde, ingen tal og intet citat. Og den ændrer hverken handlen, dens fase eller dens beløb i HubSpot.

Når den gør en antagelse, for eksempel om tidsplanen, markerer den den som en antagelse. Dokumentet kan gennemgås på fem minutter: Med et blik ser du, hvad der kommer fra CRM-systemet, hvad agenten foreslår, og hvad den overlader til dig at afgøre. Det er princippet bag human-in-the-loop-design.

Sådan sætter du det op i Atako

Fra denne anvendelsessides side sker idriftsættelsen i fire trin.

1. Tilslut HubSpot. Opret en privat app i HubSpot, giv den læseadgang til CRM-objekter og skriveadgang til noter og opgaver, og indsæt tokenet, når Atako beder om det. Forbindelsen kontrolleres, før noget oprettes.
2. Angiv din kontekst. Beskriv dit tilbud, indsæt om ønsket den tilbudsdisposition, du plejer at bruge, og angiv den første handel, der skal behandles, som den står i HubSpot.
3. Idriftsæt. Én handling opretter agenten og projektet “Salgstilbud”. Agenten sættes op og får selv sine første instruktioner.
4. Første tilbud, derefter en daglig rytme. Den første tilbudsside og gennemgangsopgaven dukker op, når den første kørsel er afsluttet. Derefter planlægger agenten selv en kørsel hver dag kl. 9.00 for at opdage handler, der venter på et dokument.

Hvis du endnu ikke har en konto, starter oprettelsen af en din prøveperiode, og scenariet konfigureres umiddelbart efter. Hvis din administrator ikke har givet dig lov til at oprette agenter, fortæller idriftsættelsen dig det og stopper dér.

Hvor du ser resultaterne

Du følger arbejdet tre steder. I wikien for projektet “Salgstilbud” er hvert tilbud en side, med de åbne punkter øverst. I HubSpot dukker opgaven “Gennemgå tilbuddet” op hos handlens ejer, med sidens navn, så intet udkast bliver glemt. På Atako-floor vises agenten med sin aktuelle aktivitet, som fortæller dig, om et dokument er ved at blive skrevet.

Du kan også tale med agenten i chatten: bede den om et tilbud på en anden handel, få den til at skrive et afsnit om efter en samtale med kunden eller bede den forkorte en passage. Henvendelserne håndteres i samme samtale, med hukommelse om de dokumenter, der allerede er skrevet.

Sikkerhedsforanstaltninger

Adgangen er bevidst snæver. HubSpot-forbindelsen gives til agenten med en begrænset liste med fjorten værktøjer: at søge efter og læse handler, kontaktpersoner og virksomheder, læse noter, oplise linjer og produkter, oplise ejere samt oprette en opgave og en note. En agent, der ser en kort værktøjsliste, bruger den mere pålideligt end en agent, der farer vild i et katalog med hundredvis. Intet gives som standard, og du kan til enhver tid trække adgangen tilbage i integrationsindstillingerne.

Den menneskelige godkendelse sidder, hvor forpligtelsen opstår. Intet når frem til kunden, før handlens ejer har genlæst teksten, udfyldt pladsholderne og besluttet at sende den. Agenten ved ikke, hvad der blev lovet mundtligt, hvis ingen skrev det ned: Et udkast er aldrig rigere end det CRM-system, det er hentet fra, og listen over åbne punkter findes netop for at gøre det synligt.

Hvad du kan forvente

Forvent et udkast, der er solidt i indhold og disposition, og som du skal finpudse i tonen og i detaljer, der er specifikke for denne kunde. I den første uge retter du mest dispositionen og beskrivelsen af tilbuddet: Hver rettelse, du foretager i chatten, forbedrer de næste udkast. Gevinsten måles mindre i minutter end i regelmæssighed: Handler, der når fasen “Tilbud”, har et dokument klar samme dag i stedet for at vente på et ledigt øjeblik. For et team på to eller tre sælgere er det forskellen på tilbud, der går ud, når nogen finder tid, og tilbud, der går ud, mens kunden stadig er varm.