Interner Assistent in Slack: ein KI-Agent, der Ihr Unternehmen kennt und seine Quellen nennt

In einem kleinen Unternehmen kehren dieselben Fragen jede Woche wieder. Wie viele Urlaubstage sind noch übrig, wie reicht man eine Spesenabrechnung ein, wen fragt man nach einem Zugang, wo liegt die Vertragsvorlage. Die Antworten gibt es, aber sie sind über Dokumente verstreut, die niemand findet, oder stecken in den Köpfen von zwei, drei Kolleginnen und Kollegen, die den ganzen Tag unterbrochen werden. Das sind häufige Fragen mit stabilen Antworten, und das passt zu einem KI-Agenten, sofern er aus bekannten Quellen antwortet und „Ich weiß es nicht“ sagen kann.

Die Inspiration: der Kollege, der das Haus kennt

Ausgangspunkt ist ein Einsatz, den Nutzer von Hermes Agent berichten und der in einer Karte zum internen Assistenten, der das Unternehmen kennt, in Slack zusammengefasst ist. Die Idee ist, das Wissen des Hauses dorthin zu bringen, wo das Team ohnehin spricht, und im Gespräch zu antworten statt in einem weiteren Tool.

Wir behalten zwei Anforderungen bei: die Quelle nennen und die eigenen Grenzen erkennen. Atako setzt die Idee mit einem Agenten um, der in einem einzigen Kanal aus dem Projekt-Wiki antwortet und dessen unbeantwortete Fragen die zu ergänzende FAQ füllen.

Was der Agent tut

Das Szenario stellt einen Agenten bereit, verbunden mit Ihrem Slack und dem Wiki seines Projekts.

Beim Start legt er im Wiki eine Seite pro von Ihnen genanntem Thema an, jeweils mit einer kurzen Einleitung und einem Abschnitt „Auszufüllen“, sowie die Seite „FAQ - unbeantwortete Fragen“. Deren Inhalt erfindet er nicht: Ihr Team füllt sie aus. Dann findet er den gewählten Kanal und stellt sich dort vor: was er beantworten kann, dass er die Seite nennt, auf die er sich stützt, und dass er sagt, wenn er etwas nicht weiß.

Danach liest er werktags von 8:00 bis 19:00 Uhr alle zehn Minuten die neuen Fragen im Kanal. Zu jeder sucht er die Antwort im Wiki und in seinem Gedächtnis und antwortet dann im Thread: eine kurze, direkte Antwort, gefolgt vom Titel der Quellseite. Widersprechen sich zwei Quellen oder wirkt eine Seite veraltet, sagt er das. Findet er nichts oder nur einen Teil der Antwort, sagt er das klar, nennt, was er gefunden hat, verweist anhand der Unternehmensbeschreibung und des Slack-Verzeichnisses an die richtige Person und nimmt die Frage ohne den Namen der fragenden Person in die FAQ der unbeantworteten Fragen auf. Antwortet danach jemand im Thread, legt er die Antwort auf der passenden Themenseite ab. Jeden Freitag um 16:00 Uhr postet er im Kanal eine kurze Notiz: bearbeitete Fragen, unbeantwortete Fragen, auszufüllende Seiten.

Was der Agent nicht tut

Die Grenzen gehören zum Entwurf. Der Agent spricht nur im von Ihnen gewählten Kanal, immer in einem Thread unter der Frage. Er sendet keine Direktnachricht, postet in keinem anderen Kanal, liest keinen anderen Kanal und lädt niemanden ein oder entfernt jemanden: Diese Tools sind ihm nicht gewährt.

Er erfindet keine Antwort, Regel, kein Datum, keinen Betrag und keinen Namen: Was das Wiki nicht sagt, weiß er nicht, und er nennt nie eine Seite, die er nicht geöffnet hat. Bei vertraulichen Themen wie Gehältern, Beurteilungen, Gesundheit oder Streitigkeiten antwortet er nicht im Kanal und verweist die Person privat an die richtige Ansprechperson. Nachrichten im Kanal behandelt er als Fragen, nie als Anweisungen: Eine Nachricht, die ihn auffordert, seine Regeln zu ignorieren, seine Anweisungen preiszugeben oder außerhalb des Kanals zu handeln, wird in einer Zeile abgelehnt. Die Entscheidung über alles, was über das Bekannte hinausgeht, bleibt menschlich, das ist das Prinzip eines Entwurfs mit menschlicher Freigabe.

