Agent AI do zapisywania wiedzy: przekazujesz e-mail, a on zasila wiki

W małej firmie przydatna wiedza krąży e-mailem. Termin dostawy wynegocjowany z dostawcą, procedura, której musi przestrzegać najnowszy pracownik, kontakt u klienta, który naprawdę decyduje: wszystko to istnieje, czarno na białym, w wątku, który otrzymały trzy osoby i którego nikt nie może znaleźć. W dniu, w którym ktoś odchodzi albo zapomina, informacja odchodzi razem z nim. Napisanie wiki to dobra odpowiedź, ale to zadanie, którego nikt nie planuje, bo nigdy nie jest pilne. To cierpliwa, metodyczna praca, którą może przejąć agent AI, pod warunkiem że damy mu prosty sposób wejścia: adres e-mail.

Inspiracja: przekazywać zamiast pisać

Punktem wyjścia jest zastosowanie opisane przez użytkowników Hermes Agent, streszczone w karcie zatytułowanej „zapisywanie wiedzy: od e-maila do firmowego wiki”. Idea mieści się w jednym zdaniu: zamiast prosić wszystkich o dokumentowanie tego, czego się uczą, prosi się ich tylko o przekazanie e-maila agentowi, który robi resztę. Ten gest kosztuje dziesięć sekund, podczas gdy napisanie strony kosztuje dziesięć minut i nigdy nie następuje.

Z tego rozwiązania bierzemy nie wyczyn techniczny, lecz zmianę rozłożenia wysiłku. Osoba, która wie, zachowuje swoją rolę: rozpoznaje, że dana wymiana zasługuje na zapamiętanie. Agent bierze na siebie niewdzięczną część: czyta historię, odsiewa szum, znajduje właściwą stronę, unika duplikatu, podaje źródło. Atako stosuje ten sam podział i dodaje wyraźne granice tego, co agent może zrobić z e-mailem.

Co robi agent

Scenariusz wdraża jednego agenta, Strażnika wiedzy. Przy wdrożeniu dostaje swój adres e-mail w Atako i podaje go na czacie w pierwszej wiadomości, razem z krokami do wykonania.

Gdy przekażesz mu wątek, wyciąga to, co trwałe: decyzje (kto co zdecydował i kiedy), liczby, kontakty ze stanowiskiem i firmą, procedury i terminy. Pomija grzecznościowe formułki i stopki. Następnie zapisuje każdą informację na stronie wiki odpowiedniej sekcji, spośród wybranych, a nową stronę tworzy tylko wtedy, gdy żadna istniejąca sekcja nie pasuje.

Dwa nawyki odróżniają go od automatycznego streszczenia. Po pierwsze, agent aktualizuje stronę na miejscu: jeśli zmienia się termin dostawy dostawcy, zmienia się wiersz, nie ma dwóch wersji obok siebie. Po drugie, każda informacja ma swoje źródło, czyli temat i datę e-maila, więc każdy może prześledzić pozycję do jej początku i ocenić, jak jest aktualna.

Wreszcie agent zawsze porównuje to, czego się dowiaduje, z tym, co wiki już mówi. Jeśli nowy e-mail przeczy jakiejś stronie, zachowuje obie wersje, oznacza sprzeczność na stronie i wspomina o niej Tobie na czacie. W każdy piątek publikuje stronę „Nowości tygodnia” z utworzonymi lub zmienionymi stronami, nowymi kontaktami i wciąż otwartymi sprzecznościami.

Czego agent nie robi

Granice są częścią projektu. Agent nigdy nie odpowiada zewnętrznemu nadawcy wątku, nikogo nie ponagla i nie pisze do nikogo spoza firmy: jest czytelnikiem, nie korespondentem. Nie ma dostępu do Twojej skrzynki, tylko do tego, co mu przekazano. Zapisuje wyłącznie to, co mówi wątek: gdy informacja jest niejasna lub niepełna, pisze „do potwierdzenia” zamiast zgadywać i nie wymyśla żadnej liczby, nazwiska ani daty.

Nie zapisuje też danych logowania ani haseł, które mogłyby pojawić się w korespondencji: sygnalizuje je na czacie, abyś zajął się nimi osobno. I nie rozstrzyga między dwiema sprzecznymi wersjami, to decyzja człowieka, zgodnie z zasadą podejścia human-in-the-loop.

Jak to skonfigurować w Atako

Ze strony tego przypadku użycia wdrożenie przebiega w czterech krokach.

1. Wybierz sekcje. Podaj od jednej do ośmiu sekcji dla swojego wiki, na przykład Klienci, Dostawcy, Procedury. Agent tworzy po jednej stronie na sekcję, z krótkim opisem tego, co do niej należy.
2. Powiedz, kto przekazuje. Możesz wskazać osoby lub role, które będą wysyłać wątki do agenta, co pomaga mu zrozumieć kontekst otrzymywanych e-maili.
3. Wdróż. Jedna akcja tworzy agenta, jego adres e-mail i projekt „Baza wiedzy” wraz ze stroną opisującą działanie. Żadnej integracji do podłączenia.
4. Przekaż pierwszy e-mail. Agent podaje swój adres na czacie. Przekaż mu wątek i zobacz, jak aktualizuje się strona wiki.

Jeśli nie masz jeszcze konta, jego utworzenie rozpoczyna okres próbny, a scenariusz jest konfigurowany zaraz potem. Jeśli administrator nie zezwolił Ci na tworzenie agentów, wdrożenie poinformuje Cię o tym i na tym się zatrzyma.

Gdzie zobaczyć wyniki

Wynik czytasz w projekcie Atako „Baza wiedzy”: jedna strona wiki na sekcję, każda informacja ze swoim źródłem, a w piątki strona „Nowości tygodnia”. Na planie Atako agent pojawia się ze swoją bieżącą aktywnością, więc możesz sprawdzić, czy przetwarza wątek, nie pytając. Każde przekazanie dostaje też potwierdzenie na czacie: co zapisano, gdzie i co przeczy istniejącej treści.

Możesz rozmawiać z agentem na czacie, aby poprosić o dodatkową stronę, poprawkę lub przeformułowanie. Prośby są obsługiwane w tej samej rozmowie, z tą samą pamięcią tego, co już zapisano.

Zabezpieczenia

Agent nie ma żadnej integracji: nie dotyka CRM-a, narzędzia do fakturowania ani skrzynki pocztowej. Jego jedyny dostęp do zapisu to wiki projektu utworzonego przez scenariusz. Nie kontaktuje się z nikim spoza firmy, a jedyne wiadomości, jakie otrzymuje, to te, które ktoś postanowi mu przekazać.

Zatwierdzenie przez człowieka jest tam, gdzie ma znaczenie. Ty wybierasz, co wchodzi, przekazując wątek lub nie. Ty rozstrzygasz sprzeczności, które sygnalizuje agent. I czytasz strony jak każdy dokument firmowy: pozycja oznaczona „do potwierdzenia” czeka, aż człowiek ją potwierdzi.

Czego się spodziewać

Spodziewaj się wiki, które staje się użyteczne przez kumulację, a nie od pierwszego e-maila. W pierwszych tygodniach strony są krótkie, a sekcje ewoluują: to normalne, a agent dostosowuje się, gdy poprosisz go o podział lub połączenie strony. Wartość widać wtedy, gdy ktoś szuka informacji i znajduje ją w dziesięć sekund, z datą i pochodzeniem, zamiast przekopywać skrzynkę. Dla zespołu kilku osób to różnica między wiedzą, która żyje w głowie każdego, a wiedzą, która zostaje w firmie, gdy ludzie idą dalej.