Agent AI do ofert handlowych: szkic na podstawie szansy w HubSpocie, gotowy do przeglądu

Pisanie oferty handlowej to praca dwóch prędkości. Połowa czasu idzie na zbieranie informacji: ponowne czytanie notatek z rozmów, ustalanie, kto jest kim u klienta, sprawdzanie, co powiedziano o potrzebie. Druga połowa to pisanie, które niemal zawsze podąża za tym samym schematem. Pierwsza połowa jest żmudna, druga powtarzalna, a mimo to oferty zalegają między nimi, bo pojawiają się po spotkaniach danego dnia. Autonomiczny agent AI dobrze radzi sobie z takim szkicem, pod warunkiem że decyzje, czyli kwoty i zobowiązania, pozostają po stronie człowieka.

Inspiracja: szkic napisany, zanim otworzysz dokument

Punktem wyjścia jest zastosowanie opisywane w relacjach osób prowadzących autonomicznych agentów: na podstawie kontekstu klienta, który jest już w CRM, agent pisze pierwszy szkic dokumentu handlowego, a osoba znająca klienta go poprawia, zamiast zaczynać od pustej kartki. Opisywany zysk nie wynika z doskonałego tekstu, lecz ze strukturalnego szkicu, który już istnieje, gdy otwierasz plik, z poprawnie przejętym kontekstem.

Te same relacje podkreślają granicę: dokumentu nie wysyła agent i nie rozstrzyga on kwestii pieniędzy. Atako stosuje ten podział co do joty, dzięki czemu ten przypadek użycia można bezpiecznie wdrożyć już w pierwszym tygodniu.

Co robi agent

Scenariusz wdraża jednego agenta, autora ofert. Dla każdej szansy postępuje stałą metodą.

Najpierw znajduje szansę w HubSpocie i czyta jej etap, właściciela, firmę, kontakty i ich role, notatki oraz już dołączone pozycje. Następnie rozpoznaje potrzebę tak, jak wyraził ją klient, jego własnymi słowami, jeśli notatki je cytują. Jeśli potrzeba nie jest jasna, mówi o tym, zamiast ją zmyślać.

Pisze ofertę w wiki projektu, na stronie o nazwie „Oferta - ” z nazwą szansy, według schematu, który podano podczas konfiguracji. Bez schematu używa pięciu sekcji: kontekst, potrzeba, rozwiązanie, harmonogram i warunki do zatwierdzenia. Na górze strony wypisuje otwarte punkty, czyli to, czego brakuje w HubSpocie, by dokończyć dokument.

Na koniec tworzy w HubSpocie zadanie „Przejrzyj ofertę” przypisane właścicielowi szansy, z nazwą strony w treści. Codziennie o 9:00 szuka szans, które przeszły do etapu „Oferta” i nie mają jeszcze strony, i pisze ją.

Czego agent nie robi

Ograniczenia są celowe. Agent niczego nie wysyła klientowi, żadnym kanałem. Nigdy nie ustala kwoty: każda cena, rabat, klauzula prawna czy termin dostawy, których nie może znać, staje się symbolem zastępczym „[do uzupełnienia: ...]”, który wypełniasz Ty. Nie zmyśla żadnego zobowiązania, klienta referencyjnego, liczby ani cytatu. I nie zmienia w HubSpocie ani szansy, ani jej etapu, ani kwoty.

Gdy przyjmuje założenie, na przykład dotyczące harmonogramu, oznacza je jako założenie. Dokument można przejrzeć w pięć minut: na pierwszy rzut oka widać, co pochodzi z CRM, co proponuje agent, a co zostawia do rozstrzygnięcia. Na tym polega zasada projektowania human-in-the-loop.

Jak skonfigurować to w Atako

Ze strony tego przypadku użycia wdrożenie przebiega w czterech krokach.

