Bilgi yakalama için yapay zekâ ajanı: e-postayı iletirsiniz, wiki'yi o besler

Küçük bir şirkette yararlı bilgi e-postayla dolaşır. Bir tedarikçiyle pazarlık edilen teslim süresi, en yeni çalışanın izlemesi gereken prosedür, bir müşteride gerçekten karar veren kişi: hepsi var, siyah beyaz, üç kişinin aldığı ve kimsenin bulamadığı bir zincirde duruyor. Biri ayrıldığında ya da unuttuğunda bilgi de onunla gider. Wiki yazmak doğru yanıttır, ama kimsenin takvime koymadığı bir iştir, çünkü hiçbir zaman acil değildir. Bir yapay zekâ ajanının üstlenebileceği, sabır ve yöntem isteyen bir iştir; yeter ki ona basit bir giriş yolu verin: bir e-posta adresi.

İlham: yazmak yerine iletmek

Çıkış noktası, Hermes Agent kullanıcılarının bildirdiği ve “bilgi yakalama: e-postadan şirket wiki'sine” başlıklı bir kartta özetlenen bir kullanımdır. Fikir tek cümleye sığar: herkesten öğrendiğini belgelemesini istemek yerine, yalnızca e-postayı ajana iletmesini istersiniz; gerisini ajan yapar. Bu hareket on saniye sürerken, bir sayfa yazmak on dakika sürer ve hiçbir zaman yapılmaz.

Bundan aldığımız şey teknik başarı değil, çabanın yer değiştirmesidir. Bilen kişi rolünü korur: bir yazışmanın hatırlanmaya değer olduğunu fark etmek. Ajan zahmetli kısmı üstlenir: geçmişi okumak, gürültüyü ayıklamak, doğru sayfayı bulmak, kopyadan kaçınmak, kaynağı belirtmek. Atako aynı bölüşümü uygular ve ajanın bir e-postayla neler yapabileceğine açık sınırlar ekler.

Ajan ne yapar

Senaryo tek bir ajan dağıtır: Bilgi Bekçisi. Dağıtım sırasında Atako e-posta adresini alır ve ilk mesajında, izlenecek adımlarla birlikte, bu adresi sohbette verir.

Kendisine bir zincir iletildiğinde kalıcı olanı çıkarır: kararlar (kim neye ne zaman karar verdi), rakamlar, görevi ve şirketiyle kişiler, prosedürler ve son tarihler. Nezaket cümlelerini ve imzaları yok sayar. Ardından her bilgiyi, sizin seçtiğiniz bölümlerden ilgili olanın wiki sayfasına işler; yalnızca mevcut hiçbir bölüm uymuyorsa yeni bir sayfa oluşturur.

Otomatik bir özetten farkı yaratan iki alışkanlık vardır. Birincisi, ajan sayfayı yerinde günceller: bir tedarikçinin teslim süresi değişirse satır değişir, yan yana iki sürüm bulunmaz. İkincisi, her bilgi kaynağını taşır: e-postanın konusu ve tarihi. Böylece herkes bir maddeyi kökenine kadar izleyebilir ve ne kadar güncel olduğuna karar verebilir.

Son olarak ajan, öğrendiğini her zaman wiki'nin zaten söylediğiyle karşılaştırır. Yeni e-posta bir sayfayla çelişirse iki sürümü de korur, çelişkiyi sayfada işaretler ve sohbette size bildirir. Her cuma, oluşturulan veya değişen sayfaları, yeni kişileri ve hâlâ açık çelişkileri listeleyen bir “Bu haftanın yenilikleri” sayfası yayımlar.

Ajan ne yapmaz

Sınırlar tasarımın parçasıdır. Ajan bir zincirin harici göndericisine asla yanıt vermez, kimseyi kovalamaz ve şirket dışında kimseye yazmaz: o bir okuyucudur, muhabir değil. Posta kutunuza erişimi yoktur, yalnızca kendisine iletilene erişir. Yalnızca zincirin söylediğini işler: bir bilgi belirsiz ya da eksikse tahmin etmek yerine “doğrulanacak” yazar; hiçbir rakam, isim ya da tarih uydurmaz.

