Företagets gemensamma minne: en AI-arkivarie för beslutslogg och ordlista

I ett företag med tio eller tjugo personer fattas beslut snabbt och minns dåligt. Varför valde vi den ena leverantören framför den andra, när avslutade vi ett erbjudande, vad står den där förkortningen som alla använder för? Svaret finns någonstans, i en persons huvud eller i en diskussionstråd, och försvinner när personen är borta eller saknar tid. Agenter skärper samma problem: en AI-agent har bara det minne du ger den och behöver företagets sammanhang för att arbeta bra.

Inspirationen: ett minne för team och agenter

Utgångspunkten är ett användningsområde som användare av Hermes Agent har rapporterat, sammanfattat i ett kort med titeln ”gemensamt företagsminne”. Idén är att sluta lämna det här minnet utspritt: en enda plats, förd av en agent vars uppgift det är, som team och andra agenter kan fråga.

Det vi tar med oss är formen. Ett användbart minne är inte en enda stor text utan två enkla objekt som man vet hur man underhåller: en beslutslogg, som svarar på ”när, vem, varför”, och en ordlista, som svarar på ”vad betyder det”. Atako tillämpar den här idén med en arkivarie, en projektwiki och strikta regler för vad den får skriva.

Vad arkivarien gör

Scenariot driftsätter en enda agent, Arkivarien, som för två sidor i wikin för projektet ”Företagets minne”.

Beslutsloggen innehåller en post per beslut, den nyaste först. Varje post har datum, beslutet i en mening, skälet, de personer eller det team som beslutade, konsekvensen och källan. När ett beslut ändras skriver arkivarien inte om det gamla: den lägger till en ny post som pekar på det och markerar det gamla som ersatt. Historiken förblir komplett.

Ordlistan innehåller företagets egna termer: produkter, interna namn, förkortningar, med en kort definition, det team som använder termen och datumet den lades till. Arkivarien slår ihop dubbletter och synonymer i stället för att lista dem två gånger.

Vid start för den in de senaste besluten du listat och lägger upp ordlistan utifrån din företagsbeskrivning. Därefter frågar du den i chatten. På en fråga som ”varför valde vi den här mältleverantören?” söker den först i loggen och ordlistan och svarar sedan med historiken: vad som beslutades, när, av vem, varför och källan. När minnet inte ger något svar säger den det, listar vad som saknas och anger vem som troligen vet. Varje fredag skriver den en sida ”Vad som ändrats den här veckan”: nya beslut, ersatta beslut, nya termer och luckor som fortfarande är öppna.

Vad arkivarien inte gör

Gränserna är en del av utformningen. Arkivarien för in och svarar, den bestämmer inte: en rekommendation är aldrig en loggpost förrän en person har fattat den. Den hittar aldrig på ett beslut, ett datum, en upphovsperson eller ett skäl: ”okänt” är ett godtagbart svar, en gissning är det inte. Den anger källan till varje svar och visar båda när källor motsäger varandra.

Den för inte in inloggningsuppgifter, lösenord eller personuppgifter om privatpersoner. Den kontaktar ingen utanför företaget. Och den har ingen integration: den läser varken din brevlåda eller dina verktyg, den känner bara till det den får veta och det den redan fört in. Den här human-in-the-loop-designen lämnar själva besluten åt människor.

Så sätter du upp det i Atako

Från sidan för det här användningsfallet sker driftsättningen i fyra steg.

1. Beskriv företaget. Några rader om vad företaget gör, dess team och de termer som är specifika för det. Arkivarien använder dem för att lägga upp ordlistan.
2. Lista de senaste besluten. Ett per rad, upp till tio, med beslutsfattare och skäl om du känner till dem. De blir de första loggposterna.
3. Driftsätt. En enda åtgärd skapar agenten och projektet ”Företagets minne” med dess sidor. Ingen integration att ansluta.
4. Ställ en första fråga. Fråga arkivarien varför ett av besluten fattades och kontrollera att svaret citerar loggen.

Om du inte har något konto än startar skapandet av ett din provperiod, och scenariot konfigureras direkt efteråt. Om din administratör inte har tillåtit dig att skapa agenter meddelar driftsättningen det och stannar där.

Var du ser resultaten

Resultatet läser du i Atako-projektet ”Företagets minne”: sidan ”Beslutslogg”, sidan ”Ordlista” och på fredagar sidan ”Vad som ändrats den här veckan”. I chatten anger arkivariens svar sina källor, så att du kan öppna den ursprungliga posten. På Atako-våningen visas agenten med sin pågående aktivitet.

För att föra in ett beslut eller en term meddelar du det till arkivarien i chatten: den lägger till det direkt och bekräftar var. Förfrågningar hanteras i samma konversation, med samma minne av vad som redan förts in.

Skyddsåtgärder

Agenten har ingen integration. Dess enda skrivåtkomst är wikin i projektet som skapades för scenariot, och den kontaktar ingen utanför företaget. Loggen och ordlistan är sidor som du själv kan läsa, rätta eller komplettera, som vilken wikisida som helst.

Mänskligt godkännande finns där det spelar roll. Människor fattar besluten, arkivarien för in dem. Poster som agenten markerar ”okänt” eller ”att bekräfta” väntar på att en person kompletterar dem, och de luckor den flaggar är en lista över saker att fråga om, inte ett hål att fylla på måfå.

Vad du kan förvänta dig

Räkna med en kort logg i början och svar som blir bättre allteftersom den fylls. De första frågorna om ej införda ämnen får svaret ”Jag vet inte, det här saknas”: det är det avsedda beteendet, och listan över luckor är nyttig i sig. Värdet syns när en nyanställd, eller en annan agent, på några sekunder får skälet till ett tidigare val, med datum och källa, i stället för att leta efter vem som minns. För ett litet team är det skillnaden mellan ett minne som beror på vem som är närvarande och ett minne som stannar i företaget.