Mémoire d'entreprise partagée : un archiviste IA tient le journal des décisions et le lexique

Dans une entreprise de dix ou vingt personnes, les décisions se prennent vite et se retiennent mal. Pourquoi a-t-on choisi tel fournisseur plutôt qu'un autre, quand a-t-on arrêté une offre, que veut dire ce sigle que tout le monde utilise ? La réponse existe quelque part, dans la tête d'une personne ou dans un fil de discussion, et elle disparaît quand cette personne n'est plus là ou n'a plus le temps. Les agents posent le même problème sous une forme plus aiguë : un agent IA n'a de mémoire que celle qu'on lui donne, et il a besoin du contexte de l'entreprise pour bien travailler.

L'inspiration : une mémoire commune aux équipes et aux agents

Le point de départ est un usage rapporté par des utilisateurs de Hermes Agent, résumé dans une carte intitulée « mémoire d'entreprise partagée ». L'idée est de ne plus laisser cette mémoire dispersée : un endroit unique, tenu par un agent dont c'est le métier, que les équipes et les autres agents peuvent interroger.

Ce que nous en retenons, c'est la forme. Une mémoire utile n'est pas un grand texte, mais deux objets simples que l'on sait maintenir : un journal des décisions, qui répond à « quand, qui, pourquoi », et un lexique, qui répond à « que veut dire ». Atako applique cette idée avec un archiviste, un wiki de projet, et des règles strictes sur ce qu'il a le droit d'écrire.

Ce que fait l'archiviste

Le scénario déploie un seul agent, l'Archiviste, qui tient deux pages dans le wiki du projet « Mémoire d'entreprise ».

Le journal des décisions contient une entrée par décision, la plus récente en premier. Chaque entrée porte la date, la décision en une phrase, la raison, les personnes ou l'équipe qui ont décidé, l'impact et la source. Quand une décision change, l'archiviste ne réécrit pas l'ancienne : il ajoute une nouvelle entrée qui y renvoie et marque l'ancienne comme remplacée. L'historique reste complet.

Le lexique contient les termes propres à l'entreprise : produits, noms internes, sigles, avec une définition courte, l'équipe qui l'utilise et la date d'ajout. L'archiviste fusionne les doublons et les synonymes au lieu de les lister deux fois.

Au démarrage, il consigne les décisions récentes que vous avez listées et amorce le lexique à partir de la description de votre entreprise. Ensuite, on l'interroge dans le chat. À une question comme « pourquoi a-t-on choisi ce fournisseur de malt ? », il cherche d'abord dans le journal et le lexique, puis répond avec l'historique : ce qui a été décidé, quand, par qui, pourquoi, et la source. Quand la mémoire ne répond pas, il le dit, liste ce qui manque et indique qui le sait probablement. Chaque vendredi, il rédige une page « Ce qui a changé cette semaine » : nouvelles décisions, décisions remplacées, nouveaux termes, manques encore ouverts.

Ce que l'archiviste ne fait pas

Les limites font partie de la conception. L'archiviste consigne et répond, il ne décide pas : une recommandation n'est jamais une entrée du journal tant qu'une personne ne l'a pas prise. Il n'invente jamais une décision, une date, un auteur ou une raison : « inconnu » est une réponse acceptable, une supposition ne l'est pas. Il cite la source de chaque réponse et, si les sources divergent, il montre les deux.

Il ne consigne ni identifiants, ni mots de passe, ni données personnelles de particuliers. Il ne contacte personne en dehors de l'entreprise. Et il n'a aucune intégration : il ne lit ni votre messagerie ni vos outils, il ne connaît que ce qu'on lui dit et ce qu'il a déjà consigné. Cette conception avec validation humaine laisse aux personnes la responsabilité des décisions elles-mêmes.

Comment le mettre en place dans Atako

Depuis la page de ce cas d'usage, le déploiement tient en quatre étapes.

1. Décrire l'entreprise. Quelques lignes sur ce que fait l'entreprise, ses équipes et les termes qui lui sont propres. L'archiviste s'en sert pour amorcer le lexique.
2. Lister les décisions récentes. Une par ligne, jusqu'à dix, avec le décideur et la raison si vous les connaissez. Ce sont les premières entrées du journal.
3. Déployer. Une seule action crée l'agent et le projet « Mémoire d'entreprise » avec ses pages. Aucune intégration n'est à connecter.
4. Poser une première question. Demandez à l'archiviste pourquoi l'une des décisions a été prise, et vérifiez que sa réponse cite le journal.

Si vous n'avez pas encore de compte, sa création démarre votre essai et le scénario se configure juste après. Si votre administrateur ne vous a pas autorisé à créer des agents, le déploiement vous le dit et s'arrête là.

Où voir les résultats

Le résultat se lit dans le projet Atako « Mémoire d'entreprise » : la page « Journal des décisions », la page « Lexique » et, le vendredi, la page « Ce qui a changé cette semaine ». Dans le chat, les réponses de l'archiviste citent leurs sources, ce qui permet d'ouvrir l'entrée d'origine. Sur le plateau Atako, l'agent apparaît avec son activité en cours.

Pour consigner une décision ou un terme, annoncez-le à l'archiviste dans le chat : il l'ajoute tout de suite et confirme où. Les demandes sont traitées dans la même conversation, avec la même mémoire de ce qui a déjà été consigné.

Garde-fous

L'agent n'a aucune intégration. Son seul accès en écriture est le wiki du projet créé pour le scénario, et il ne contacte personne en dehors de l'entreprise. Le journal et le lexique sont des pages que vous pouvez relire, corriger ou compléter vous-même, comme n'importe quelle page de wiki.

La validation humaine se place là où elle compte. Les personnes prennent les décisions, l'archiviste les consigne. Les entrées que l'agent marque « inconnu » ou « à confirmer » attendent qu'une personne les complète, et les manques qu'il signale sont une liste de choses à demander, pas un trou à combler au hasard.

À quoi s'attendre

Attendez-vous à un journal court au début et à des réponses qui s'améliorent à mesure qu'il se remplit. Les premières questions sur des sujets non consignés recevront la réponse « je ne sais pas, voici ce qui manque » : c'est le comportement voulu, et la liste des manques est utile en soi. La valeur apparaît quand une nouvelle recrue, ou un autre agent, obtient en quelques secondes la raison d'un choix passé avec sa date et sa source, au lieu de chercher qui s'en souvient. Pour une petite équipe, c'est la différence entre une mémoire qui dépend des personnes présentes et une mémoire qui reste dans l'entreprise.