지식 수집 AI 에이전트: 이메일을 전달하면 위키를 채워 줍니다

작은 회사에서 유용한 지식은 이메일로 오갑니다. 공급업체와 협상한 납기, 새로 온 사람이 따라야 할 절차, 고객사에서 실제로 결정하는 담당자까지, 모두 세 사람이 받았지만 아무도 찾지 못하는 스레드 안에 분명히 적혀 있습니다. 누군가 떠나거나 잊어버리는 날, 그 정보도 함께 사라집니다. 위키를 쓰는 것이 맞는 답이지만, 급한 일이 아니기 때문에 아무도 일정에 넣지 않는 작업입니다. 끈기와 체계가 필요한 이 일은 간단한 입구만 마련해 주면 AI 에이전트가 맡을 수 있습니다. 그 입구가 바로 이메일 주소입니다.

영감: 쓰는 대신 전달하기

출발점은 Hermes Agent 사용자들이 보고한 사례이며, “지식 수집: 이메일에서 사내 위키로”라는 제목의 카드에 요약되어 있습니다. 아이디어는 한 문장으로 설명됩니다. 모두에게 배운 것을 문서화하라고 요구하는 대신 이메일을 에이전트에게 전달하기만 하게 하고, 나머지는 에이전트가 처리합니다. 전달하는 데는 10초가 걸리지만, 한 페이지를 쓰는 데는 10분이 걸리고 결국 쓰이지 않습니다.

여기서 가져온 것은 기술적 묘기가 아니라 노력의 이동입니다. 아는 사람은 자기 역할, 즉 어떤 대화가 기억할 가치가 있음을 알아보는 일을 그대로 유지합니다. 이력을 읽고, 잡음을 걸러 내고, 알맞은 페이지를 찾고, 중복을 피하고, 출처를 밝히는 번거로운 부분은 에이전트가 맡습니다. Atako도 같은 역할 분담을 적용하며, 에이전트가 이메일로 무엇을 할 수 있는지에 대한 한계를 명시적으로 더했습니다.

에이전트가 하는 일

이 시나리오는 “지식 지킴이”라는 에이전트 한 명을 배포합니다. 배포할 때 Atako 이메일 주소를 받으며, 첫 메시지에서 해야 할 단계와 함께 채팅으로 그 주소를 알려 줍니다.

스레드가 전달되면 오래 남을 정보를 추출합니다. 결정 사항(누가 언제 무엇을 결정했는지), 수치, 직책과 회사가 있는 연락처, 절차와 기한입니다. 인사말과 서명은 무시합니다. 그런 다음 사용자가 고른 섹션 중 해당하는 섹션의 위키 페이지에 각 정보를 기록하고, 기존 섹션 가운데 맞는 곳이 없을 때만 새 페이지를 만듭니다.

자동 요약과 차이를 만드는 습관이 두 가지 있습니다. 첫째, 에이전트는 페이지를 제자리에서 갱신합니다. 공급업체의 납기가 바뀌면 해당 줄이 바뀔 뿐, 두 버전이 나란히 놓이지 않습니다. 둘째, 모든 정보에는 이메일 제목과 날짜라는 출처가 붙습니다. 누구든 항목의 근원까지 거슬러 올라가 얼마나 최신인지 판단할 수 있습니다.

마지막으로, 에이전트는 새로 알게 된 내용을 항상 위키가 이미 말하고 있는 내용과 비교합니다. 새 이메일이 어떤 페이지와 모순되면 두 버전을 모두 보존하고, 페이지에 모순을 표시하며, 채팅에서 알려 드립니다. 매주 금요일에는 생성되거나 변경된 페이지, 새 연락처, 아직 풀리지 않은 모순을 정리한 “이번 주 소식” 페이지를 게시합니다.

에이전트가 하지 않는 일

한계는 설계의 일부입니다. 에이전트는 스레드의 외부 발신자에게 절대 답장하지 않고, 누구도 재촉하지 않으며, 회사 밖의 누구에게도 메시지를 쓰지 않습니다. 독자일 뿐 서신 상대가 아닙니다. 사용자의 메일함에는 접근하지 못하고, 전달된 것만 다룹니다. 스레드에 적힌 내용만 기록합니다. 정보가 모호하거나 불완전하면 추측하는 대신 “확인 필요”라고 쓰고, 수치나 이름, 날짜를 지어내지 않습니다.

