Gedeeld bedrijfsgeheugen: een AI-archivaris houdt het besluitenlogboek en de woordenlijst bij

In een bedrijf van tien of twintig mensen worden besluiten snel genomen en slecht onthouden. Waarom kozen we de ene leverancier boven de andere, wanneer zijn we met een aanbod gestopt, wat betekent die afkorting die iedereen gebruikt? Het antwoord bestaat ergens, in het hoofd van één persoon of in een discussiedraad, en verdwijnt als die persoon weg is of geen tijd heeft. Agents verscherpen hetzelfde probleem: een AI-agent heeft alleen het geheugen dat je hem geeft en heeft de context van het bedrijf nodig om goed te werken.

De inspiratie: één geheugen voor teams en agents

Het uitgangspunt is een gebruik dat gebruikers van Hermes Agent hebben gemeld, samengevat in een kaart met de titel ‘gedeeld bedrijfsgeheugen’. Het idee is dit geheugen niet langer te laten verspreiden: één plek, bijgehouden door een agent wiens taak dat is, en die teams en andere agents kunnen raadplegen.

Wat we ervan overnemen is de vorm. Een bruikbaar geheugen is geen grote tekst maar twee eenvoudige objecten die je weet bij te houden: een besluitenlogboek, dat ‘wanneer, wie, waarom’ beantwoordt, en een woordenlijst, die ‘wat betekent het’ beantwoordt. Atako past dit idee toe met een archivaris, een projectwiki en strikte regels over wat hij mag schrijven.

Wat de archivaris doet

Het scenario rolt één agent uit, de Archivaris, die twee pagina's bijhoudt in de wiki van het project ‘Bedrijfsgeheugen’.

Het besluitenlogboek bevat één item per besluit, het nieuwste eerst. Elk item draagt de datum, het besluit in één zin, de reden, de personen of het team die besloten, de impact en de bron. Verandert een besluit, dan herschrijft de archivaris het oude niet: hij voegt een nieuw item toe dat ernaar verwijst en markeert het oude als vervangen. De geschiedenis blijft compleet.

De woordenlijst bevat de eigen termen van het bedrijf: producten, interne namen, afkortingen, met een korte definitie, het team dat de term gebruikt en de datum van toevoeging. De archivaris voegt duplicaten en synoniemen samen in plaats van ze twee keer op te nemen.

Bij het opstarten legt hij de recente besluiten vast die je hebt opgesomd en vult hij de woordenlijst op basis van je bedrijfsbeschrijving. Daarna ondervraag je hem in de chat. Bij een vraag als ‘waarom hebben we deze mouterijleverancier gekozen?’ zoekt hij eerst in het logboek en de woordenlijst en antwoordt dan met de geschiedenis: wat is besloten, wanneer, door wie, waarom en de bron. Geeft het geheugen geen antwoord, dan zegt hij dat, somt hij op wat ontbreekt en noemt hij wie het waarschijnlijk weet. Elke vrijdag schrijft hij een pagina ‘Wat er deze week is veranderd’: nieuwe besluiten, vervangen besluiten, nieuwe termen en nog openstaande hiaten.

Wat de archivaris niet doet

De grenzen horen bij het ontwerp. De archivaris legt vast en antwoordt, hij beslist niet: een aanbeveling is nooit een logboekitem totdat een persoon haar heeft genomen. Hij verzint nooit een besluit, datum, auteur of reden: ‘onbekend’ is een aanvaardbaar antwoord, een gok niet. Hij noemt de bron van elk antwoord en toont beide wanneer bronnen elkaar tegenspreken.

Hij legt geen inloggegevens, wachtwoorden of persoonsgegevens van particulieren vast. Hij neemt met niemand buiten het bedrijf contact op. En hij heeft geen integratie: hij leest je mailbox noch je tools, hij kent alleen wat hem wordt verteld en wat hij al heeft vastgelegd. Dit human-in-the-loop-ontwerp laat de besluiten zelf aan mensen.

Zo zet je het op in Atako

Vanaf de pagina van deze use case verloopt de uitrol in vier stappen.

1. Het bedrijf beschrijven. Een paar regels over wat het bedrijf doet, zijn teams en de termen die er eigen zijn. De archivaris gebruikt ze om de woordenlijst te vullen.
2. De recente besluiten opsommen. Eén per regel, tot tien, met de besluitvormer en de reden als je die kent. Dit zijn de eerste logboekitems.
3. Uitrollen. Eén enkele actie maakt de agent en het project ‘Bedrijfsgeheugen’ met zijn pagina's aan. Geen integratie om te koppelen.
4. Een eerste vraag stellen. Vraag de archivaris waarom een van de besluiten is genomen en controleer of zijn antwoord het logboek aanhaalt.

Heb je nog geen account, dan start het aanmaken ervan je proefperiode en wordt het scenario direct daarna ingesteld. Heeft je beheerder je niet toegestaan agents aan te maken, dan meldt de uitrol dat en stopt daar.

Waar je de resultaten ziet

Het resultaat lees je in het Atako-project ‘Bedrijfsgeheugen’: de pagina ‘Besluitenlogboek’, de pagina ‘Woordenlijst’ en op vrijdag de pagina ‘Wat er deze week is veranderd’. In de chat noemen de antwoorden van de archivaris hun bronnen, zodat je het oorspronkelijke item kunt openen. Op de Atako-verdieping verschijnt de agent met zijn huidige activiteit.

Om een besluit of een term vast te leggen, kondig je die aan de archivaris aan in de chat: hij voegt hem meteen toe en bevestigt waar. Verzoeken worden in hetzelfde gesprek afgehandeld, met hetzelfde geheugen van wat al is vastgelegd.

Waarborgen

De agent heeft geen integratie. Zijn enige schrijftoegang is de wiki van het project dat voor het scenario is aangemaakt, en hij neemt met niemand buiten het bedrijf contact op. Het logboek en de woordenlijst zijn pagina's die je zelf kunt lezen, corrigeren of aanvullen, zoals elke wikipagina.

De menselijke goedkeuring zit waar het ertoe doet. Mensen nemen de besluiten, de archivaris legt ze vast. Items die de agent markeert als ‘onbekend’ of ‘te bevestigen’ wachten tot een persoon ze aanvult, en de hiaten die hij meldt zijn een lijst met dingen om te vragen, geen gat dat je op goed geluk vult.

Wat je mag verwachten

Verwacht in het begin een kort logboek en antwoorden die beter worden naarmate het zich vult. De eerste vragen over niet-vastgelegde onderwerpen krijgen het antwoord ‘Ik weet het niet, dit ontbreekt’: dat is het bedoelde gedrag, en de lijst met hiaten is op zichzelf nuttig. De waarde zie je wanneer een nieuwe collega, of een andere agent, in enkele seconden de reden van een eerdere keuze krijgt, met datum en bron, in plaats van uit te zoeken wie het zich herinnert. Voor een klein team is het het verschil tussen een geheugen dat afhangt van wie er aanwezig is en een geheugen dat in het bedrijf blijft.