1. Podłącz HubSpota. Utwórz w HubSpocie aplikację prywatną, nadaj jej dostęp do odczytu obiektów CRM i do zapisu notatek oraz zadań, a następnie wklej token, gdy Atako o niego poprosi. Połączenie jest weryfikowane, zanim cokolwiek zostanie utworzone.
2. Podaj swój kontekst. Opisz swoją ofertę, w razie potrzeby wklej schemat propozycji, którego zwykle używasz, i wskaż pierwszą szansę do obsłużenia, tak jak występuje w HubSpocie.
3. Wdróż. Jedno działanie tworzy agenta i projekt „Oferty handlowe”. Agent jest uruchamiany i sam otrzymuje swoje pierwsze instrukcje.
4. Pierwsza oferta, potem codzienny rytm. Pierwsza strona oferty i zadanie przeglądu pojawiają się po zakończeniu pierwszego uruchomienia. Potem agent sam planuje sobie uruchomienie codziennie o 9:00, aby wychwytywać szanse czekające na dokument.

Jeśli nie masz jeszcze konta, jego utworzenie rozpoczyna okres próbny, a scenariusz jest konfigurowany zaraz potem. Jeśli administrator nie zezwolił Ci na tworzenie agentów, wdrożenie informuje o tym i na tym się kończy.

Gdzie zobaczyć wyniki

Pracę śledzisz w trzech miejscach. W wiki projektu „Oferty handlowe” każda oferta to strona, z otwartymi punktami na górze. W HubSpocie zadanie „Przejrzyj ofertę” pojawia się u właściciela szansy, z nazwą strony, dzięki czemu żaden szkic nie zostanie zapomniany. Na Floorze Atako agent pojawia się z bieżącą aktywnością, z której widać, czy dokument jest właśnie pisany.

Możesz też rozmawiać z agentem na czacie: poprosić go o ofertę do innej szansy, kazać mu przepisać sekcję po rozmowie z klientem albo skrócić fragment. Prośby są obsługiwane w tej samej rozmowie, z pamięcią już napisanych dokumentów.

Zabezpieczenia

Dostęp jest celowo wąski. Połączenie z HubSpotem jest przyznawane agentowi z ograniczoną listą czternastu narzędzi: wyszukiwanie i odczyt szans, kontaktów i firm, odczyt notatek, wyświetlanie pozycji i produktów, wyświetlanie właścicieli oraz tworzenie zadania i notatki. Agent, który widzi krótką listę narzędzi, używa ich pewniej niż agent zagubiony w katalogu liczącym setki pozycji. Domyślnie nic nie jest przyznawane, a dostęp możesz w każdej chwili cofnąć w ustawieniach integracji.

Weryfikacja przez człowieka znajduje się tam, gdzie rodzi się zobowiązanie. Nic nie trafia do klienta, dopóki właściciel szansy nie przeczyta tekstu ponownie, nie uzupełni symboli zastępczych i nie zdecyduje o wysłaniu. Agent nie wie, co obiecano ustnie, jeśli nikt tego nie zapisał: szkic nigdy nie jest bogatszy niż CRM, z którego pochodzi, a lista otwartych punktów istnieje właśnie po to, by to uwidocznić.

Czego się spodziewać

Spodziewaj się szkicu solidnego pod względem treści i schematu, który trzeba będzie dopracować pod kątem tonu i szczegółów właściwych dla danego klienta. W pierwszym tygodniu będziesz głównie poprawiać schemat i opis oferty: każda poprawka wprowadzona na czacie ulepsza kolejne szkice. Zysk mierzy się mniej w minutach, a bardziej w regularności: szanse, które docierają do etapu „Oferta”, mają dokument gotowy tego samego dnia, zamiast czekać na wolną chwilę. Dla zespołu dwóch czy trzech handlowców to różnica między ofertami wychodzącymi wtedy, gdy ktoś znajdzie czas, a ofertami wychodzącymi, póki klient jest jeszcze rozgrzany.