AI-agent för kunskapsinsamling: du vidarebefordrar ett mejl, den matar wikin

I ett litet företag färdas nyttig kunskap via e-post. Leveranstiden som förhandlats fram med en leverantör, rutinen som den nyaste medarbetaren måste följa, kontakten hos en kund som verkligen bestämmer: allt finns, svart på vitt, i en tråd som tre personer fick och som ingen hittar. Den dag någon slutar eller glömmer försvinner informationen med dem. Att skriva en wiki är rätt svar, men det är en uppgift som ingen planerar in, eftersom den aldrig är brådskande. Det är tålmodigt, metodiskt arbete som en AI-agent kan ta över, förutsatt att du ger den ett enkelt sätt att komma in: en e-postadress.

Inspirationen: vidarebefordra i stället för att skriva

Utgångspunkten är ett användningsområde som användare av Hermes Agent har rapporterat, sammanfattat i ett kort med titeln ”kunskapsinsamling: från mejl till företagets wiki”. Idén ryms i en mening: i stället för att be alla dokumentera det de lär sig ber man dem bara vidarebefordra mejlet till agenten, som gör resten. Handlingen tar tio sekunder, medan det tar tio minuter att skriva en sida och det aldrig blir gjort.

Det vi tar med oss är inte den tekniska bedriften utan förskjutningen av arbetsinsatsen. Den som vet behåller sin roll, nämligen att känna igen att ett utbyte förtjänar att minnas. Agenten tar den otacksamma delen: läsa historiken, sortera bort bruset, hitta rätt sida, undvika dubbletten, ange källan. Atako tillämpar samma uppdelning och lägger till tydliga gränser för vad agenten får göra med ett mejl.

Vad agenten gör

Scenariot driftsätter en enda agent, Kunskapsvaktaren. Den får sin Atako-adress vid driftsättningen och anger den i chatten i sitt första meddelande, tillsammans med stegen att följa.

När en tråd vidarebefordras till den plockar den ut det som består: beslut (vem som beslutade vad och när), siffror, kontakter med roll och företag, rutiner och tidsfrister. Artighetsfraser och signaturer struntar den i. Sedan lägger den varje uppgift på wikisidan för motsvarande avsnitt, bland dem du valt, och skapar bara en ny sida om inget befintligt avsnitt passar.

Två vanor skiljer den från en automatisk sammanfattning. För det första uppdaterar agenten sidan på plats: om en leverantörs leveranstid ändras ändras raden, det finns inte två versioner sida vid sida. För det andra har varje uppgift sin källa, mejlets ämnesrad och datum, så att vem som helst kan spåra en uppgift till dess ursprung och bedöma hur färsk den är.

Slutligen jämför agenten alltid det den lär sig med det wikin redan säger. Om det nya mejlet motsäger en sida behåller den båda versionerna, flaggar motsägelsen på sidan och nämner den för dig i chatten. Varje fredag publicerar den en sida ”Nytt den här veckan” med de sidor som skapats eller ändrats, de nya kontakterna och de motsägelser som fortfarande är öppna.

Vad agenten inte gör

Gränserna är en del av utformningen. Agenten svarar aldrig till trådens externa avsändare, jagar ingen och skriver till ingen utanför företaget: den är en läsare, inte en korrespondent. Den har ingen åtkomst till din brevlåda, bara till det som vidarebefordras till den. Den lägger bara in det tråden säger: när en uppgift är vag eller ofullständig skriver den ”att bekräfta” i stället för att gissa, och den hittar inte på någon siffra, något namn eller datum.

Den lägger inte heller in inloggningsuppgifter eller lösenord som kan finnas i ett utbyte: den flaggar dem i chatten så att du kan hantera dem separat. Och den avgör inte mellan två motstridiga versioner, det är ett mänskligt beslut, i enlighet med principen bakom en human-in-the-loop-design.

Så sätter du upp det i Atako

Från sidan för det här användningsfallet sker driftsättningen i fyra steg.

1. Välj avsnitten. Ange ett till åtta avsnitt för din wiki, till exempel Kunder, Leverantörer, Rutiner. Agenten skapar en sida per avsnitt, med en kort beskrivning av vad som hör dit.
2. Säg vem som vidarebefordrar. Du kan ange de personer eller roller som ska skicka trådar till agenten, vilket hjälper den att förstå sammanhanget i mejlen den får.
3. Driftsätt. En enda åtgärd skapar agenten, dess e-postadress och projektet ”Kunskapsbas” med dess beskrivande sida. Ingen integration att ansluta.
4. Vidarebefordra ett första mejl. Agenten ger sin adress i chatten. Vidarebefordra en tråd till den och se wikisidan uppdateras.

Om du inte har något konto än startar skapandet av ett din provperiod, och scenariot konfigureras direkt efteråt. Om din administratör inte har tillåtit dig att skapa agenter meddelar driftsättningen det och stannar där.

Var du ser resultaten

Resultatet läser du i Atako-projektet ”Kunskapsbas”: en wikisida per avsnitt, varje uppgift med sin källa, och sidan ”Nytt den här veckan” på fredagar. På Atako-våningen visas agenten med sin pågående aktivitet, så att du kan se om den bearbetar en tråd utan att fråga. Varje vidarebefordran får dessutom en bekräftelse i chatten: vad som lades in, var, och vad som motsäger det befintliga innehållet.

Du kan prata med agenten i chatten för att be om ytterligare en sida, en rättelse eller en omformulering. Förfrågningar hanteras i samma konversation, med samma minne av vad som redan lagts in.

Skyddsåtgärder

Agenten har ingen integration: den rör inget CRM, inget faktureringsverktyg och ingen brevlåda. Dess enda skrivåtkomst är wikin i projektet som scenariot skapade. Den kontaktar ingen utanför företaget, och den enda post den tar emot är det någon beslutar att vidarebefordra till den.

Mänskligt godkännande finns där det spelar roll. Du väljer vad som kommer in, genom att vidarebefordra en tråd eller inte. Du avgör de motsägelser agenten flaggar. Och du läser sidorna som vilket företagsdokument som helst: en uppgift markerad ”att bekräfta” väntar på att en person bekräftar den.

Vad du kan förvänta dig

Räkna med en wiki som blir användbar genom ackumulering, inte från första mejlet. De första veckorna är sidorna korta och avsnitten utvecklas: det är normalt, och agenten anpassar sig när du ber den dela upp eller slå ihop en sida. Värdet syns när någon letar efter en uppgift och hittar den på tio sekunder, med datum och ursprung, i stället för att gräva i en brevlåda. För ett team på några få personer är det skillnaden mellan kunskap som bor i allas huvuden och kunskap som stannar i företaget när människor går vidare.