Faturalama için yapay zekâ ajanı: Clockify'dan fatura taslakları, sizin onayınızla

Harcanan süreye göre faturalamak, ay sonu gelene kadar basit görünür. Herkesin saatlerini toplamanız, doğru müşteriye bağlamanız, doğru ücreti uygulamanız, unutulmuş kayıtları veya projesiz süreyi yakalamanız ve vaat edilen bütçenin aşılmadığını denetlemeniz gerekir. İş tekrarlıdır, hataya açıktır ve son ana ertelenir. Özerk bir yapay zekâ ajanına iyi uyar: okuma, hesaplama ve yöntem; dışarı bir şey çıkmadan önce de insan onayı.

İlham: hazır bir taslak, insan kararı

Özerk ajan kullanıcılarının anlatıları basit bir kullanımı tarif eder: ajan süre takibini okur, faturayı hazırlar ve göndermeden önce durur. Kazanç, bakmadan faturalamak değil, artık boş sayfadan başlamamaktır. Atako bu paylaşımı korur: ajan hazırlar ve işaretler, insan karar verir ve gönderir.

Ajan ne yapar

Senaryo tek bir ajan dağıtır: faturalama hazırlayıcısı. Önce Clockify'da belirttiğiniz çalışma alanını bulur, ardından müşterileri, projeleri ve kullanıcıları listeler ve her kişinin süre kayıtlarını okur.

Saatleri önce müşteriye, sonra projeye, sonra göreve göre gruplar ve ücret tarifelerinizi ile koşullarınızı uygular. Yazmadan önce boşlukları listeler: projesiz veya açıklamasız kayıtlar, devam eder durumda bırakılmış ya da on iki saati aşan kayıtlar, belirttiğiniz bütçeyi aşan projeler, faturalanamaz etiketli saatler, saati olup tarifesi olmayan müşteriler.

Ardından projenin wiki'sine müşteri ve ay başına bir “Fatura taslağı” sayfası yazar: saat, tarife ve tutarı içeren kalemler, ara toplam, belirttiyseniz KDV, genel toplam, ödeme vadesi ve tarafsız bir tonda müşteri özeti. Her müşterinin taslağı bitince size, her taslağı toplamı ve boşluklarıyla listeleyen tek bir toplu onay sorusu sorar ve yanıtınızı bekler.

Ajan ne yapmaz

Ajan bir müşteriye asla fatura, e-posta veya mesaj göndermez. Hiçbir süre kaydı oluşturmaz, değiştirmez ve silmez: Clockify onun için salt okunurdur. Tahmin yürütmez: eksik bir tarife, bilinmeyen bir müşteri veya belirsiz bir kayıt boşluk listesine girer, uydurma bir tutara asla. Hesabını da kullandığı yuvarlama kuralıyla birlikte satır satır gösterir.

Atako'da nasıl kurulur

Dağıtım dört adımda yapılır.

1. Clockify'ı bağlayın. Atako istediğinde Clockify API anahtarınızı yapıştırın. Bağlantı, herhangi bir şey oluşturulmadan önce doğrulanır.
2. Bağlamınızı doldurun. Çalışma alanının adını, saatlik ücret tarifelerinizi ve koşullarınızı (para birimi, KDV, ödeme vadesi) ve isterseniz proje başına bütçeleri ile hiç faturalanmayan saatleri belirtin.
3. Dağıtın. Tek bir eylem ajanı ve “Fatura taslakları” projesini oluşturur. Ajan hazırlanır ve ilk talimatlarını kendi alır.
4. İlk taslaklar, sonra aylık bir ritim. İçinde bulunulan ayın taslakları ve onay sorusu ilk çalıştırma bittiğinde gelir. Sonrasında ajan, her ayın son iş günü saat 17.00 için kendine bir çalıştırma planlar.

Henüz hesabınız yoksa, hesap oluşturmak deneme sürenizi başlatır ve senaryo hemen ardından yapılandırılır.

Sonuçları nerede görürsünüz

“Fatura taslakları” projesinin wiki'sinde her taslak, açıp okuyup düzelttiğiniz bir sayfadır. Onay sorusu Atako bildirimlerinizde görünür: her taslağı onaylamak, düzeltmek veya bekletmek için yanıtlarsınız. Floor'da ajan o anki etkinliğini gösterir.

Onunla sohbette de konuşabilirsiniz: bir müşteriyi yeniden yapmasını, dönemi değiştirmesini veya bir satırı açıklamasını isteyin.

Neden fatura değil de taslak

Fatura şirketi bağlar: yanlış bir tutar, unutulmuş bir tarife veya iki kez faturalanmış bir saat, hatırlatmalarla ve güvenle ödenir. Taslak, emeği doğru yere taşır. Uzun iş, yani toplamak ve hesaplamak, ajana aittir ve satır satır denetlenebilir kalır; muhakeme gerektiren iş, yani bir saati hediye etmek, farklı yuvarlamak ya da bir müşteriyi ertelemek, size kalır. Onay sorusu toplu sorulur; böylece ayın tüm müşterilerini, boşluklar gözünüzün önündeyken tek seferde ele alırsınız, taslakları tek tek yeniden açmazsınız.

Aynı mantık ritim için de geçerlidir. Çoğu küçük ekip için aylık çalıştırma yeterlidir, çünkü bulduğu boşlukları ay herkesin aklında tazeyken gidermek daha kolaydır. Haftalık veya proje bittiğinde faturalıyorsanız bunu sohbette söyleyin; ajan takvimini uyarlar ve aynı yöntemi, aynı denetimleri ve aynı onay adımını korur.

Güvenceler

Clockify erişimi bilerek dardır: sekiz okuma aracı, hiç yazma aracı yok. Fatura gönderimi asla ajandan geçmez. Onay önemli olduğu yerdedir: herhangi bir tutar bir müşteriye ulaşmadan önce toplamları ve boşlukları görürsünüz, karar sizindir.

Neler beklemelisiniz

En çok ortaya çıkardıkları şey için yararlı olan taslaklar bekleyin: unutulmuş kayıtlar, projesiz saatler ve sapan bütçeler, müşterinin şikâyetinden sonra değil gönderimden önce ortaya çıkar. Bir taslak, geldiği süre takibinden asla daha doğru olmaz: ekibiniz projeleri ve açıklamaları ne kadar özenle doldurursa, boşluk listesi aydan aya o kadar kısalır.

İlk ay için kısa bir ayar dönemi de öngörün. Müşteri başına tarifeler, faturalanamaz süre etiketleri ve bütçeler, ajan önceden düşünmediğiniz sorular sordukça netleşir. Yanıtlarınızı sohbete not edin: ajan bunları sonraki aylar için hatırlar ve sonraki taslaklar daha az düzeltme gerektirir.

Bir müşteri veya tarife belirsiz olduğunda ajanın varsaymak yerine sormasını bekleyin.