Virksomhedens fælles hukommelse: en AI-arkivar fører beslutningslog og ordliste

I en virksomhed med ti eller tyve medarbejdere tages beslutninger hurtigt og huskes dårligt. Hvorfor valgte vi den ene leverandør frem for den anden, hvornår stoppede vi et tilbud, hvad står den forkortelse for, som alle bruger? Svaret findes et sted, i én persons hoved eller i en diskussionstråd, og forsvinder, når personen er væk eller ikke har tid. Agenter skærper det samme problem: en AI-agent har kun den hukommelse, du giver den, og har brug for virksomhedens kontekst for at arbejde godt.

Inspirationen: én hukommelse til teams og agenter

Udgangspunktet er en brug, som brugere af Hermes Agent har rapporteret, opsummeret i et kort med titlen ”fælles virksomhedshukommelse”. Idéen er at holde op med at lade denne hukommelse ligge spredt: ét sted, ført af en agent, hvis opgave det er, som teams og andre agenter kan forespørge.

Det, vi tager med, er formen. En brugbar hukommelse er ikke én stor tekst, men to enkle objekter, man ved, hvordan man vedligeholder: en beslutningslog, der svarer på ”hvornår, hvem, hvorfor”, og en ordliste, der svarer på ”hvad betyder det”. Atako anvender denne idé med en arkivar, en projektwiki og strenge regler for, hvad den må skrive.

Hvad arkivaren gør

Scenariet udruller én enkelt agent, Arkivaren, som fører to sider i wikien for projektet ”Virksomhedens hukommelse”.

Beslutningsloggen rummer én post pr. beslutning, den nyeste først. Hver post har datoen, beslutningen i én sætning, begrundelsen, de personer eller det team, der besluttede, konsekvensen og kilden. Når en beslutning ændres, omskriver arkivaren ikke den gamle: den tilføjer en ny post, der peger på den, og markerer den gamle som erstattet. Historikken forbliver komplet.

Ordlisten rummer virksomhedens egne termer: produkter, interne navne, forkortelser, med en kort definition, det team, der bruger dem, og datoen, de blev tilføjet. Arkivaren samler dubletter og synonymer i stedet for at opføre dem to gange.

Ved opstart registrerer den de seneste beslutninger, du har opremset, og opretter ordlisten ud fra din virksomhedsbeskrivelse. Derefter spørger du den i chatten. På et spørgsmål som ”hvorfor valgte vi denne maltleverandør?” søger den først i loggen og ordlisten og svarer derefter med historikken: hvad der blev besluttet, hvornår, af hvem, hvorfor og kilden. Når hukommelsen ikke svarer, siger den det, opremser, hvad der mangler, og angiver, hvem der sandsynligvis ved det. Hver fredag skriver den en side ”Hvad der er ændret denne uge”: nye beslutninger, erstattede beslutninger, nye termer og huller, der stadig er åbne.

Hvad arkivaren ikke gør

Grænserne er en del af designet. Arkivaren registrerer og svarer, den beslutter ikke: en anbefaling er aldrig en logpost, før en person har truffet den. Den opfinder aldrig en beslutning, en dato, en ophavsmand eller en begrundelse: ”ukendt” er et acceptabelt svar, et gæt er ikke. Den angiver kilden til hvert svar og viser begge, når kilder er uenige.

Den registrerer ikke loginoplysninger, adgangskoder eller personoplysninger om privatpersoner. Den kontakter ingen uden for virksomheden. Og den har ingen integration: den læser hverken din postkasse eller dine værktøjer, den kender kun det, den får at vide, og det, den allerede har registreret. Dette human-in-the-loop-design overlader selve beslutningerne til mennesker.

Sådan sætter du det op i Atako

Fra siden for dette anvendelsestilfælde sker udrulningen i fire trin.

1. Beskriv virksomheden. Et par linjer om, hvad virksomheden laver, dens teams og de termer, der er specifikke for den. Arkivaren bruger dem til at oprette ordlisten.
2. Opremse de seneste beslutninger. Én pr. linje, op til ti, med beslutningstager og begrundelse, hvis du kender dem. De bliver de første logposter.
3. Udrul. Én enkelt handling opretter agenten og projektet ”Virksomhedens hukommelse” med dets sider. Ingen integration at tilslutte.
4. Stil et første spørgsmål. Spørg arkivaren, hvorfor en af beslutningerne blev truffet, og kontroller, at svaret citerer loggen.

Hvis du endnu ikke har en konto, starter oprettelsen af en din prøveperiode, og scenariet konfigureres umiddelbart efter. Hvis din administrator ikke har givet dig lov til at oprette agenter, fortæller udrulningen dig det og stopper dér.

Hvor du ser resultaterne

Resultatet læses i Atako-projektet ”Virksomhedens hukommelse”: siden ”Beslutningslog”, siden ”Ordliste” og om fredagen siden ”Hvad der er ændret denne uge”. I chatten angiver arkivarens svar deres kilder, så du kan åbne den oprindelige post. På Atako-etagen vises agenten med sin aktuelle aktivitet.

For at registrere en beslutning eller en term melder du den til arkivaren i chatten: den tilføjer den med det samme og bekræfter, hvor. Anmodninger behandles i den samme samtale med den samme hukommelse om, hvad der allerede er registreret.

Sikkerhedsforanstaltninger

Agenten har ingen integration. Dens eneste skriveadgang er wikien i det projekt, der blev oprettet til scenariet, og den kontakter ingen uden for virksomheden. Loggen og ordlisten er sider, du selv kan læse, rette eller udfylde, som enhver wikiside.

Menneskelig godkendelse sidder, hvor det betyder noget. Mennesker træffer beslutningerne, arkivaren registrerer dem. Poster, som agenten markerer ”ukendt” eller ”skal bekræftes”, venter på, at en person udfylder dem, og de huller, den markerer, er en liste over ting at spørge om, ikke et hul, der skal stoppes til på må og få.

Hvad du kan forvente

Forvent en kort log i begyndelsen og svar, der bliver bedre, efterhånden som den fyldes. De første spørgsmål om uregistrerede emner får svaret ”Jeg ved det ikke, det er det, der mangler”: det er den tilsigtede adfærd, og listen over huller er nyttig i sig selv. Værdien viser sig, når en nyansat eller en anden agent på få sekunder får begrundelsen for et tidligere valg, med dato og kilde, i stedet for at lede efter, hvem der husker det. For et lille team er det forskellen mellem en hukommelse, der afhænger af, hvem der er til stede, og en hukommelse, der bliver i virksomheden.