KI-Agent für die Abrechnung: Rechnungsentwürfe aus Clockify, von Ihnen freigegeben

Aus der erfassten Zeit abzurechnen wirkt einfach, bis das Monatsende naht. Man muss die Stunden aller zusammentragen, dem richtigen Kunden zuordnen, den passenden Satz anwenden, vergessene Einträge oder Zeit ohne Projekt aufspüren und prüfen, dass das zugesagte Budget nicht überschritten ist. Die Arbeit ist repetitiv, fehleranfällig und wird auf den letzten Moment verschoben. Sie passt gut zu einem autonomen KI-Agenten: Lesen, Rechnen und Methode, mit einer menschlichen Freigabe, bevor etwas rausgeht.

Die Inspiration: ein fertiger Entwurf, eine menschliche Entscheidung

Berichte über autonome Agenten beschreiben einen schlichten Einsatz: Der Agent liest die Zeiterfassung, bereitet die Rechnung vor und hält vor dem Versand an. Der Gewinn liegt nicht darin, ohne Prüfung abzurechnen, sondern darin, nicht mehr vor einer leeren Seite zu beginnen. Atako behält diese Aufteilung bei: Der Agent bereitet vor und weist hin, der Mensch entscheidet und versendet.

Was der Agent tut

Das Szenario stellt einen einzelnen Agenten bereit, den Abrechnungsvorbereiter. Er findet zunächst den von Ihnen genannten Workspace in Clockify, listet dann Kunden, Projekte und Nutzer auf und liest die Zeiteinträge jeder Person.

Er gruppiert die Stunden nach Kunde, dann Projekt, dann Aufgabe und wendet Ihre Sätze und Bedingungen an. Vor dem Schreiben listet er die Lücken auf: Einträge ohne Projekt oder Beschreibung, Einträge, die weiterlaufen oder länger als zwölf Stunden dauern, Projekte über dem von Ihnen genannten Budget, Stunden mit einem Tag für nicht abrechenbar, Kunden mit Stunden, aber ohne Satz.

Anschließend schreibt er im Projekt-Wiki pro Kunde und Monat eine Seite „Rechnungsentwurf“: Positionen mit Stunden, Satz und Betrag, Zwischensumme, Umsatzsteuer, falls Sie sie angegeben haben, Gesamtbetrag, Zahlungsziel und eine Kundenzusammenfassung in neutralem Ton. Sind alle Kunden entworfen, stellt er Ihnen eine gebündelte Freigabefrage, die jeden Entwurf mit Gesamtbetrag und Lücken auflistet, und wartet auf Ihre Antwort.

Was der Agent nicht tut

Der Agent versendet nie eine Rechnung, E-Mail oder Nachricht an einen Kunden. Er legt keinen Zeiteintrag an, ändert und löscht keinen: Clockify ist für ihn nur lesbar. Er rät nicht: Ein fehlender Satz, ein unbekannter Kunde oder ein mehrdeutiger Eintrag landen in der Liste der Lücken, nie in einem erfundenen Betrag. Und er zeigt seine Rechnung Zeile für Zeile, mit der verwendeten Rundungsregel.

So richten Sie es in Atako ein

Die Bereitstellung dauert vier Schritte.

1. Clockify verbinden. Fügen Sie Ihren Clockify-API-Schlüssel ein, wenn Atako danach fragt. Die Verbindung wird geprüft, bevor etwas angelegt wird.
2. Ihren Kontext angeben. Nennen Sie den Namen des Workspaces, Ihre Stundensätze und Bedingungen (Währung, Umsatzsteuer, Zahlungsziel) und, wenn Sie möchten, Budgets pro Projekt sowie nie abgerechnete Stunden.
3. Bereitstellen. Eine einzige Aktion legt den Agenten und das Projekt „Rechnungsentwürfe“ an. Der Agent wird eingerichtet und erhält seine ersten Anweisungen selbstständig.
4. Erste Entwürfe, dann ein monatlicher Rhythmus. Die Entwürfe des laufenden Monats und die Freigabefrage erscheinen, wenn der erste Durchlauf abgeschlossen ist. Danach plant der Agent für den letzten Arbeitstag jedes Monats um 17 Uhr einen Durchlauf ein.

