Gemeinsames Firmengedächtnis: ein KI-Archivar pflegt Entscheidungsprotokoll und Glossar

In einem Unternehmen mit zehn oder zwanzig Personen werden Entscheidungen schnell getroffen und schlecht behalten. Warum haben wir uns für den einen Lieferanten statt des anderen entschieden, wann haben wir ein Angebot eingestellt, wofür steht das Kürzel, das alle benutzen? Die Antwort existiert irgendwo, im Kopf einer Person oder in einem Diskussionsfaden, und sie verschwindet, wenn diese Person weg ist oder keine Zeit hat. Agenten verschärfen dasselbe Problem: Ein KI-Agent hat nur das Gedächtnis, das man ihm gibt, und braucht den Kontext des Unternehmens, um gut zu arbeiten.

Die Inspiration: ein Gedächtnis für Teams und Agenten

Ausgangspunkt ist ein Einsatz, den Nutzer von Hermes Agent berichtet haben und der in einer Karte mit dem Titel „gemeinsames Firmengedächtnis“ zusammengefasst ist. Die Idee: dieses Gedächtnis nicht länger verstreut lassen, sondern an einem einzigen Ort führen, gepflegt von einem Agenten, dessen Aufgabe es ist, und abfragbar für Teams und andere Agenten.

Übernommen wird die Form. Ein brauchbares Gedächtnis ist nicht ein großer Text, sondern zwei einfache Objekte, die man zu pflegen weiß: ein Entscheidungsprotokoll, das „wann, wer, warum“ beantwortet, und ein Glossar, das „was bedeutet das“ beantwortet. Atako setzt diese Idee mit einem Archivar, einem Projekt-Wiki und strengen Regeln dafür um, was er schreiben darf.

Was der Archivar tut

Das Szenario stellt einen einzigen Agenten bereit, den Archivar, der zwei Seiten im Wiki des Projekts „Firmengedächtnis“ führt.

Das Entscheidungsprotokoll enthält einen Eintrag pro Entscheidung, die neueste zuerst. Jeder Eintrag trägt Datum, die Entscheidung in einem Satz, die Begründung, die entscheidenden Personen oder Teams, die Auswirkung und die Quelle. Ändert sich eine Entscheidung, schreibt der Archivar die alte nicht um: Er fügt einen neuen Eintrag hinzu, der auf sie verweist, und markiert die alte als überholt. Die Historie bleibt vollständig.

Das Glossar enthält die eigenen Begriffe des Unternehmens: Produkte, interne Bezeichnungen, Kürzel, mit einer kurzen Definition, dem Team, das sie verwendet, und dem Datum der Aufnahme. Der Archivar führt Duplikate und Synonyme zusammen, statt sie doppelt aufzuführen.

Beim Start hält er die von Ihnen aufgelisteten jüngsten Entscheidungen fest und legt das Glossar anhand Ihrer Unternehmensbeschreibung an. Danach befragen Sie ihn im Chat. Auf eine Frage wie „Warum haben wir diesen Malzlieferanten gewählt?“ durchsucht er zuerst Protokoll und Glossar und antwortet dann mit der Historie: was entschieden wurde, wann, von wem, warum und mit welcher Quelle. Gibt das Gedächtnis keine Antwort, sagt er es, listet auf, was fehlt, und nennt, wer es vermutlich weiß. Jeden Freitag schreibt er eine Seite „Das hat sich diese Woche geändert“: neue Entscheidungen, überholte Entscheidungen, neue Begriffe, noch offene Lücken.

Was der Archivar nicht tut

Die Grenzen gehören zum Konzept. Der Archivar hält fest und antwortet, er entscheidet nicht: Eine Empfehlung ist nie ein Protokolleintrag, solange sie kein Mensch getroffen hat. Er erfindet nie eine Entscheidung, ein Datum, einen Urheber oder eine Begründung: „unbekannt“ ist eine zulässige Antwort, eine Vermutung nicht. Er nennt die Quelle jeder Antwort und zeigt bei widersprüchlichen Quellen beide.

