AI-stafchef: één agent coördineert specialisten en volgt alles op een kanban

Wanneer een team van twee of drie mensen agents gaat gebruiken, is de eerste reflex om alles aan dezelfde te vragen. Dat werkt voor een vraag, veel minder voor een klus waarin onderzoek, controle en schrijfwerk op elkaar volgen: de agent haalt rollen door elkaar, vergeet een stap en niemand weet waar het verzoek staat. Mensen hebben dit allang opgelost met een stafchef, iemand die het verzoek aanneemt, opsplitst, controleert wat terugkomt en rapporteert. Een multi-agentsysteem neemt hetzelfde idee over.

De inspiratie: één orkestrator per project

Het uitgangspunt is een gebruik dat gebruikers van Hermes Agent hebben gemeld, samengevat in een kaart met de titel ‘stafchef: multi-agentorkestrator per project’. Het idee: in plaats van een generalistische agent een agent wiens enige taak is specialisten te coördineren, met een project als gedeelde werkruimte. De chef zoekt en schrijft zelf niet, hij splitst op, delegeert, controleert en volgt.

Wat we ervan overnemen is de winst in overzicht. Elk verzoek wordt een kaart, elke kaart heeft een status en elk resultaat heeft een adres in de wiki. Atako past deze organisatie toe met drie agents en een kanban, en houdt de specialisten achter de chef: één aanspreekpunt voor jou, één draad per verzoek.

Wat de drie agents doen

Het scenario rolt drie agents met verschillende rollen uit, die met elkaar praten via het inter-agentkanaal van Atako.

De stafchef ontvangt je verzoeken. Voor elk maakt hij een kaart aan in de kanban van het project, in de kolom ‘Te doen’, splitst die op in een onderzoeksdeel en een schrijfdeel en delegeert vervolgens aan de betreffende specialist, met de context, het verwachte resultaat en de deadline. De kaart gaat naar ‘In uitvoering’. Komt er een resultaat terug, dan controleert hij het: zijn de beweringen van bronnen voorzien, beantwoordt het het verzoek, past het bij de bedrijfscontext? Zo niet, dan stuurt hij het werk terug met precieze opmerkingen. Zo wel, dan zorgt hij dat het resultaat als wikipagina wordt gepubliceerd, zet de link in de kaart en verplaatst die naar ‘Klaar’. Elke maandag schrijft hij een pagina ‘Weekoverzicht’ met de afgeronde, lopende en geblokkeerde verzoeken.

De onderzoeksanalist voert het door de chef gevraagde webonderzoek uit. Hij geeft de voorkeur aan officiële bronnen, vergelijkt belangrijke feiten waar mogelijk, dateert elke bron en scheidt wat vaststaat van wat onzeker of niet gevonden is. Hij antwoordt aan de chef, nooit rechtstreeks aan jou.

De schrijver maakt van het onderzoek en de instructies een resultaat: een notitie, een interne e-mail, notulen. Hij schrijft in de projectwiki, begint met de conclusie, behoudt de bronnen en voegt geen feit toe dat niet in het ontvangen materiaal staat.

Wat de agents niet doen

De grenzen horen bij het ontwerp. Geen van de drie agents stuurt een bericht buiten het bedrijf: de schrijver maakt concepten, geen verzendingen. De specialisten praten niet rechtstreeks met mensen, wat tegenstrijdige verzoeken voorkomt. Geen enkele agent verwijdert een kaart of presenteert een niet-geverifieerde bewering als feit: ontbreekt een bron, dan zegt het resultaat dat. En de chef adviseert, hij beslist niet voor jou, het principe van een human-in-the-loop-ontwerp.

Zo zet je het op in Atako

Vanaf de pagina van deze use case verloopt de uitrol in vier stappen.

1. Het bedrijf beschrijven. Een paar regels over wat het bedrijf doet en de prioriteiten van dit kwartaal. Met deze context beoordeelt elke agent wat belangrijk is.
2. Het eerste verzoek formuleren. Een concreet verzoek: een notitie, een vergelijking, een synthese. Het start de eerste volledige ronde van het team.
3. Uitrollen. Eén enkele actie maakt de drie agents en het project ‘Kantoor van de stafchef’ met zijn kanban aan. Geen integratie om te koppelen.
4. De eerste kaart volgen. De chef maakt de kaart, delegeert, controleert en verplaatst hem naar Klaar. De specialisten stellen zich voor aan de chef en wachten dan op zijn verzoeken.

Heb je nog geen account, dan start het aanmaken ervan je proefperiode en wordt het scenario direct daarna ingesteld. Heeft je beheerder je niet toegestaan agents aan te maken, dan meldt de uitrol dat en stopt daar.

Waar je de resultaten ziet

Je volgt het werk op drie plekken. In de kanban van het project ‘Kantoor van de stafchef’ is elk verzoek een kaart waarvan de kolom aangeeft waar het staat. In de wiki van hetzelfde project is het resultaat een pagina die in de kaart is gelinkt, en het weekoverzicht komt elke maandag erbij. Op de Atako-verdieping verschijnen de drie agents met hun huidige activiteit, zodat je ziet wie waaraan werkt zonder het te vragen.

Voor een nieuw verzoek schrijf je de stafchef in zijn chat. Verzoeken worden in hetzelfde gesprek afgehandeld, met hetzelfde geheugen van wat al is gedaan.

Waarborgen

De toegang is bewust smal. De drie agents hebben geen integratie: ze bereiken je mailbox, je CRM noch enig account. Hun enige schrijftoegang is het voor het scenario aangemaakte project, met zijn kanban en wiki. De uitwisseling tussen agents verloopt via een intern kanaal dat in de app leesbaar blijft.

De menselijke goedkeuring zit op de beslismomenten. Je leest het resultaat voordat je het gebruikt, je vraagt in de chat om een herziening als het je niet bevalt en je beslist wat het bedrijf verlaat. De chef controleert het werk van de specialisten, maar jij beoordeelt de uitkomst.

Wat je mag verwachten

Verwacht dat het eerste verzoek een paar minuten langer duurt dan met één agent, de tijd voor de uitwisseling tussen de chef en de specialisten. De winst zie je bij de volgende verzoeken: elke klus is vastgelegd in een kaart, bronnen worden genoemd en de chef heeft al gecontroleerd voordat jij leest. Voor een klein team is het het verschil tussen een verzameling agentantwoorden verspreid over gesprekken en een kantoor dat zijn dossiers bijhoudt. Past een verzoek niet bij de twee specialismen, zeg het dan tegen de chef: hij vertelt je wat hij met het team dat hij heeft kan doen.