대화에 섞여 있을 수 있는 인증 정보나 비밀번호도 기록하지 않습니다. 채팅에서 알려 드리므로 따로 처리해 주십시오. 서로 모순되는 두 버전 중 어느 쪽을 택할지도 스스로 결정하지 않습니다. 그것은 사람이 내리는 결정이며, 휴먼 인 더 루프 설계의 원칙입니다.

Atako에서 설정하는 방법

이 활용 사례의 페이지에서 배포는 네 단계로 진행됩니다.

1. 섹션 정하기. 위키의 섹션을 1개에서 8개까지 나열합니다. 예를 들어 고객, 공급업체, 절차입니다. 에이전트는 섹션마다 한 페이지를 만들고, 무엇을 담는 곳인지 짧은 설명을 붙입니다.
2. 누가 전달하는지 알리기. 에이전트에게 스레드를 보낼 사람이나 역할을 지정할 수 있으며, 받는 이메일의 맥락을 이해하는 데 도움이 됩니다.
3. 배포하기. 한 번의 작업으로 에이전트, 이메일 주소, 그리고 작동 방식 페이지가 있는 “지식 베이스” 프로젝트가 만들어집니다. 연결할 연동은 없습니다.
4. 첫 이메일 전달하기. 에이전트가 채팅으로 자신의 주소를 알려 줍니다. 스레드를 하나 전달하고 위키 페이지가 갱신되는 모습을 확인하십시오.

아직 계정이 없다면 계정을 만드는 순간 체험이 시작되고, 곧바로 시나리오가 설정됩니다. 관리자가 에이전트 생성을 허용하지 않았다면, 배포 과정에서 그 사실을 알려 주고 거기서 멈춥니다.

결과를 볼 수 있는 곳

결과는 Atako의 “지식 베이스” 프로젝트에서 확인합니다. 섹션별 위키 페이지에 각 정보가 출처와 함께 기록되고, 금요일에는 “이번 주 소식” 페이지가 추가됩니다. Atako 플로어에는 에이전트의 현재 작업이 표시되므로, 묻지 않아도 스레드를 처리 중인지 알 수 있습니다. 전달할 때마다 채팅으로 확인 메시지도 옵니다. 무엇을 어디에 기록했는지, 기존 내용과 무엇이 모순되는지입니다.

페이지 추가, 수정, 표현 변경이 필요하면 채팅에서 에이전트에게 말하면 됩니다. 요청은 같은 대화 안에서 처리되며, 지금까지 기록한 내용에 대한 기억도 그대로 이어집니다.

안전장치

에이전트에는 연동이 없습니다. CRM, 청구 도구, 메일함 어디에도 접근하지 않습니다. 쓰기 권한은 시나리오가 만든 프로젝트의 위키뿐입니다. 회사 밖의 누구에게도 연락하지 않으며, 받는 메일은 누군가 의도적으로 전달한 것뿐입니다.

사람의 검증은 중요한 지점에 있습니다. 무엇이 들어갈지는 스레드를 전달할지 말지로 사용자가 정합니다. 에이전트가 표시한 모순은 사용자가 판단합니다. 페이지는 다른 사내 문서와 마찬가지로 읽으면 됩니다. “확인 필요”로 표시된 항목은 사람이 확인할 때까지 대기합니다.

기대할 수 있는 것

위키는 첫 이메일부터가 아니라 쌓이면서 유용해집니다. 처음 몇 주 동안은 페이지가 짧고 섹션도 변해 가는데, 정상입니다. 페이지를 나누거나 합치라고 요청하면 에이전트가 맞춰 줍니다. 누군가 정보를 찾을 때 메일함을 뒤지는 대신 날짜와 출처가 붙은 답을 10초 만에 찾을 수 있게 되면 그 가치가 드러납니다. 몇 명 안 되는 팀에게는, 지식이 각자의 머릿속에만 있는 상태와 사람이 바뀌어도 회사에 남는 상태의 차이가 됩니다.