Falls Sie noch kein Konto haben, startet dessen Erstellung Ihre Testphase, und das Szenario wird direkt danach konfiguriert.

Wo Sie die Ergebnisse sehen

Im Wiki des Projekts „Rechnungsentwürfe“ ist jeder Entwurf eine Seite, die Sie öffnen, lesen und korrigieren. Die Freigabefrage erscheint in Ihren Atako-Hinweisen: Sie antworten, um jeden Entwurf freizugeben, zu korrigieren oder zurückzustellen. Auf dem Floor zeigt der Agent seine aktuelle Aktivität.

Sie können auch im Chat mit ihm sprechen: Bitten Sie ihn, einen Kunden neu zu berechnen, den Zeitraum zu ändern oder eine Zeile zu erklären.

Warum ein Entwurf statt einer Rechnung

Eine Rechnung verpflichtet das Unternehmen: Ein falscher Betrag, ein vergessener Satz oder eine doppelt abgerechnete Stunde kosten Mahnungen und Vertrauen. Der Entwurf verlagert den Aufwand an die richtige Stelle. Die lange Arbeit, Zusammentragen und Rechnen, übernimmt der Agent, und sie bleibt Zeile für Zeile nachprüfbar; die Arbeit, die Urteilsvermögen verlangt, etwa eine Stunde zu erlassen, anders zu runden oder einen Kunden zu verschieben, bleibt bei Ihnen. Die Freigabefrage ist gebündelt, damit Sie alle Kunden des Monats in einem Zug bearbeiten, mit den Lücken vor Augen, statt einen Entwurf nach dem anderen wieder zu öffnen.

Dieselbe Logik gilt für den Rhythmus. Ein monatlicher Durchlauf genügt den meisten kleinen Teams, denn die Lücken, die er findet, lassen sich leichter beheben, solange der Monat allen noch frisch im Gedächtnis ist. Rechnen Sie wöchentlich oder projektweise nach Abschluss ab, sagen Sie es im Chat, und der Agent passt seinen Zeitplan an und behält dieselbe Methode, dieselben Prüfungen und denselben Freigabeschritt bei.

Schutzmaßnahmen

Der Zugriff auf Clockify ist bewusst eng gefasst: acht Lese-Tools, kein Schreib-Tool. Eine Rechnung zu versenden läuft nie über den Agenten. Die Freigabe sitzt dort, wo sie zählt: Bevor irgendein Betrag einen Kunden erreicht, sehen Sie die Summen und die Lücken, und die Entscheidung liegt bei Ihnen.

Was Sie erwarten können

Rechnen Sie mit Entwürfen, die vor allem durch das nützlich sind, was sie aufdecken: Vergessene Einträge, Stunden ohne Projekt und abdriftende Budgets zeigen sich vor dem Versand statt nach der Reklamation des Kunden. Ein Entwurf ist nie genauer als die Zeiterfassung, aus der er stammt: Je sorgfältiger Ihr Team Projekte und Beschreibungen ausfüllt, desto kürzer wird die Liste der Lücken von Monat zu Monat.

Planen Sie auch im ersten Monat eine kurze Einstellphase ein. Sätze pro Kunde, Tags für nicht abrechenbare Zeit und Budgets werden klarer, während der Agent Fragen stellt, die Sie nicht vorhergesehen hatten. Halten Sie Ihre Antworten im Chat fest: Der Agent merkt sie sich für die folgenden Monate, und spätere Entwürfe brauchen weniger Korrekturen.

Rechnen Sie damit, dass der Agent nachfragt, statt anzunehmen, sobald ein Kunde oder ein Satz unklar ist.