KI-Agent für Wissenssicherung: E-Mail weiterleiten, er pflegt das Wiki

In einem kleinen Unternehmen reist nützliches Wissen per E-Mail. Die mit einem Lieferanten verhandelte Lieferzeit, der Ablauf, den die neueste Kollegin befolgen muss, der Ansprechpartner beim Kunden, der wirklich entscheidet: All das existiert schwarz auf weiß in einem Thread, den drei Personen erhalten haben und den niemand wiederfindet. Sobald jemand geht oder etwas vergisst, geht die Information mit. Ein Wiki zu schreiben ist die richtige Antwort, aber es ist eine Aufgabe, die niemand einplant, weil sie nie dringend ist. Es ist geduldige, methodische Arbeit, die ein KI-Agent übernehmen kann, sofern man ihm einen einfachen Zugang gibt: eine E-Mail-Adresse.

Die Inspiration: weiterleiten statt schreiben

Ausgangspunkt ist ein Einsatz, den Nutzer von Hermes Agent berichtet haben und der in einer Karte mit dem Titel „Wissenssicherung: von der E-Mail zum Firmen-Wiki“ zusammengefasst ist. Die Idee passt in einen Satz: Statt von allen zu verlangen, ihr Wissen zu dokumentieren, bittet man sie nur, die E-Mail an den Agenten weiterzuleiten, der den Rest erledigt. Die Geste kostet zehn Sekunden, während das Schreiben einer Seite zehn Minuten kostet und nie geschieht.

Übernommen wird nicht die technische Leistung, sondern die Verschiebung des Aufwands. Wer das Wissen hat, behält seine Rolle: zu erkennen, dass ein Austausch es verdient, behalten zu werden. Der Agent übernimmt den undankbaren Teil: den Verlauf lesen, das Rauschen aussortieren, die richtige Seite finden, das Duplikat vermeiden, die Quelle nennen. Atako setzt dieselbe Aufteilung um und ergänzt klare Grenzen dafür, was der Agent mit einer E-Mail tun darf.

Was der Agent tut

Das Szenario stellt einen einzigen Agenten bereit, den Wissenshüter. Seine Atako-E-Mail-Adresse erhält er bei der Bereitstellung und nennt sie in seiner ersten Nachricht im Chat, zusammen mit den nächsten Schritten.

Wird ihm ein Thread weitergeleitet, extrahiert er, was Bestand hat: Entscheidungen (wer was wann entschieden hat), Zahlen, Kontakte mit Rolle und Unternehmen, Abläufe und Fristen. Höflichkeitsfloskeln und Signaturen ignoriert er. Dann legt er jede Information auf der Wiki-Seite des passenden Bereichs ab, unter den von Ihnen gewählten, und legt nur dann eine neue Seite an, wenn kein bestehender Bereich passt.

Zwei Gewohnheiten unterscheiden ihn von einer automatischen Zusammenfassung. Erstens aktualisiert der Agent die Seite an Ort und Stelle: Ändert sich die Lieferzeit eines Lieferanten, ändert sich die Zeile, es stehen nicht zwei Versionen nebeneinander. Zweitens trägt jede Information ihre Quelle, also Betreff und Datum der E-Mail, sodass jeder einen Eintrag bis zum Ursprung zurückverfolgen und seine Aktualität beurteilen kann.

Schließlich vergleicht der Agent das Neue immer mit dem, was das Wiki bereits sagt. Widerspricht die neue E-Mail einer Seite, behält er beide Versionen, kennzeichnet den Widerspruch auf der Seite und weist Sie im Chat darauf hin. Jeden Freitag veröffentlicht er eine Seite „Neu diese Woche“ mit den neu angelegten oder geänderten Seiten, den neuen Kontakten und den noch offenen Widersprüchen.

Was der Agent nicht tut

Die Grenzen gehören zum Konzept. Der Agent antwortet nie dem externen Absender eines Threads, hakt bei niemandem nach und schreibt niemandem außerhalb des Unternehmens: Er ist ein Leser, kein Korrespondent. Auf Ihr Postfach hat er keinen Zugriff, nur auf das, was ihm weitergeleitet wird. Er legt nur ab, was der Thread sagt: Ist eine Angabe vage oder unvollständig, schreibt er „zu bestätigen“, statt zu raten, und erfindet weder Zahl noch Namen noch Datum.

