Wspólna pamięć firmy: archiwista AI prowadzi rejestr decyzji i słownik

W firmie liczącej dziesięć czy dwadzieścia osób decyzje zapadają szybko, a zapamiętywane są słabo. Dlaczego wybraliśmy jednego dostawcę zamiast drugiego, kiedy zakończyliśmy jedną z ofert, co oznacza ten skrót, którego wszyscy używają? Odpowiedź gdzieś istnieje, w głowie jednej osoby albo w wątku dyskusji, i znika, gdy ta osoba odejdzie lub nie ma czasu. Agenci zaostrzają ten sam problem: agent AI ma tylko taką pamięć, jaką mu dasz, a do dobrej pracy potrzebuje kontekstu firmy.

Inspiracja: jedna pamięć dla zespołów i agentów

Punktem wyjścia jest zastosowanie opisane przez użytkowników Hermes Agent, streszczone w karcie zatytułowanej „wspólna pamięć firmy”. Idea polega na tym, by przestać zostawiać tę pamięć rozproszoną: jedno miejsce, prowadzone przez agenta, którego jest to zadaniem, i dostępne dla zespołów oraz innych agentów.

Bierzemy z tego formę. Użyteczna pamięć to nie jeden wielki tekst, lecz dwa proste obiekty, które umie się prowadzić: rejestr decyzji, który odpowiada na „kiedy, kto, dlaczego”, i słownik, który odpowiada na „co to znaczy”. Atako stosuje tę ideę z archiwistą, wiki projektu i ścisłymi regułami dotyczącymi tego, co wolno mu pisać.

Co robi archiwista

Scenariusz wdraża jednego agenta, Archiwistę, który prowadzi dwie strony w wiki projektu „Pamięć firmy”.

Rejestr decyzji zawiera po jednym wpisie na decyzję, najnowsze na górze. Każdy wpis ma datę, decyzję w jednym zdaniu, powód, osoby lub zespół, które zdecydowały, skutek i źródło. Gdy decyzja się zmienia, archiwista nie przepisuje starej: dodaje nowy wpis, który się do niej odnosi, i oznacza starą jako zastąpioną. Historia pozostaje kompletna.

Słownik zawiera terminy właściwe firmie: produkty, nazwy wewnętrzne, skróty, z krótką definicją, zespołem, który ich używa, i datą dodania. Archiwista łączy duplikaty i synonimy zamiast wymieniać je dwa razy.

Przy starcie zapisuje podane przez Ciebie ostatnie decyzje i zasila słownik na podstawie opisu firmy. Potem pytasz go na czacie. Na pytanie w rodzaju „dlaczego wybraliśmy tego dostawcę słodu?” przeszukuje najpierw rejestr i słownik, a następnie odpowiada z historią: co postanowiono, kiedy, przez kogo, dlaczego i z jakiego źródła. Gdy pamięć nie odpowiada, mówi o tym, wymienia, czego brakuje, i wskazuje, kto prawdopodobnie to wie. W każdy piątek pisze stronę „Co zmieniło się w tym tygodniu”: nowe decyzje, decyzje zastąpione, nowe terminy, wciąż otwarte luki.

Czego archiwista nie robi

Granice są częścią projektu. Archiwista zapisuje i odpowiada, nie decyduje: rekomendacja nigdy nie jest wpisem rejestru, dopóki człowiek jej nie podejmie. Nigdy nie wymyśla decyzji, daty, autora ani powodu: „nieznane” jest dopuszczalną odpowiedzią, domysł nie. Podaje źródło każdej odpowiedzi, a gdy źródła się różnią, pokazuje oba.

Nie zapisuje danych logowania, haseł ani danych osobowych osób prywatnych. Nie kontaktuje się z nikim spoza firmy. I nie ma żadnej integracji: nie czyta Twojej skrzynki ani narzędzi, zna tylko to, co mu się powie, i to, co już zapisał. To podejście human-in-the-loop pozostawia same decyzje ludziom.

Jak to skonfigurować w Atako

Ze strony tego przypadku użycia wdrożenie przebiega w czterech krokach.

1. Opisz firmę. Kilka linijek o tym, czym zajmuje się firma, o jej zespołach i o terminach, które są jej właściwe. Archiwista wykorzystuje je do zasilenia słownika.
2. Wymień ostatnie decyzje. Jedna na wiersz, do dziesięciu, z decydentem i powodem, jeśli je znasz. To będą pierwsze wpisy rejestru.
3. Wdróż. Jedna akcja tworzy agenta i projekt „Pamięć firmy” z jego stronami. Żadnej integracji do podłączenia.
4. Zadaj pierwsze pytanie. Zapytaj archiwistę, dlaczego podjęto jedną z decyzji, i sprawdź, czy jego odpowiedź cytuje rejestr.

Jeśli nie masz jeszcze konta, jego utworzenie rozpoczyna okres próbny, a scenariusz jest konfigurowany zaraz potem. Jeśli administrator nie zezwolił Ci na tworzenie agentów, wdrożenie poinformuje Cię o tym i na tym się zatrzyma.

Gdzie zobaczyć wyniki

Wynik czytasz w projekcie Atako „Pamięć firmy”: strona „Rejestr decyzji”, strona „Słownik” i w piątki strona „Co zmieniło się w tym tygodniu”. Na czacie odpowiedzi archiwisty cytują źródła, więc możesz otworzyć oryginalny wpis. Na planie Atako agent pojawia się ze swoją bieżącą aktywnością.

Aby zapisać decyzję lub termin, zgłoś go archiwiście na czacie: doda go od razu i potwierdzi, gdzie. Prośby są obsługiwane w tej samej rozmowie, z tą samą pamięcią tego, co już zapisano.

Zabezpieczenia

Agent nie ma żadnej integracji. Jego jedyny dostęp do zapisu to wiki projektu utworzonego dla scenariusza i nie kontaktuje się z nikim spoza firmy. Rejestr i słownik to strony, które możesz sam czytać, poprawiać lub uzupełniać, jak każdą stronę wiki.

Zatwierdzenie przez człowieka jest tam, gdzie ma znaczenie. Ludzie podejmują decyzje, archiwista je zapisuje. Wpisy oznaczone przez agenta jako „nieznane” lub „do potwierdzenia” czekają, aż człowiek je uzupełni, a luki, które zgłasza, to lista rzeczy do zapytania, a nie dziura do zatkania na chybił trafił.

Czego się spodziewać

Spodziewaj się na początku krótkiego rejestru i odpowiedzi, które poprawiają się w miarę jego zapełniania. Pierwsze pytania o niezapisane tematy dostaną odpowiedź „Nie wiem, oto czego brakuje”: to zamierzone zachowanie, a lista luk jest sama w sobie użyteczna. Wartość widać wtedy, gdy nowa osoba w zespole lub inny agent w kilka sekund dostaje powód dawnego wyboru, z datą i źródłem, zamiast szukać, kto to pamięta. Dla małego zespołu to różnica między pamięcią zależną od tego, kto jest obecny, a pamięcią, która zostaje w firmie.