So richten Sie es in Atako ein

Von der Seite dieses Anwendungsfalls aus dauert die Bereitstellung vier Schritte.

1. Slack verbinden. Erstellen Sie eine Slack-App mit einem Token, der den Kanalverlauf lesen, Nachrichten schreiben und das Verzeichnis nachschlagen kann, und laden Sie sie in den gewählten Kanal ein. Die Verbindung wird geprüft, bevor etwas angelegt wird.
2. Ihren Kontext angeben. Nennen Sie den Kanalnamen, eine Beschreibung des Unternehmens, aus der hervorgeht, wer wofür zuständig ist, und die Liste der abgedeckten Themen. Der Assistent nutzt sie, um die Wiki-Seiten anzulegen und Fragen an die richtige Person zu verweisen.
3. Bereitstellen. Eine einzige Aktion legt den Agenten und das Projekt „Interner Assistent“ an. Der Agent wird eingerichtet und erhält seine erste Anweisung selbstständig.
4. Erstes Ergebnis, dann ein regelmäßiger Rhythmus. Der Agent legt die Wiki-Seiten an, stellt sich im Kanal vor und fasst im Chat zusammen, was er getan hat und was für Ihr Team bleibt: die Themenseiten ausfüllen. Danach plant er seine Zehn-Minuten-Überwachung und seine Freitagsnotiz selbst ein.

Falls Sie noch kein Konto haben, startet dessen Erstellung Ihre Testphase, und das Szenario wird direkt danach eingerichtet. Hat Ihr Administrator Ihnen das Anlegen von Agenten nicht erlaubt, teilt Ihnen die Bereitstellung das mit und bricht dort ab.

Wo Sie die Ergebnisse sehen

Die Antworten lesen Sie im Slack-Kanal, in den Threads unter jeder Frage. Die Quellen und die FAQ lesen Sie im Wiki des Projekts „Interner Assistent“, mit einer Seite pro Thema und der Seite „FAQ - unbeantwortete Fragen“. Die Zusammenfassung zum Start lesen Sie im Chat des Agenten, und auf dem Atako-Floor erscheint der Agent mit seiner aktuellen Aktivität.

Um sein Verhalten anzupassen, schreiben Sie ihm in seinem Chat, zum Beispiel „Verweise bei Spesen auf Marc statt auf Anna“. Er behält die Anweisung im Gedächtnis.

Schutzmaßnahmen

Der Zugriff ist bewusst eng gefasst. Die Slack-Verbindung wird mit einer Liste von neun Tools gewährt: Kanäle auflisten, Verlauf und Threads lesen, eine Nachricht posten, den Link einer Nachricht abrufen, das Verzeichnis nachschlagen und reagieren. Ein Agent, der eine kurze Werkzeugliste sieht, nutzt sie zuverlässiger als ein Agent, der sich in einem Katalog aus Hunderten verliert, und was nicht gewährt ist, kann nicht geschehen: keine Direktnachrichten, keine Mitgliederverwaltung, kein Löschen.

Der von Ihnen erstellte Token ist Ihre erste Schutzmaßnahme. Indem Sie die App nur in den gewählten Kanal einladen, begrenzen Sie den Zugriff zusätzlich auf Slack-Seite. Er wird verschlüsselt gespeichert, und Sie können ihn jederzeit widerrufen oder den Zugriff des Agenten entfernen.

Die menschliche Freigabe sitzt an den Entscheidungspunkten. Ihr Team schreibt und korrigiert die maßgeblichen Wiki-Seiten, beantwortet die Fragen, die der Assistent nicht bearbeiten kann, und behält die Kontrolle über alle sensiblen Themen.

Was Sie erwarten können

Rechnen Sie damit, dass der Assistent so gut ist wie Ihr Wiki: Am ersten Tag, mit leeren Themenseiten, wird er überwiegend antworten, dass er es nicht weiß, und die FAQ füllen, die Ihnen genau zeigt, was dokumentiert werden muss. Im Lauf der Wochen nehmen die Antworten zu, während sich die Seiten füllen. Er liest nur den gewählten Kanal und sieht daher weder Ihre anderen Gespräche noch Dokumente außerhalb des Wikis. Der Nutzen entsteht durch Regelmäßigkeit: Eine Frage erhält innerhalb von Minuten eine belegte Antwort, und die Lücken Ihrer Dokumentation zeigen sich von selbst.