Agente de IA de facturación: borradores de factura desde Clockify, validados por ti

Facturar a partir del tiempo dedicado parece sencillo hasta que llega fin de mes. Hay que reunir las horas de todos, asignarlas al cliente correcto, aplicar la tarifa adecuada, detectar entradas olvidadas o tiempo sin proyecto y comprobar que no se supera el presupuesto prometido. El trabajo es repetitivo, propenso a errores y se deja para el último minuto. Encaja bien con un agente de IA autónomo: lectura, aritmética y método, con una validación humana antes de que salga nada.

La inspiración: un borrador listo, una decisión humana

Los testimonios de usuarios de agentes autónomos describen un uso sencillo: el agente lee el registro de horas, prepara la factura y se detiene antes de enviarla. La ventaja no es facturar sin mirar, sino dejar de empezar desde una página en blanco. Atako mantiene ese reparto: el agente prepara y señala, la persona decide y envía.

Qué hace el agente

El escenario despliega un único agente, el preparador de facturación. Empieza por localizar en Clockify el espacio de trabajo que indicaste, después enumera los clientes, proyectos y usuarios y lee las entradas de tiempo de cada persona.

Agrupa las horas por cliente, luego por proyecto y luego por tarea, y aplica tus tarifas y condiciones. Antes de escribir, enumera los huecos: entradas sin proyecto o sin descripción, entradas que siguen en curso o superan las doce horas, proyectos por encima del presupuesto que indicaste, horas con una etiqueta de no facturable, clientes con horas pero sin tarifa.

Después escribe, en la wiki del proyecto, una página «Borrador de factura» por cliente y mes: líneas con horas, tarifa e importe, subtotal, IVA si lo indicaste, total, plazo de pago y un resumen para el cliente en tono neutro. Cuando todos los clientes tienen borrador, te hace una pregunta de validación agrupada que enumera cada borrador con su total y sus huecos, y espera tu respuesta.

Qué no hace el agente

El agente nunca envía una factura, un correo ni un mensaje a un cliente. No crea, modifica ni elimina ninguna entrada de tiempo: para él, Clockify es de solo lectura. No adivina: una tarifa ausente, un cliente desconocido o una entrada ambigua acaban en la lista de huecos, nunca en un importe inventado. Y muestra su aritmética línea por línea, con la regla de redondeo utilizada.

Cómo configurarlo en Atako

El despliegue lleva cuatro pasos.

1. Conecta Clockify. Pega tu clave de API de Clockify cuando Atako te la pida. La conexión se comprueba antes de crear nada.
2. Rellena tu contexto. Indica el nombre del espacio de trabajo, tus tarifas por hora y condiciones (moneda, IVA, plazo de pago) y, si quieres, presupuestos por proyecto y horas que nunca se facturan.
3. Despliega. Una sola acción crea el agente y el proyecto «Borradores de factura». El agente se aprovisiona y recibe solo sus primeras instrucciones.
4. Primeros borradores y después un ritmo mensual. Los borradores del mes en curso y la pregunta de validación llegan cuando termina la primera ejecución. Después, el agente se programa una ejecución el último día laborable de cada mes a las 17:00.

Si aún no tienes cuenta, al crearla se inicia tu periodo de prueba y el escenario se configura justo después.

Dónde ver los resultados

En la wiki del proyecto «Borradores de factura», cada borrador es una página que abres, lees y corriges. La pregunta de validación aparece en tus avisos de Atako: respondes para aprobar, corregir o dejar en espera cada borrador. En el floor, el agente muestra su actividad actual.

También puedes hablar con él en el chat: pídele que rehaga un cliente, que cambie el periodo o que te explique una línea.

Por qué un borrador y no una factura

Una factura compromete a la empresa: un importe erróneo, una tarifa olvidada o una hora facturada dos veces se pagan en reclamaciones y en confianza. El borrador traslada el esfuerzo al lugar adecuado. El trabajo largo, reunir y calcular, lo hace el agente y sigue siendo verificable línea por línea; el trabajo que requiere criterio, decidir regalar una hora, redondear de otra forma o aplazar un cliente, sigue siendo tuyo. La pregunta de validación va agrupada para que trates todos los clientes del mes de una sola vez, con los huecos delante, en lugar de reabrir un borrador tras otro.

La misma lógica vale para el ritmo. Una ejecución mensual basta para la mayoría de los equipos pequeños, porque los huecos que encuentra son más fáciles de corregir mientras el mes sigue fresco en la memoria de todos. Si facturas cada semana, o por proyecto cuando termina, dilo en el chat y el agente ajusta su calendario y mantiene el mismo método, las mismas comprobaciones y el mismo paso de validación.

Salvaguardas

El acceso a Clockify es deliberadamente estrecho: ocho herramientas de lectura, ninguna de escritura. Enviar una factura nunca pasa por el agente. La validación está donde importa: antes de que cualquier importe llegue a un cliente, ves los totales y los huecos, y la decisión es tuya.

Qué esperar

Espera borradores que sirven sobre todo por lo que revelan: las entradas olvidadas, las horas sin proyecto y los presupuestos que se desvían aparecen antes del envío y no después de la queja del cliente. Un borrador nunca es más preciso que el registro de horas del que procede: cuanto más rellene tu equipo los proyectos y las descripciones, más corta será la lista de huecos de un mes al siguiente.

Prevé también un breve periodo de ajuste durante el primer mes. Las tarifas por cliente, las etiquetas de no facturable y los presupuestos se aclaran a medida que el agente hace preguntas que no habías anticipado. Anota tus respuestas en el chat: el agente las recuerda para los meses siguientes y los borradores posteriores necesitan menos correcciones.

Cuenta con que el agente pregunte antes de suponer cuando un cliente o una tarifa no estén claros.