Auch Zugangsdaten oder Passwörter, die in einem Austausch stehen könnten, legt er nicht ab: Er weist im Chat darauf hin, damit Sie sie gesondert behandeln können. Und er entscheidet nicht zwischen zwei widersprüchlichen Versionen. Das ist eine menschliche Entscheidung, nach dem Prinzip eines Human-in-the-Loop-Ansatzes.

So richten Sie es in Atako ein

Auf der Seite dieses Anwendungsfalls erfolgt die Bereitstellung in vier Schritten.

1. Bereiche wählen. Nennen Sie ein bis acht Bereiche für Ihr Wiki, zum Beispiel Kunden, Lieferanten, Abläufe. Der Agent legt pro Bereich eine Seite mit einer kurzen Beschreibung an, was dorthin gehört.
2. Absender nennen. Sie können die Personen oder Rollen angeben, die dem Agenten Threads schicken werden. Das hilft ihm, den Kontext der empfangenen E-Mails zu verstehen.
3. Bereitstellen. Eine einzige Aktion legt den Agenten, seine E-Mail-Adresse und das Projekt „Wissensdatenbank“ mit seiner Funktionsseite an. Keine Integration zu verbinden.
4. Eine erste E-Mail weiterleiten. Der Agent nennt seine Adresse im Chat. Leiten Sie ihm einen Thread weiter und sehen Sie zu, wie sich die Wiki-Seite aktualisiert.

Wenn Sie noch kein Konto haben, startet die Erstellung eines Kontos Ihre Testphase, und das Szenario wird direkt danach eingerichtet. Wenn Ihr Administrator Ihnen nicht erlaubt hat, Agenten anzulegen, teilt Ihnen die Bereitstellung das mit und endet dort.

Wo Sie die Ergebnisse sehen

Das Ergebnis lesen Sie im Atako-Projekt „Wissensdatenbank“: eine Wiki-Seite pro Bereich, jede Information mit ihrer Quelle, und freitags die Seite „Neu diese Woche“. Auf der Atako-Etage erscheint der Agent mit seiner aktuellen Tätigkeit, sodass Sie erkennen, ob er gerade einen Thread verarbeitet, ohne nachzufragen. Jede Weiterleitung erhält außerdem eine Bestätigung im Chat: was abgelegt wurde, wo, und was dem bestehenden Inhalt widerspricht.

Im Chat können Sie den Agenten um eine weitere Seite, eine Korrektur oder eine Umformulierung bitten. Anfragen werden in derselben Unterhaltung bearbeitet, mit demselben Gedächtnis dessen, was bereits abgelegt wurde.

Schutzvorkehrungen

Der Agent hat keine Integration: Er berührt kein CRM, kein Abrechnungstool und kein Postfach. Sein einziger Schreibzugriff ist das Wiki des Projekts, das das Szenario angelegt hat. Er kontaktiert niemanden außerhalb des Unternehmens, und die einzigen Mails, die er erhält, sind die, die jemand bewusst an ihn weiterleitet.

Die menschliche Freigabe sitzt dort, wo sie zählt. Sie wählen, was hineinkommt, indem Sie einen Thread weiterleiten oder nicht. Sie entscheiden die Widersprüche, die der Agent meldet. Und Sie lesen die Seiten wie jedes Firmendokument: Eine Angabe mit „zu bestätigen“ wartet darauf, dass ein Mensch sie bestätigt.

Was Sie erwarten können

Rechnen Sie mit einem Wiki, das durch Ansammlung nützlich wird, nicht schon mit der ersten E-Mail. In den ersten Wochen sind die Seiten kurz und die Bereiche entwickeln sich weiter: Das ist normal, und der Agent passt sich an, wenn Sie ihn bitten, eine Seite zu teilen oder zusammenzuführen. Der Nutzen zeigt sich, wenn jemand eine Information sucht und sie in zehn Sekunden mit Datum und Herkunft findet, statt ein Postfach zu durchwühlen. Für ein Team von wenigen Personen ist das der Unterschied zwischen Wissen, das in den Köpfen lebt, und Wissen, das im Unternehmen bleibt, wenn Menschen weiterziehen.