会社の共有メモリ:AIアーキビストが意思決定ログと用語集を管理する

社員が10人や20人の会社では、意思決定は速く行われ、記憶されにくいものです。なぜ別の仕入先ではなくこちらを選んだのか、いつ提案を打ち切ったのか、みんなが使っているあの略語は何の略なのか。答えはどこかに存在しますが、それは誰かの頭の中か議論のスレッドの中にあり、その人がいなくなったり時間がなかったりすると消えてしまいます。エージェントはこの問題をさらに際立たせます。AIエージェントが持つのは、与えられた記憶だけであり、うまく働くには会社の背景が必要だからです。

きっかけ:チームとエージェントのための1つの記憶

出発点は、Hermes Agentのユーザーが報告した使い方で、「会社の共有メモリ」というタイトルのカードにまとめられています。考え方は、この記憶を散らばったままにしないということです。それを担当するエージェントが管理する1か所を用意し、チームも他のエージェントも問い合わせられるようにします。

ここから取り入れたのは形です。役に立つ記憶は1つの大きな文章ではなく、維持の仕方が分かっている2つのシンプルなものです。「いつ、誰が、なぜ」に答える意思決定ログと、「何を意味するか」に答える用語集です。Atakoはこの考えを、アーキビスト、プロジェクトのwiki、そして書いてよい内容についての厳格なルールで実現します。

アーキビストの仕事

このシナリオでは、「アーキビスト」という1体のエージェントが導入され、「会社のメモリ」プロジェクトのwikiに2つのページを維持します。

意思決定ログには、決定ごとに1項目が新しい順に並びます。各項目には、日付、1文での決定内容、理由、決定した人またはチーム、影響、出典が記されます。決定が変わったとき、アーキビストは古い項目を書き換えません。それを参照する新しい項目を追加し、古い項目を「置き換え済み」にします。履歴は完全に残ります。

用語集には、会社独自の用語が入ります。製品名、社内の呼称、略語に、短い定義、使用しているチーム、追加日が付きます。アーキビストは重複や同義語を2回載せず、1つにまとめます。

起動時には、あなたが挙げた最近の決定を記録し、会社の説明をもとに用語集の初期項目を作ります。その後は、チャットで質問します。「なぜこの麦芽の仕入先を選んだのか」といった質問には、まずログと用語集を検索し、それから経緯を添えて答えます。何が決まったか、いつ、誰が、なぜ、そして出典です。メモリで答えられない場合は、そう伝え、不足している点を挙げ、おそらく知っている人を示します。毎週金曜日には「今週の変更点」ページを書きます。新しい決定、置き換えられた決定、新しい用語、まだ空いたままの空白です。

アーキビストがしないこと

制限は設計の一部です。アーキビストは記録して答えるだけで、決定はしません。提案は、人が決めるまでログの項目にはなりません。決定、日付、作成者、理由を創作することは決してありません。「不明」は許される回答ですが、推測は許されません。すべての回答に出典を付け、出典が食い違うときは両方を示します。

認証情報、パスワード、個人の個人情報は記録しません。社外の誰にも連絡しません。また、連携もありません。メールボックスやツールを読むことはなく、伝えられたことと、すでに記録したことしか知りません。このヒューマン・イン・ザ・ループの設計は、決定そのものを人に委ねています。

Atakoでの設定方法

このユースケースのページから、導入は4つのステップで完了します。

1. 会社を説明する。 会社の事業、チーム、固有の用語を数行で書きます。アーキビストはこれをもとに用語集の初期項目を作ります。
2. 最近の決定を挙げる。 1行に1件、最大10件まで。分かる範囲で決定者と理由も書きます。これが最初のログ項目になります。
3. 導入する。 1回の操作で、エージェントと、ページ付きの「会社のメモリ」プロジェクトが作成されます。連携の設定は不要です。
4. 最初の質問をする。 決定の1つについて、なぜそう決まったのかをアーキビストに尋ね、回答がログを引用していることを確認します。

まだアカウントがない場合は、アカウントを作成するとトライアルが始まり、その直後にシナリオが設定されます。管理者がエージェントの作成を許可していない場合は、導入の際にその旨が表示され、そこで止まります。

結果を見る場所

結果はAtakoの「会社のメモリ」プロジェクトで確認できます。「意思決定ログ」ページ、「用語集」ページ、そして金曜日には「今週の変更点」ページです。チャットでのアーキビストの回答には出典が付くため、元の項目を開けます。Atakoのフロアでは、エージェントの現在の作業が表示されます。

決定や用語を記録するには、チャットでアーキビストに伝えてください。すぐに追加し、どこに追加したかを知らせます。依頼は同じ会話の中で処理され、これまでに記録した内容の記憶も引き継がれます。

安全策

エージェントには連携がありません。書き込めるのは、シナリオのために作られたプロジェクトのwikiだけで、社外の誰にも連絡しません。ログと用語集は、他のwikiページと同様に、ご自身で読み、修正し、補うことのできるページです。

人による確認は、重要な場所に置かれています。決定するのは人で、アーキビストはそれを記録します。エージェントが「不明」や「要確認」とした項目は、人が補うまで待機し、指摘された空白は、でたらめに埋める穴ではなく、尋ねるべきことのリストです。

期待できること

最初はログが短く、埋まるにつれて回答が良くなっていきます。まだ記録されていない話題への最初の質問には、「分かりません。不足しているのはこの点です」という答えが返ります。これは意図された動作であり、空白のリスト自体にも価値があります。新しく入った人や別のエージェントが、誰が覚えているかを探し回る代わりに、過去の選択の理由を日付と出典付きで数秒で得られたとき、その価値が表れます。小さなチームにとっては、誰がいるかに左右される記憶と、会社に残る記憶との違いになります。