AI-agent voor kennisvastlegging: jij stuurt een e-mail door, hij voedt de wiki

In een klein bedrijf reist nuttige kennis per e-mail. De leveringstermijn die met een leverancier is onderhandeld, de procedure die de nieuwste medewerker moet volgen, de contactpersoon bij een klant die echt beslist: het bestaat allemaal, zwart op wit, in een thread die drie mensen hebben ontvangen en die niemand terugvindt. Op de dag dat iemand vertrekt of het vergeet, verdwijnt de informatie mee. Een wiki schrijven is het juiste antwoord, maar het is een taak die niemand inplant, omdat hij nooit urgent is. Het is geduldig, methodisch werk dat een AI-agent kan overnemen, op voorwaarde dat je hem een eenvoudige ingang geeft: een e-mailadres.

De inspiratie: doorsturen in plaats van schrijven

Het uitgangspunt is een gebruik dat gebruikers van Hermes Agent hebben gemeld, samengevat in een kaart met de titel ‘kennisvastlegging: van e-mail naar de bedrijfswiki’. Het idee past in één zin: in plaats van iedereen te vragen vast te leggen wat ze leren, vraag je alleen de e-mail door te sturen naar de agent, die de rest doet. Het gebaar kost tien seconden, terwijl het schrijven van een pagina tien minuten kost en nooit gebeurt.

Wat we ervan overnemen is niet de technische prestatie maar de verschuiving van inspanning. Wie het weet, behoudt zijn rol: herkennen dat een uitwisseling het waard is om te onthouden. De agent neemt het ondankbare deel over: de geschiedenis lezen, de ruis eruit halen, de juiste pagina vinden, het duplicaat vermijden, de bron noemen. Atako past dezelfde verdeling toe en voegt expliciete grenzen toe aan wat de agent met een e-mail mag doen.

Wat de agent doet

Het scenario rolt één agent uit, de Kennisbewaarder. Hij krijgt bij de uitrol zijn Atako-e-mailadres en noemt het in zijn eerste bericht in de chat, samen met de te volgen stappen.

Als hem een thread wordt doorgestuurd, haalt hij eruit wat blijft: beslissingen (wie wat wanneer heeft besloten), cijfers, contacten met functie en bedrijf, procedures en deadlines. Beleefdheidsfrasen en handtekeningen negeert hij. Daarna legt hij elk feit vast op de wikipagina van de bijbehorende sectie, onder de secties die jij hebt gekozen, en maakt hij alleen een nieuwe pagina aan als geen bestaande sectie past.

Twee gewoonten maken het verschil met een automatische samenvatting. Ten eerste werkt de agent de pagina ter plekke bij: verandert de leveringstermijn van een leverancier, dan verandert de regel, er staan geen twee versies naast elkaar. Ten tweede draagt elk feit zijn bron, het onderwerp en de datum van de e-mail, zodat iedereen een gegeven tot de oorsprong kan terugvoeren en kan beoordelen hoe actueel het is.

Tot slot vergelijkt de agent wat hij leert altijd met wat de wiki al zegt. Spreekt de nieuwe e-mail een pagina tegen, dan bewaart hij beide versies, markeert hij de tegenstrijdigheid op de pagina en vermeldt hij die aan jou in de chat. Elke vrijdag publiceert hij een pagina ‘Nieuw deze week’ met de aangemaakte of gewijzigde pagina's, de nieuwe contacten en de nog openstaande tegenstrijdigheden.

Wat de agent niet doet

De grenzen horen bij het ontwerp. De agent antwoordt nooit aan de externe afzender van een thread, achtervolgt niemand en schrijft niemand buiten het bedrijf: hij is een lezer, geen correspondent. Hij heeft geen toegang tot jouw mailbox, alleen tot wat hem wordt doorgestuurd. Hij legt alleen vast wat de thread zegt: is een feit vaag of onvolledig, dan schrijft hij ‘te bevestigen’ in plaats van te gokken, en hij verzint geen cijfer, naam of datum.

Ook inloggegevens of wachtwoorden die in een uitwisseling kunnen staan, legt hij niet vast: hij meldt ze in de chat zodat jij ze apart afhandelt. En hij kiest niet tussen twee tegenstrijdige versies. Dat is een menselijke beslissing, het principe van een human-in-the-loop-ontwerp.

Zo zet je het op in Atako

Vanaf de pagina van deze use case verloopt de uitrol in vier stappen.

1. De secties kiezen. Noem één tot acht secties voor je wiki, bijvoorbeeld Klanten, Leveranciers, Procedures. De agent maakt per sectie een pagina met een korte beschrijving van wat erin thuishoort.
2. Zeggen wie doorstuurt. Je kunt de personen of rollen noemen die threads naar de agent sturen, wat hem helpt de context van de ontvangen e-mails te begrijpen.
3. Uitrollen. Eén enkele actie maakt de agent, zijn e-mailadres en het project ‘Kennisbank’ met de bijbehorende uitlegpagina aan. Geen integratie om te koppelen.
4. Een eerste e-mail doorsturen. De agent geeft zijn adres in de chat. Stuur hem een thread door en zie de wikipagina bijwerken.

Heb je nog geen account, dan start het aanmaken ervan je proefperiode en wordt het scenario direct daarna ingesteld. Heeft je beheerder je niet toegestaan agents aan te maken, dan meldt de uitrol dat en stopt daar.

Waar je de resultaten ziet

Het resultaat lees je in het Atako-project ‘Kennisbank’: een wikipagina per sectie, elk feit met zijn bron, en op vrijdag de pagina ‘Nieuw deze week’. Op de Atako-verdieping verschijnt de agent met zijn huidige activiteit, zodat je kunt zien of hij een thread verwerkt zonder het te vragen. Elke doorgestuurde e-mail krijgt bovendien een bevestiging in de chat: wat is vastgelegd, waar, en wat de bestaande inhoud tegenspreekt.

Je kunt in de chat met de agent praten om nog een pagina, een correctie of een herformulering te vragen. Verzoeken worden in hetzelfde gesprek afgehandeld, met hetzelfde geheugen van wat al is vastgelegd.

Waarborgen

De agent heeft geen integratie: hij raakt geen CRM, geen factureringstool en geen mailbox aan. Zijn enige schrijftoegang is de wiki van het project dat het scenario heeft aangemaakt. Hij neemt met niemand buiten het bedrijf contact op, en de enige mail die hij ontvangt is wat iemand besluit door te sturen.

De menselijke goedkeuring zit waar het ertoe doet. Jij kiest wat erin komt, door een thread wel of niet door te sturen. Jij beslist over de tegenstrijdigheden die de agent meldt. En je leest de pagina's zoals elk bedrijfsdocument: een gegeven met ‘te bevestigen’ wacht tot een persoon het bevestigt.

Wat je mag verwachten

Verwacht een wiki die nuttig wordt door opeenhoping, niet vanaf de eerste e-mail. In de eerste weken zijn de pagina's kort en evolueren de secties: dat is normaal, en de agent past zich aan als je hem vraagt een pagina te splitsen of samen te voegen. De waarde zie je wanneer iemand een gegeven zoekt en het in tien seconden vindt, met datum en herkomst, in plaats van een mailbox uit te spitten. Voor een team van een paar mensen is het het verschil tussen kennis die in ieders hoofd zit en kennis die in het bedrijf blijft wanneer mensen doorstromen.