Er hält keine Zugangsdaten, Passwörter oder personenbezogenen Daten von Privatpersonen fest. Er kontaktiert niemanden außerhalb des Unternehmens. Und er hat keine Integration: Er liest weder Ihr Postfach noch Ihre Tools, er kennt nur, was man ihm sagt und was er bereits festgehalten hat. Dieser Human-in-the-Loop-Ansatz überlässt die Entscheidungen selbst den Menschen.

So richten Sie es in Atako ein

Auf der Seite dieses Anwendungsfalls erfolgt die Bereitstellung in vier Schritten.

1. Das Unternehmen beschreiben. Ein paar Zeilen dazu, was das Unternehmen tut, zu seinen Teams und zu den Begriffen, die nur dort gelten. Der Archivar legt damit das Glossar an.
2. Die jüngsten Entscheidungen auflisten. Eine pro Zeile, bis zu zehn, mit Entscheider und Begründung, sofern bekannt. Das sind die ersten Protokolleinträge.
3. Bereitstellen. Eine einzige Aktion legt den Agenten und das Projekt „Firmengedächtnis“ mit seinen Seiten an. Keine Integration zu verbinden.
4. Eine erste Frage stellen. Fragen Sie den Archivar, warum eine der Entscheidungen getroffen wurde, und prüfen Sie, dass seine Antwort das Protokoll zitiert.

Wenn Sie noch kein Konto haben, startet die Erstellung eines Kontos Ihre Testphase, und das Szenario wird direkt danach eingerichtet. Wenn Ihr Administrator Ihnen nicht erlaubt hat, Agenten anzulegen, teilt Ihnen die Bereitstellung das mit und endet dort.

Wo Sie die Ergebnisse sehen

Das Ergebnis lesen Sie im Atako-Projekt „Firmengedächtnis“: die Seite „Entscheidungsprotokoll“, die Seite „Glossar“ und freitags die Seite „Das hat sich diese Woche geändert“. Im Chat nennen die Antworten des Archivars ihre Quellen, sodass Sie den ursprünglichen Eintrag öffnen können. Auf der Atako-Etage erscheint der Agent mit seiner aktuellen Tätigkeit.

Um eine Entscheidung oder einen Begriff festzuhalten, kündigen Sie sie dem Archivar im Chat an: Er fügt sie sofort hinzu und bestätigt, wo. Anfragen werden in derselben Unterhaltung bearbeitet, mit demselben Gedächtnis dessen, was bereits festgehalten wurde.

Schutzvorkehrungen

Der Agent hat keine Integration. Sein einziger Schreibzugriff ist das Wiki des Projekts, das für das Szenario angelegt wurde, und er kontaktiert niemanden außerhalb des Unternehmens. Protokoll und Glossar sind Seiten, die Sie wie jede Wiki-Seite selbst lesen, korrigieren oder ergänzen können.

Die menschliche Freigabe sitzt dort, wo sie zählt. Menschen treffen die Entscheidungen, der Archivar hält sie fest. Einträge, die der Agent mit „unbekannt“ oder „zu bestätigen“ markiert, warten darauf, dass eine Person sie vervollständigt, und die gemeldeten Lücken sind eine Liste von Fragen, keine Löcher, die man auf gut Glück stopft.

Was Sie erwarten können

Rechnen Sie anfangs mit einem kurzen Protokoll und Antworten, die besser werden, je voller es wird. Die ersten Fragen zu nicht erfassten Themen bekommen die Antwort „Ich weiß es nicht, das fehlt“: Das ist das gewollte Verhalten, und die Liste der Lücken ist für sich genommen nützlich. Der Nutzen zeigt sich, wenn eine neue Kollegin oder ein anderer Agent in Sekunden den Grund einer früheren Wahl erhält, mit Datum und Quelle, statt zu suchen, wer sich erinnert. Für ein kleines Team ist das der Unterschied zwischen einem Gedächtnis, das davon abhängt, wer anwesend ist, und einem Gedächtnis, das im Unternehmen bleibt.