Agent IA de capture de connaissance : transférez un e-mail, il alimente le wiki

Dans une petite entreprise, la connaissance utile circule par e-mail. Le délai de livraison négocié avec un fournisseur, la procédure que le dernier arrivé doit suivre, le contact chez un client qui décide vraiment : tout cela existe, noir sur blanc, dans un fil que trois personnes ont reçu et que personne ne sait retrouver. Le jour où quelqu'un part ou oublie, l'information disparaît avec lui. Écrire un wiki est la bonne réponse, mais c'est une tâche que personne ne planifie, parce qu'elle ne presse jamais. C'est un travail de patience et de méthode qu'un agent IA peut prendre en charge, à condition de lui laisser une porte d'entrée simple : une adresse e-mail.

L'inspiration : transférer plutôt que rédiger

Le point de départ est un usage rapporté par des utilisateurs de Hermes Agent, résumé dans une carte intitulée « capture de connaissance : de l'email vers le wiki d'entreprise ». L'idée tient en une phrase : au lieu de demander à chacun de documenter ce qu'il apprend, on lui demande seulement de transférer le mail à l'agent, qui fait le reste. Le geste coûte dix secondes, là où rédiger une page coûte dix minutes et n'est jamais fait.

Ce que nous en retenons n'est pas la prouesse technique mais le changement d'effort. La personne qui sait garde son rôle, qui est de reconnaître qu'un échange mérite d'être retenu. L'agent prend la part ingrate : lire l'historique, trier le bruit, trouver la bonne page, éviter le doublon, citer la source. Atako applique ce partage, en y ajoutant des limites explicites sur ce que l'agent a le droit de faire avec un mail.

Ce que fait l'agent

Le scénario déploie un seul agent, le Gardien de la connaissance. Il reçoit son adresse e-mail Atako au moment du déploiement et la donne dans le chat dès son premier message, avec la marche à suivre.

Quand un fil lui est transféré, il en extrait ce qui dure : les décisions (qui a décidé quoi, et quand), les chiffres, les contacts avec leur rôle et leur entreprise, les procédures et les échéances. Il ignore les politesses et les signatures. Il range ensuite chaque fait sur la page de wiki de la rubrique qui convient, parmi celles que vous avez choisies, et ne crée une page nouvelle que si aucune rubrique existante ne va.

Deux habitudes font la différence avec un simple résumé automatique. D'abord, l'agent met la page à jour sur place : si le délai de livraison d'un fournisseur change, la ligne change, il n'y a pas deux versions côte à côte. Ensuite, chaque fait porte sa source, l'objet du mail et sa date, ce qui permet à n'importe qui de remonter à l'origine d'une information et de juger de sa fraîcheur.

Enfin, l'agent compare toujours ce qu'il apprend avec ce que le wiki dit déjà. Si le nouveau mail contredit une page, il garde les deux versions, signale la contradiction sur la page et vous la mentionne dans le chat. Chaque vendredi, il publie une page « Nouveautés de la semaine » qui liste les pages créées ou modifiées, les nouveaux contacts et les contradictions encore ouvertes.

Ce que l'agent ne fait pas

Les limites font partie de la conception. L'agent ne répond jamais à l'expéditeur externe d'un fil, ne relance personne et n'écrit à aucune personne en dehors de l'entreprise : il est un lecteur, pas un correspondant. Il n'a pas accès à votre boîte mail, seulement à ce qu'on lui transfère. Il ne range que ce que le fil dit : quand un fait est flou ou incomplet, il écrit « à confirmer » au lieu de deviner, et il n'invente ni chiffre, ni nom, ni date.

Il ne range pas non plus les identifiants et mots de passe qui traîneraient dans un échange : il vous les signale dans le chat pour que vous les traitiez à part. Et il ne tranche pas entre deux versions contradictoires, c'est une décision humaine, ce qui est le principe d'une conception avec validation humaine.

Comment le mettre en place dans Atako

Depuis la page de ce cas d'usage, le déploiement tient en quatre étapes.

1. Choisir les rubriques. Listez de une à huit rubriques pour votre wiki, par exemple Clients, Fournisseurs, Procédures. L'agent crée une page par rubrique, avec une courte description de ce qui y a sa place.
2. Dire qui transfère. Vous pouvez indiquer les personnes ou les rôles qui enverront des fils à l'agent, ce qui l'aide à comprendre le contexte des mails qu'il reçoit.
3. Déployer. Une seule action crée l'agent, son adresse e-mail et le projet « Base de connaissance » avec sa page de mode d'emploi. Aucune intégration n'est à connecter.
4. Transférer un premier mail. L'agent donne son adresse dans le chat. Transférez-lui un fil, et regardez la page du wiki se mettre à jour.

Si vous n'avez pas encore de compte, sa création démarre votre essai et le scénario se configure juste après. Si votre administrateur ne vous a pas autorisé à créer des agents, le déploiement vous le dit et s'arrête là.

Où voir les résultats

Le résultat se lit dans le projet Atako « Base de connaissance » : une page de wiki par rubrique, chaque fait avec sa source, et la page « Nouveautés de la semaine » le vendredi. Sur le plateau Atako, l'agent apparaît avec son activité en cours, ce qui permet de savoir s'il est en train de traiter un fil sans poser la question. Chaque transfert reçoit aussi une confirmation dans le chat : ce qui a été rangé, où, et ce qui contredit l'existant.

Vous pouvez parler à l'agent dans le chat pour lui demander une page de plus, une correction ou une reformulation. Les demandes sont traitées dans la même conversation, avec la même mémoire de ce qui a déjà été rangé.

Garde-fous

L'agent n'a aucune intégration : il ne touche ni à un CRM, ni à un outil de facturation, ni à une messagerie. Son seul accès en écriture est le wiki du projet que le scénario a créé. Il ne contacte personne en dehors de l'entreprise, et le seul courrier qu'il reçoit est celui qu'on décide de lui transférer.

La validation humaine se place là où elle compte. Vous choisissez ce qui entre, par le simple fait de transférer ou non un fil. Vous arbitrez les contradictions que l'agent signale. Et vous relisez les pages comme n'importe quel document de l'entreprise : une information marquée « à confirmer » attend qu'une personne la confirme.

À quoi s'attendre

Attendez-vous à un wiki qui devient utile par accumulation, pas dès le premier mail. Les premières semaines, les pages sont courtes et les rubriques évoluent : c'est normal, et l'agent s'adapte quand vous lui demandez de scinder ou de fusionner une page. La valeur apparaît quand quelqu'un cherche une information et la trouve en dix secondes, avec la date et l'origine, au lieu de fouiller une boîte mail. Pour une équipe de quelques personnes, c'est la différence entre une connaissance qui vit dans la tête de chacun et une connaissance qui reste dans l'entreprise quand les gens bougent.