営業提案書のためのAIエージェント:HubSpotの案件からレビュー待ちの下書きを作成

営業提案書の作成は、二つの速度の仕事です。時間の半分は情報集めに消えます。通話メモの読み直し、顧客側の誰が誰かの確認、ニーズについて何が語られたかの照合です。残りの半分は執筆で、ほとんどいつも同じ構成をなぞります。前半は退屈で後半は繰り返しですが、提案書はその間で滞ります。その日の商談の後に回されるからです。この下書きは自律型AIエージェントが得意としますが、決定、つまり金額とコミットメントは人間の手に残すことが前提です。

きっかけ:文書を開く前に書かれている下書き

出発点は、自律型エージェントを運用している人々の体験談にある使い方です。すでにCRMにある顧客の背景から、エージェントが営業文書の最初の下書きを書き、顧客を知る人が白紙から始める代わりにそれを修正します。語られる効果は完璧な文章ではなく、ファイルを開いた時点ですでに存在し、背景が正しく拾われた構造化済みの下書きです。

同じ体験談は限界も強調しています。エージェントは文書を送らず、金銭に関わる判断もしません。Atakoはこの役割分担を忠実に適用するため、このユースケースは最初の週から安心してデプロイできます。

エージェントの仕事

このシナリオでは、提案書作成担当のエージェントを1体デプロイします。案件ごとに、常に同じ手順で進めます。

まずHubSpotで案件を探し、ステージ、担当者、企業、連絡先とその役割、メモ、すでに紐づいた明細を読みます。次に、顧客が表明したとおりのニーズを特定します。メモに引用があれば顧客自身の言葉で記します。ニーズが明確でなければ、創作せずにそう述べます。

提案書は、プロジェクトのwikiに「提案書 - 」に案件名を続けた名前のページとして書き込みます。構成は、セットアップ時に指定したアウトラインに従います。指定がなければ、背景、ニーズ、ソリューション、スケジュール、確認が必要な条件の5セクションを使います。ページの先頭には未確定事項、つまり文書を完成させるためにHubSpotに足りない情報を列挙します。

最後に、案件担当者に割り当てたHubSpotタスク「提案書をレビューする」を、本文にページ名を入れて作成します。毎日9時に、「提案」ステージに移ったがまだページのない案件を探し、ページを書きます。

エージェントがしないこと

制約は意図的なものです。エージェントは、どのチャネルでも顧客に何も送りません。金額は決して決めません。知り得ない価格、割引、法的条項、納期はすべて「[記入待ち:...]」というプレースホルダーになり、あなたが記入します。コミットメント、参考顧客、数字、引用を創作することもありません。HubSpot上の案件、ステージ、金額も変更しません。

たとえばスケジュールについて仮定を置いたときは、仮定であることを明記します。文書は5分でレビューできる状態に保たれます。CRM由来の内容、エージェントの提案、判断を委ねられた事項が一目で分かります。これがヒューマン・イン・ザ・ループ設計の原則です。

Atakoでの設定方法

このユースケースのページから、デプロイは4つの手順で完了します。

1. HubSpotを接続する。 HubSpotでプライベートアプリを作成し、CRMオブジェクトの読み取りとメモおよびタスクの書き込みを許可して、Atakoが求めたときにトークンを貼り付けます。接続は何かが作られる前に確認されます。
2. 状況を入力する。 提案内容を説明し、必要なら普段使う提案書のアウトラインを貼り付け、最初に扱う案件をHubSpotでの表記どおりに指定します。
3. デプロイする。 1回の操作でエージェントと「営業提案書」プロジェクトが作成されます。エージェントはプロビジョニングされ、最初の指示を自分で受け取ります。
4. 最初の提案書、そして毎日のリズム。 最初の実行が終わると、最初の提案書ページとレビュー用タスクが表示されます。その後、エージェントは毎日9時に自分で実行を予約し、文書待ちの案件を検出します。

まだアカウントがない場合は、作成するとトライアルが始まり、その直後にシナリオが設定されます。管理者がエージェントの作成を許可していない場合、デプロイはその旨を伝えて停止します。

結果を見る場所

作業は3か所で確認できます。「営業提案書」プロジェクトのwikiでは、各提案書が1ページとなり、未確定事項が先頭に置かれます。HubSpotでは、「提案書をレビューする」タスクがページ名付きで案件担当者に表示されるため、下書きが忘れられません。Atako Floorでは、エージェントが現在の活動とともに表示され、文書を作成中かどうかが分かります。

チャットでエージェントに話しかけることもできます。別の案件の提案書を依頼する、顧客との通話後にセクションを書き直させる、一節を短くするよう頼む、といった使い方です。依頼は同じ会話の中で、すでに書いた文書の記憶を引き継いで処理されます。

安全策

アクセスは意図的に絞られています。HubSpotの接続は、14個のツールという限られたリストでエージェントに付与されます。案件、連絡先、企業の検索と閲覧、メモの閲覧、明細と製品の一覧表示、所有者の一覧表示、タスクとメモの作成です。短いツールリストを見るエージェントは、数百のカタログに迷うエージェントより確実にツールを使います。既定では何も付与されず、アクセスはいつでも連携設定から取り消せます。

人間による確認は、コミットメントが生まれる箇所に置かれています。案件担当者が文章を読み直し、プレースホルダーを埋め、送付を決めるまで、何も顧客に届きません。口頭で何が約束されたかは、誰も記録していなければエージェントには分かりません。下書きは、元になるCRM以上に充実することはなく、未確定事項のリストはまさにそれを可視化するためにあります。

期待できること

内容と構成はしっかりしているものの、トーンやこの顧客ならではの細部は手直しが必要な下書きを想定してください。最初の週は、主にアウトラインと提案内容の説明を修正することになります。チャットで行った修正は、次回以降の下書きを改善します。効果は分数よりも規則性で測られます。「提案」ステージに達した案件には、空き時間を待つことなく、その日のうちに文書が用意されます。2〜3人の営業チームにとっては、誰かが時間を見つけたときに出る提案書と、顧客の熱が冷めないうちに出る提案書との差になります。