Agent IA de facturation : des brouillons de facture depuis Clockify, validés par vous

Facturer à partir du temps passé semble simple jusqu'à la fin du mois. Il faut retrouver les heures de chacun, les rattacher au bon client, appliquer le bon taux, repérer les entrées oubliées ou sans projet, et vérifier que l'enveloppe promise n'est pas dépassée. Ce travail est répétitif, sensible aux erreurs et repoussé à la dernière minute. C'est un bon terrain pour un agent IA autonome : de la lecture, du calcul et de la méthode, avec une validation humaine avant tout envoi.

L'inspiration : un brouillon prêt, une décision humaine

Les témoignages d'utilisateurs d'agents autonomes décrivent un usage simple : l'agent lit le suivi de temps, prépare la facture et s'arrête avant l'envoi. Le gain n'est pas de facturer sans regarder, c'est de ne plus commencer d'une page blanche. Atako reprend ce partage : l'agent prépare et signale, l'humain décide et envoie.

Ce que fait l'agent

Le scénario déploie un seul agent, le préparateur de facturation. Il commence par retrouver l'espace de travail que vous avez nommé dans Clockify, puis liste les clients, les projets et les utilisateurs et lit les entrées de temps de chacun.

Il regroupe les heures par client, par projet puis par tâche, et applique vos taux et conditions. Avant d'écrire, il liste les écarts : entrées sans projet ni description, entrées restées en cours ou de plus de douze heures, projets au-delà de l'enveloppe indiquée, heures portant une étiquette non facturable, clients avec des heures mais sans taux.

Il rédige ensuite, dans le wiki du projet, une page « Brouillon de facture » par client et par mois : lignes avec heures, taux et montant, sous-total, TVA si vous l'avez donnée, total, délai de paiement, et un récapitulatif client au ton neutre. Quand tous les clients sont rédigés, il vous pose une seule question de validation groupée, qui liste chaque brouillon avec son total et ses écarts, puis il attend votre réponse.

Ce que l'agent ne fait pas

L'agent n'envoie jamais de facture, d'e-mail ni de message à un client. Il ne crée, ne modifie et ne supprime aucune entrée de temps : Clockify est en lecture seule pour lui. Il ne devine pas : un taux manquant, un client inconnu ou une entrée ambiguë finissent dans la liste des écarts, jamais dans un montant inventé. Et il montre son calcul ligne par ligne, avec la règle d'arrondi utilisée.

Comment le mettre en place dans Atako

Le déploiement tient en quatre étapes.

1. Connecter Clockify. Collez votre clé d'API Clockify quand Atako la demande. La connexion est vérifiée avant que quoi que ce soit ne soit créé.
2. Renseigner votre contexte. Indiquez le nom de l'espace de travail, vos taux horaires et conditions (devise, TVA, délai de paiement) et, si vous le souhaitez, les enveloppes par projet et les heures jamais facturées.
3. Déployer. Une seule action crée l'agent et le projet « Brouillons de facture ». L'agent est provisionné et reçoit seul ses premières consignes.
4. Premiers brouillons, puis rythme mensuel. Les brouillons du mois en cours et la question de validation arrivent à la fin du premier passage. L'agent planifie ensuite lui-même un passage le dernier jour ouvré de chaque mois, à 17 h.

Si vous n'avez pas encore de compte, sa création démarre votre essai et le scénario se configure juste après.

Où voir les résultats

Dans le wiki du projet « Brouillons de facture », chaque brouillon est une page que vous ouvrez, relisez et corrigez. La question de validation apparaît dans vos notices Atako : vous y répondez pour valider, corriger ou suspendre chaque brouillon. Sur le plateau, l'agent montre son activité en cours.

Vous pouvez aussi lui parler dans le chat : lui demander de refaire un client, de changer de période ou d'expliquer une ligne.

Pourquoi un brouillon plutôt qu'une facture

Une facture engage l'entreprise : un montant faux, un taux oublié ou une heure facturée deux fois se paient en relances et en confiance. Le brouillon déplace l'effort au bon endroit. Le travail long, rassembler et calculer, est fait par l'agent et reste vérifiable ligne par ligne ; le travail qui demande du jugement, décider d'offrir une heure, d'arrondir autrement ou de reporter un client, reste le vôtre. La question de validation est groupée pour que vous traitiez tous les clients du mois en un seul passage, avec les écarts sous les yeux, au lieu de rouvrir un brouillon après l'autre.

Garde-fous

L'accès à Clockify est volontairement étroit : huit outils de lecture, aucun outil d'écriture. L'envoi d'une facture ne passe jamais par l'agent. La validation est posée là où elle compte : avant que le moindre montant parte chez un client, vous voyez les totaux et les écarts, et la décision vous revient.

À quoi s'attendre

Attendez-vous à des brouillons surtout utiles pour ce qu'ils révèlent : les entrées oubliées, les heures sans projet et les enveloppes qui dérivent apparaissent avant l'envoi plutôt qu'après la réclamation du client. Un brouillon n'est jamais plus juste que le suivi de temps dont il vient : plus votre équipe renseigne ses projets et descriptions, plus la liste des écarts raccourcit d'un mois à l'autre.

Prévoyez aussi un court temps de réglage au premier mois. Les taux par client, les étiquettes non facturables et les enveloppes se précisent à mesure que l'agent pose des questions que vous n'aviez pas anticipées. Notez vos réponses dans le chat : l'agent s'en souvient pour les mois suivants, et les brouillons suivants demandent moins de corrections.