Bir yazışmada yer alabilecek kimlik bilgilerini veya parolaları da işlemez: bunları sohbette işaretler, siz de ayrıca ele alırsınız. İki çelişkili sürüm arasında da karar vermez; bu insanın kararıdır ve human-in-the-loop tasarımının ilkesi budur.

Atako'da nasıl kurulur

Bu kullanım senaryosunun sayfasından dağıtım dört adımda yapılır.

1. Bölümleri seçin. Wiki'niz için bir ile sekiz arasında bölüm belirtin; örneğin Müşteriler, Tedarikçiler, Prosedürler. Ajan her bölüm için, neyin ona ait olduğunu anlatan kısa bir açıklamayla bir sayfa oluşturur.
2. Kimin ileteceğini söyleyin. Ajana zincir gönderecek kişileri veya rolleri belirtebilirsiniz; bu, aldığı e-postaların bağlamını anlamasına yardımcı olur.
3. Dağıtın. Tek bir işlem ajanı, e-posta adresini ve çalışma sayfasıyla birlikte “Bilgi tabanı” projesini oluşturur. Bağlanacak entegrasyon yoktur.
4. İlk e-postayı iletin. Ajan adresini sohbette verir. Ona bir zincir iletin ve wiki sayfasının güncellenişini izleyin.

Henüz hesabınız yoksa hesap oluşturmak deneme sürenizi başlatır ve senaryo hemen ardından yapılandırılır. Yöneticiniz ajan oluşturmanıza izin vermemişse dağıtım size bunu söyler ve orada durur.

Sonuçları nerede görürsünüz

Sonuç, Atako'daki “Bilgi tabanı” projesinde okunur: bölüm başına bir wiki sayfası, her bilgi kaynağıyla birlikte ve cuma günleri “Bu haftanın yenilikleri” sayfası. Atako katında ajan o anki etkinliğiyle görünür; böylece sormadan bir zinciri işleyip işlemediğini anlarsınız. Her iletme ayrıca sohbette bir onay alır: neyin nereye işlendiği ve neyin mevcut içerikle çeliştiği.

Bir sayfa daha, bir düzeltme ya da yeniden ifade istemek için sohbette ajanla konuşabilirsiniz. İstekler aynı konuşmada, şimdiye kadar işlenenlerin aynı hafızasıyla ele alınır.

Güvenceler

Ajanın hiçbir entegrasyonu yoktur: ne bir CRM'e, ne bir faturalama aracına, ne de bir posta kutusuna dokunur. Tek yazma erişimi, senaryonun oluşturduğu projenin wiki'sidir. Şirket dışında kimseyle iletişime geçmez ve aldığı tek posta, birinin ona iletmeye karar verdiğidir.

İnsan onayı önemli olan yerdedir. Neyin gireceğini, bir zinciri ileterek ya da iletmeyerek siz seçersiniz. Ajanın işaretlediği çelişkileri siz karara bağlarsınız. Sayfaları da her şirket belgesi gibi okursunuz: “doğrulanacak” işaretli bir madde, bir kişinin onu doğrulamasını bekler.

Ne beklemeli

İlk e-postadan itibaren değil, birikme yoluyla yararlı hale gelen bir wiki bekleyin. İlk haftalarda sayfalar kısadır ve bölümler evrilir: bu normaldir, bir sayfayı bölmesini ya da birleştirmesini istediğinizde ajan uyum sağlar. Değer, biri bir bilgiyi aradığında ve posta kutusunu karıştırmak yerine on saniyede, tarihi ve kökeniyle birlikte bulduğunda ortaya çıkar. Birkaç kişilik bir ekip için bu, herkesin kafasında yaşayan bilgi ile insanlar başka yollara gittiğinde şirkette kalan bilgi arasındaki farktır.