請求準備AIエージェント：Clockifyの稼働時間から請求書の下書きを作成、承認はあなた

作業時間にもとづく請求は、月末が来るまでは簡単に見えます。全員の稼働時間を集め、正しい顧客に紐づけ、適切な単価を当てはめ、入力漏れやプロジェクト未設定の時間を見つけ、約束した予算を超えていないかを確かめる必要があります。作業は繰り返しが多く、ミスも起きやすく、ぎりぎりまで後回しにされがちです。これは自律型AIエージェントに向いた仕事です。読み取り、計算、手順で成り立つ作業であり、何かが外に出る前に人が承認する流れを組み込めます。

着想：用意された下書きと、人による判断

自律型エージェントの利用者の声には、シンプルな使い方が登場します。エージェントが工数管理を読み取り、請求書を準備し、送信の手前で止まるというものです。得られるのは確認なしの請求ではなく、白紙から始めなくてよくなることです。Atakoはこの役割分担を守ります。エージェントが準備して指摘し、人が判断して送ります。

エージェントの働き

このシナリオでは、請求準備担当のエージェントを1つ配置します。まずClockifyで指定されたワークスペースを見つけ、顧客、プロジェクト、ユーザーを一覧にして、各人の時間記録を読み取ります。

稼働時間を顧客、プロジェクト、タスクの順にまとめ、設定された単価と条件を適用します。書き始める前に、抜けや漏れを一覧にします。プロジェクトや説明のない記録、実行中のままの記録や12時間を超える記録、指定された予算を超えたプロジェクト、請求対象外タグのついた時間、時間はあるのに単価のない顧客などです。

そのうえで、プロジェクトのWikiに、顧客と月ごとに「請求書の下書き」ページを書きます。時間・単価・金額の明細、小計、指定があれば消費税、合計、支払期限、そして中立的な口調の顧客向け要約です。すべての顧客の下書きができると、各下書きの合計と抜けや漏れを並べたまとめて一つの承認の確認事項を提示し、返答を待ちます。

エージェントがしないこと

エージェントは、顧客に請求書、メール、メッセージを送ることはありません。時間記録の作成、変更、削除も行いません。エージェントにとってClockifyは読み取り専用です。推測もしません。単価がない、顧客が不明、記録があいまいといった場合は抜けや漏れの一覧に載り、金額をでっち上げることはありません。計算も、使った丸めのルールとともに一行ずつ示します。

Atakoでの設定方法

デプロイは4つのステップです。

1. Clockifyを接続します。 Atakoが求めたら、ClockifyのAPIキーを貼り付けます。接続は、何かを作成する前に確認されます。
2. 状況を入力します。 ワークスペース名、時間単価と条件（通貨、消費税、支払期限）を伝えます。必要に応じて、プロジェクトごとの予算や請求しない時間も指定できます。
3. デプロイします。 1回の操作で、エージェントと「請求書の下書き」プロジェクトが作成されます。エージェントは自動で準備され、最初の指示も自分で受け取ります。
4. 最初の下書き、その後は月次のリズムです。 当月の下書きと承認の確認事項は、最初の実行が終わると届きます。その後、エージェントは毎月の最終営業日の17時に実行するよう、自分で予定を組みます。

まだアカウントをお持ちでない場合は、作成するとトライアルが始まり、その直後にシナリオが設定されます。

結果の確認先

「請求書の下書き」プロジェクトのWikiでは、各下書きが1ページになっており、開いて読み、修正できます。承認の確認事項はAtakoのお知らせに表示され、各下書きを承認、修正、保留するには、そこから返答します。フロアでは、エージェントの現在の動きを確認できます。

チャットで話しかけることもできます。ある顧客のやり直し、期間の変更、特定の行の説明などを頼めます。

請求書ではなく下書きにする理由

請求書は会社を拘束します。金額の誤り、単価の見落とし、二重に請求した1時間は、督促と信頼で支払うことになります。下書きなら、手間をかけるべき場所に手間を移せます。集めて計算するという長い作業はエージェントが担い、一行ずつ検証できます。1時間をサービスにする、丸め方を変える、ある顧客を翌月に回すといった判断が要る作業は、あなたの手に残ります。承認の確認事項をまとめているのは、下書きを一つずつ開き直すのではなく、抜けや漏れを見ながらその月の全顧客を一度に処理できるようにするためです。

リズムについても同じ考え方です。小規模なチームの多くは月次の実行で十分です。見つかる抜けや漏れは、月の記憶が新しいうちのほうが直しやすいからです。毎週、あるいはプロジェクトの完了時に請求する場合は、チャットで伝えてください。エージェントがスケジュールを調整し、同じ手順、同じチェック、同じ承認ステップを保ちます。

ガードレール

Clockifyへのアクセスは意図的に絞られています。読み取りツールが8つあり、書き込みツールはありません。請求書の送信がエージェントを通ることはありません。承認は肝心な場所に置かれています。金額が顧客に届く前に、合計と抜けや漏れを確認でき、判断はあなたに委ねられます。

期待できること

下書きが特に役立つのは、見えてくるものがあるからです。入力漏れ、プロジェクト未設定の時間、予算のズレは、顧客からの指摘を受けてからではなく、送信前に見つかります。下書きの正確さは、元になる工数管理の記録を超えることはありません。チームがプロジェクトや説明を丁寧に入力するほど、抜けや漏れの一覧は月ごとに短くなります。

最初の月は、短い調整期間も見込んでください。顧客ごとの単価、請求対象外のタグ、予算は、想定していなかった質問をエージェントが投げかけるうちに明確になります。回答はチャットに書き留めておいてください。エージェントは翌月以降のために覚えており、後の下書きは修正が少なくなります。

顧客や単価が不明なときは、エージェントが推測せずに確認してくることを前提にしてください。