ナレッジ蓄積のAIエージェント:メールを転送すれば、wikiを育ててくれる

小さな会社では、役に立つ知識はメールで流れていきます。仕入先と交渉した納期、新しく入った人が従うべき手順、顧客側で本当に決裁する人。どれも確かに存在し、3人が受け取ったスレッドの中に白黒はっきり残っているのに、誰も見つけられません。誰かが辞めたり忘れたりした日に、その情報も一緒に消えてしまいます。wikiを書くのは正しい対策ですが、緊急ではないため誰も予定に入れない作業です。根気と段取りが要るこの仕事は、簡単な入口さえ用意すればAIエージェントに任せられます。その入口がメールアドレスです。

きっかけ:書く代わりに転送する

出発点は、Hermes Agentのユーザーが報告した使い方で、「ナレッジの蓄積:メールから社内wikiへ」というタイトルのカードにまとめられています。考え方は一文で言えます。学んだことを全員に文書化してもらう代わりに、メールをエージェントに転送してもらうだけにして、残りはエージェントが引き受けます。転送は10秒で済みますが、ページを書くには10分かかり、しかも実際には書かれません。

ここから取り入れたのは技術的な離れ業ではなく、負担の移し替えです。知っている人の役割は、そのやり取りが記憶に値すると見抜くことのまま変わりません。履歴を読み、ノイズを取り除き、適切なページを探し、重複を避け、出典を明記するという面倒な部分はエージェントが担います。Atakoも同じ分担を採用し、そのうえでエージェントがメールに対して何をしてよいかの限界を明確にしています。

エージェントの仕事

このシナリオでは、「ナレッジの番人」という1体のエージェントが導入されます。導入時にAtakoのメールアドレスが割り当てられ、最初のメッセージでチャットに案内と手順が表示されます。

スレッドが転送されると、後に残る情報を抽出します。決定事項(誰が、いつ、何を決めたか)、数値、役職と会社付きの連絡先、手順と期限です。挨拶や署名は無視します。そのうえで、あなたが選んだセクションの中から該当するもののwikiページに各情報を記録し、既存のセクションに合うものがない場合にだけ新しいページを作ります。

自動要約との違いを生む習慣が2つあります。1つ目は、ページをその場で更新することです。仕入先の納期が変われば該当の行が変わるだけで、2つのバージョンが並ぶことはありません。2つ目は、すべての情報にメールの件名と日付という出典が付くことです。誰でも項目の出どころをたどり、どれだけ新しい情報かを判断できます。

最後に、エージェントは学んだ内容を必ずwikiの既存の記述と照合します。新しいメールがあるページと矛盾する場合は、両方のバージョンを残し、ページ上で矛盾を明示し、チャットでお知らせします。毎週金曜日には、作成・変更されたページ、新しい連絡先、まだ解消されていない矛盾を一覧にした「今週の更新」ページを公開します。

エージェントがしないこと

制限は設計の一部です。エージェントは、スレッドの外部の送信者に返信せず、誰かを催促せず、社外の誰にも書き込みません。読み手であって、やり取りの相手ではありません。あなたのメールボックスにはアクセスできず、転送されたものだけを扱います。記録するのはスレッドに書かれていることだけです。情報があいまいだったり不完全だったりする場合は、推測せずに「要確認」と書き、数値・名前・日付を創作することもありません。

やり取りの中に含まれうる認証情報やパスワードも記録しません。チャットで指摘するので、別途ご対応ください。また、矛盾する2つのバージョンのどちらを採るかは判断しません。これは人が決めることで、ヒューマン・イン・ザ・ループの設計の原則です。

Atakoでの設定方法

このユースケースのページから、導入は4つのステップで完了します。

1. セクションを決める。 wikiのセクションを1〜8個挙げます。たとえば「顧客」「仕入先」「手順」です。エージェントはセクションごとに1ページを作り、そこに何を載せるかの短い説明を付けます。
2. 誰が転送するかを伝える。 エージェントにスレッドを送る人や役割を指定できます。受け取るメールの背景を理解する助けになります。
3. 導入する。 1回の操作で、エージェントとそのメールアドレス、そして使い方のページ付きの「ナレッジベース」プロジェクトが作成されます。連携の設定は不要です。
4. 最初のメールを転送する。 エージェントがチャットでアドレスを伝えます。スレッドを1つ転送して、wikiページが更新される様子を確かめましょう。

まだアカウントがない場合は、アカウントを作成するとトライアルが始まり、その直後にシナリオが設定されます。管理者がエージェントの作成を許可していない場合は、導入の際にその旨が表示され、そこで止まります。

結果を見る場所

結果はAtakoの「ナレッジベース」プロジェクトで確認できます。セクションごとのwikiページに、各情報が出典付きで記録され、金曜日には「今週の更新」ページが追加されます。Atakoのフロアではエージェントの現在の作業が表示されるため、スレッドを処理中かどうかを尋ねなくても分かります。転送のたびにチャットで確認が届きます。何をどこに記録したか、既存の内容と何が矛盾するかです。

ページの追加、訂正、言い換えを頼みたいときは、チャットでエージェントに話しかけてください。依頼は同じ会話の中で処理され、これまでに記録した内容の記憶も引き継がれます。

安全策

エージェントには連携がありません。CRMにも、請求ツールにも、メールボックスにも触れません。書き込みできるのは、シナリオが作成したプロジェクトのwikiだけです。社外の誰にも連絡せず、受け取るメールは、誰かが意図して転送したものに限られます。

人による確認は、重要な場所に置かれています。何を入れるかは、スレッドを転送するかどうかであなたが決めます。エージェントが指摘する矛盾は、あなたが判断します。ページは社内文書と同じように読みます。「要確認」と付いた項目は、人が確認するまで保留のままです。

期待できること

wikiは最初の1通からではなく、蓄積によって役に立つようになります。最初の数週間はページが短く、セクションも変化していきますが、それは普通のことです。ページの分割や統合を頼めば、エージェントは対応します。誰かが情報を探したとき、メールボックスをひっくり返さずに、日付と出どころ付きで10秒で見つかる。そこに価値が表れます。数人のチームにとっては、知識が各自の頭の中にあるだけの状態と、人が入れ替わっても会社に残る状態との違いになります。