AI-agent til vidensopsamling: du videresender en mail, den fodrer wikien

I en lille virksomhed rejser nyttig viden via mail. Den leveringstid, der er forhandlet med en leverandør, proceduren som den nyeste medarbejder skal følge, kontakten hos en kunde, der virkelig bestemmer: det hele findes, sort på hvidt, i en tråd, som tre personer har modtaget, og som ingen kan finde. Den dag nogen går eller glemmer det, forsvinder oplysningen med dem. At skrive en wiki er det rigtige svar, men det er en opgave, ingen planlægger, fordi den aldrig haster. Det er tålmodigt, metodisk arbejde, som en AI-agent kan overtage, forudsat at du giver den en enkel vej ind: en mailadresse.

Inspirationen: videresend i stedet for at skrive

Udgangspunktet er en brug, som brugere af Hermes Agent har rapporteret, opsummeret i et kort med titlen ”vidensopsamling: fra mail til virksomhedens wiki”. Idéen kan siges i én sætning: i stedet for at bede alle om at dokumentere det, de lærer, beder man dem kun om at videresende mailen til agenten, som klarer resten. Gestussen koster ti sekunder, mens det koster ti minutter at skrive en side, og det bliver aldrig gjort.

Det, vi tager med os, er ikke det tekniske kunststykke, men forskydningen af indsatsen. Den, der ved det, beholder sin rolle, som er at genkende, at en udveksling fortjener at blive husket. Agenten tager den utaknemmelige del: at læse historikken, sortere støjen fra, finde den rette side, undgå dubletten og angive kilden. Atako anvender den samme arbejdsdeling og tilføjer tydelige grænser for, hvad agenten må gøre med en mail.

Hvad agenten gør

Scenariet udruller én enkelt agent, Videnvogteren. Den får sin Atako-mailadresse ved udrulningen og oplyser den i chatten i sin første besked sammen med de skridt, der skal følges.

Når en tråd videresendes til den, udtrækker den det, der varer: beslutninger (hvem der besluttede hvad og hvornår), tal, kontakter med rolle og virksomhed, procedurer og frister. Høflighedsfraser og signaturer ignorerer den. Derefter lægger den hver oplysning på wikisiden for det tilsvarende afsnit blandt dem, du har valgt, og opretter kun en ny side, hvis intet eksisterende afsnit passer.

To vaner gør forskellen til et automatisk resumé. For det første opdaterer agenten siden på stedet: ændres en leverandørs leveringstid, ændres linjen, der står ikke to versioner side om side. For det andet bærer hver oplysning sin kilde, mailens emnelinje og dato, så enhver kan spore en post tilbage til dens oprindelse og vurdere, hvor frisk den er.

Endelig sammenligner agenten altid det, den lærer, med det, wikien allerede siger. Modsiger den nye mail en side, beholder den begge versioner, markerer modsigelsen på siden og nævner den for dig i chatten. Hver fredag udgiver den en side ”Nyt denne uge” med de oprettede eller ændrede sider, de nye kontakter og de modsigelser, der stadig er åbne.

Hvad agenten ikke gør

Grænserne er en del af designet. Agenten svarer aldrig til trådens eksterne afsender, rykker ingen og skriver ikke til nogen uden for virksomheden: den er en læser, ikke en korrespondent. Den har ingen adgang til din postkasse, kun til det, der videresendes til den. Den lægger kun ind, hvad tråden siger: når en oplysning er vag eller ufuldstændig, skriver den ”skal bekræftes” i stedet for at gætte, og den opfinder hverken tal, navne eller datoer.

Den lægger heller ikke loginoplysninger eller adgangskoder ind, som måtte stå i en udveksling: den markerer dem i chatten, så du kan håndtere dem separat. Og den vælger ikke mellem to modstridende versioner, det er en menneskelig beslutning, hvilket er princippet i et human-in-the-loop-design.

Sådan sætter du det op i Atako

Fra siden for dette anvendelsestilfælde sker udrulningen i fire trin.

1. Vælg afsnittene. Angiv et til otte afsnit til din wiki, for eksempel Kunder, Leverandører, Procedurer. Agenten opretter én side pr. afsnit med en kort beskrivelse af, hvad der hører hjemme dér.
2. Sig, hvem der videresender. Du kan nævne de personer eller roller, der sender tråde til agenten, hvilket hjælper den med at forstå konteksten i de mails, den modtager.
3. Udrul. Én enkelt handling opretter agenten, dens mailadresse og projektet ”Vidensbase” med dets forklarende side. Ingen integration at tilslutte.
4. Videresend en første mail. Agenten oplyser sin adresse i chatten. Videresend en tråd til den, og se wikisiden blive opdateret.

Hvis du endnu ikke har en konto, starter oprettelsen af en din prøveperiode, og scenariet konfigureres umiddelbart efter. Hvis din administrator ikke har givet dig lov til at oprette agenter, fortæller udrulningen dig det og stopper dér.

Hvor du ser resultaterne

Resultatet læses i Atako-projektet ”Vidensbase”: én wikiside pr. afsnit, hver oplysning med sin kilde, og siden ”Nyt denne uge” om fredagen. På Atako-etagen vises agenten med sin aktuelle aktivitet, så du kan se, om den behandler en tråd, uden at spørge. Hver videresendelse får desuden en bekræftelse i chatten: hvad der blev lagt ind, hvor, og hvad der modsiger det eksisterende indhold.

Du kan tale med agenten i chatten for at bede om endnu en side, en rettelse eller en omformulering. Anmodninger behandles i den samme samtale med den samme hukommelse om, hvad der allerede er lagt ind.

Sikkerhedsforanstaltninger

Agenten har ingen integration: den rører hverken et CRM, et faktureringsværktøj eller en postkasse. Dens eneste skriveadgang er wikien i det projekt, scenariet har oprettet. Den kontakter ingen uden for virksomheden, og den eneste post, den modtager, er den, nogen beslutter at videresende til den.

Menneskelig godkendelse sidder, hvor det betyder noget. Du vælger, hvad der kommer ind, ved at videresende en tråd eller lade være. Du afgør de modsigelser, agenten markerer. Og du læser siderne som ethvert virksomhedsdokument: en post markeret ”skal bekræftes” venter på, at en person bekræfter den.

Hvad du kan forvente

Forvent en wiki, der bliver nyttig ved ophobning, ikke fra den første mail. I de første uger er siderne korte, og afsnittene udvikler sig: det er normalt, og agenten tilpasser sig, når du beder den dele eller samle en side. Værdien viser sig, når nogen leder efter en oplysning og finder den på ti sekunder, med dato og oprindelse, i stedet for at grave i en postkasse. For et team på få personer er det forskellen mellem viden, der bor i hvers hoved, og viden, der bliver i virksomheden, når folk går videre.