Ortak şirket hafızası: yapay zekâ arşivcisi karar günlüğünü ve sözlüğü tutar

On ya da yirmi kişilik bir şirkette kararlar hızlı alınır ve kötü hatırlanır. Neden bir tedarikçiyi diğerine tercih ettik, bir teklifi ne zaman bıraktık, herkesin kullandığı o kısaltma ne demek? Yanıt bir yerde vardır: bir kişinin kafasında ya da bir tartışma zincirinde; o kişi gittiğinde ya da vakti olmadığında kaybolur. Ajanlar aynı sorunu keskinleştirir: bir yapay zekâ ajanının yalnızca ona verdiğiniz kadar hafızası vardır ve iyi çalışmak için şirketin bağlamına ihtiyaç duyar.

İlham: ekipler ve ajanlar için tek bir hafıza

Çıkış noktası, Hermes Agent kullanıcılarının bildirdiği ve “ortak şirket hafızası” başlıklı bir kartta özetlenen bir kullanımdır. Fikir, bu hafızayı dağınık bırakmayı bırakmaktır: görevi bu olan bir ajan tarafından tutulan, ekiplerin ve diğer ajanların sorgulayabildiği tek bir yer.

Bundan aldığımız şey biçimdir. Yararlı bir hafıza tek bir büyük metin değil, nasıl sürdürüleceğini bildiğiniz iki basit nesnedir: “ne zaman, kim, neden” sorusunu yanıtlayan bir karar günlüğü ve “ne demek” sorusunu yanıtlayan bir sözlük. Atako bu fikri bir arşivci, bir proje wiki'si ve ne yazabileceğine dair sıkı kurallarla uygular.

Arşivci ne yapar

Senaryo tek bir ajan dağıtır: “Şirket hafızası” projesinin wiki'sinde iki sayfa tutan Arşivci.

Karar günlüğü, karar başına bir kayıt içerir; en yenisi en üsttedir. Her kayıt tarihi, tek cümlelik kararı, gerekçeyi, karar veren kişileri veya ekibi, etkiyi ve kaynağı taşır. Bir karar değiştiğinde arşivci eskisini yeniden yazmaz: ona işaret eden yeni bir kayıt ekler ve eskisini geçersiz olarak işaretler. Geçmiş eksiksiz kalır.

Sözlük, şirketin kendi terimlerini içerir: ürünler, dahili adlar, kısaltmalar; kısa bir tanım, terimi kullanan ekip ve eklenme tarihiyle birlikte. Arşivci yinelenenleri ve eş anlamlıları iki kez listelemek yerine birleştirir.

Başlangıçta sıraladığınız son kararları kaydeder ve sözlüğü şirket açıklamanızdan oluşturur. Ardından onu sohbette sorgularsınız. “Bu malt tedarikçisini neden seçtik?” gibi bir soruya önce günlüğü ve sözlüğü arar, sonra geçmişle yanıt verir: ne kararlaştırıldı, ne zaman, kim tarafından, neden ve kaynak. Hafıza yanıt vermediğinde bunu söyler, neyin eksik olduğunu sıralar ve muhtemelen kimin bildiğini belirtir. Her cuma “Bu hafta ne değişti” sayfasını yazar: yeni kararlar, geçersiz kılınan kararlar, yeni terimler, hâlâ açık boşluklar.

Arşivci ne yapmaz

Sınırlar tasarımın parçasıdır. Arşivci kaydeder ve yanıt verir, karar vermez: bir öneri, bir kişi onu alana kadar asla bir günlük kaydı olmaz. Bir kararı, tarihi, yazarı ya da gerekçeyi asla uydurmaz: “bilinmiyor” kabul edilebilir bir yanıttır, tahmin değildir. Her yanıtın kaynağını belirtir ve kaynaklar çeliştiğinde ikisini de gösterir.

Kimlik bilgilerini, parolaları veya özel kişilerin kişisel verilerini kaydetmez. Şirket dışında kimseyle iletişime geçmez. Ve hiçbir entegrasyonu yoktur: ne posta kutunuzu ne de araçlarınızı okur, yalnızca kendisine söylenenleri ve zaten kaydettiklerini bilir. Bu human-in-the-loop tasarımı, kararların kendisini insanlara bırakır.

Atako'da nasıl kurulur

Bu kullanım senaryosunun sayfasından dağıtım dört adımda yapılır.

1. Şirketi anlatın. Şirketin ne yaptığı, ekipleri ve ona özgü terimler hakkında birkaç satır. Arşivci bunu sözlüğü oluşturmak için kullanır.
2. Son kararları sıralayın. Satır başına bir tane, en fazla on, biliyorsanız karar vericisi ve gerekçesiyle. Bunlar günlüğün ilk kayıtları olur.
3. Dağıtın. Tek bir işlem ajanı ve sayfalarıyla birlikte “Şirket hafızası” projesini oluşturur. Bağlanacak entegrasyon yoktur.
4. İlk soruyu sorun. Arşivciye kararlardan birinin neden alındığını sorun ve yanıtının günlüğü andığını doğrulayın.

Henüz hesabınız yoksa hesap oluşturmak deneme sürenizi başlatır ve senaryo hemen ardından yapılandırılır. Yöneticiniz ajan oluşturmanıza izin vermemişse dağıtım size bunu söyler ve orada durur.

Sonuçları nerede görürsünüz

Sonuç, Atako'daki “Şirket hafızası” projesinde okunur: “Karar günlüğü” sayfası, “Sözlük” sayfası ve cuma günleri “Bu hafta ne değişti” sayfası. Sohbette arşivcinin yanıtları kaynaklarını belirtir; böylece özgün kaydı açabilirsiniz. Atako katında ajan o anki etkinliğiyle görünür.

Bir kararı ya da terimi kaydetmek için bunu arşivciye sohbette duyurun: hemen ekler ve nereye eklediğini doğrular. Talepler aynı konuşmada, şimdiye kadar kaydedilenlerin aynı hafızasıyla ele alınır.

Güvenceler

Ajanın hiçbir entegrasyonu yoktur. Tek yazma erişimi, senaryo için oluşturulan projenin wiki'sidir ve şirket dışında kimseyle iletişime geçmez. Günlük ve sözlük, her wiki sayfası gibi kendiniz okuyabileceğiniz, düzeltebileceğiniz veya tamamlayabileceğiniz sayfalardır.

İnsan onayı önemli olan yerdedir. Kararları insanlar alır, arşivci kaydeder. Ajanın “bilinmiyor” ya da “doğrulanacak” olarak işaretlediği kayıtlar, bir kişinin onları tamamlamasını bekler; işaretlediği boşluklar ise gelişigüzel doldurulacak bir delik değil, sorulacak şeylerin listesidir.

Ne beklemeli

Başlangıçta kısa bir günlük ve doldukça iyileşen yanıtlar bekleyin. Kaydedilmemiş konulardaki ilk sorular “Bilmiyorum, eksik olan şu” yanıtını alır: bu amaçlanan davranıştır ve boşluk listesi kendi başına yararlıdır. Değer, yeni işe başlayan biri ya da başka bir ajan, kimin hatırladığını aramak yerine geçmiş bir seçimin gerekçesini tarihi ve kaynağıyla saniyeler içinde aldığında ortaya çıkar. Küçük bir ekip için bu, kimin orada olduğuna bağlı bir hafıza ile şirkette kalan bir hafıza arasındaki farktır.