Sohbette satış operasyonları: yapay zekâ ajanı HubSpot'u sorgular ve her yeni potansiyel müşteriye not düşer

Bir satış ekibinde CRM hem gerçeğin kaynağıdır hem de herkesin açmaktan kaçındığı yer. “Hangi anlaşmalar tıkandı?” ya da “Bu şirket kimde?” sorusunu yanıtlamak için filtreler ve görünümler arasında gezinmek gerekir ve her yeni potansiyel müşteri, formun topladığından başka bağlam olmadan gelir. Bunlar, hiçbir zaman acil olmadıkları için ertelenen, yararlı ve tekrarlayan iki arka plan işidir. Yapay zekâ ajanlarına iyi uyarlar: ticari yargı değil, yöntem ve kaynak gerektirirler.

İlham: konuşmanın içindeki CRM

Çıkış noktası, Hermes Agent kullanıcılarının bildirdiği ve “sohbette satış operasyonları: CRM araması, potansiyel müşteri notları, e-posta ayıklama” başlıklı bir kartta özetlenen bir kullanımdır. Fikir, CRM'i arayüzünün dışına çıkarmaktır: soruyu bir meslektaşınıza sorar gibi sohbette sorarsınız ve yanıt ilgili kayıtlarla gelir. Aynı kullanım, her yeni kayda bir bağlam notu ekleyen otomatik potansiyel müşteri hazırlığını da getirir.

İki yapı taşını koruyoruz: sade dille arama ve potansiyel müşteri notu. Kartın bir posta kutusuna erişim varsayan e-posta ayıklamasını bir kenara bırakıyoruz. Atako fikri, erişimi bilinçli olarak sınırlı iki ajanla ve her değişiklik için basit bir kuralla uygular: değişiklik yapılmadan önce gösterilir.

İki ajan ne yapar

Senaryo, ikisi de HubSpot'unuza bağlı iki ajan dağıtır.

CRM asistanı, kişiler, şirketler ve anlaşmalar hakkındaki soruları sade dille yanıtlar. Bir aramayla başlar, önemli kayıtları açar, ardından kısa ve yapılandırılmış yanıt verir: önce rakamlar ya da kayıtlar, sonra bir satırlık yorum; anılan her kayıt adıyla belirtilir, böylece onu bulabilirsiniz. Başlangıçta, belirttiğiniz satış hattının ya da varsayılan satış hattının en ilerlemiş beş anlaşmasını listeler ve önerdiği sonraki adımla birlikte sohbette özetler.

Ondan bir şeyi değiştirmesini istediğinizde, bir aşamayı, bir özelliği, bir sahibi, bir görevi, önce değişikliği hazırlar: kaydı, mevcut ve yeni değeri gösterir ve sohbette onayınızı bekler. Onay yalnızca gösterilen şeyi kapsar. İşlemden sonra tam olarak neyi değiştirdiğini söyler.

Potansiyel müşteri analisti yeni gelenlerle ilgilenir. İlk çalıştırmada son yedi günde oluşturulan kişileri işler; sonrasında her sabah saat 8:00'de son 24 saatte oluşturulanları. Her biri için kaydı okur, şirketi açık web'de inceler ve kayda bir araştırma notu ekler: iki satırda şirket, potansiyel müşterinin bağlamı, teklifiniz için neden önemli olduğu ve gerekçesiyle birlikte önerilen bir sonraki adım. Kaynaklarını belirtir, belirsiz olanı işaretler ve tahmin etmek yerine “bulunamadı” yazar. Sonraki adım gerektirdiğinde bir HubSpot görevi oluşturur. Her çalıştırma sohbette bir özetle biter.

Ajanlar ne yapmaz

Sınırlar tasarımın parçasıdır. İki ajan da kimseyle iletişime geçmez: e-posta yok, mesaj yok, davet yok. Analist yalnızca not ve görev ekler, kayıtlarda başka hiçbir şeyi değiştirmez. Asistan, onayınız olmadan hiçbir kaydı oluşturmaz ya da değiştirmez ve hiçbir şeyi silmez: silme aracı verilmemiştir.

Veri eksik, boş ya da belirsiz olduğunda, örneğin aynı ada sahip iki kayıt, asistan bunu söyler ve tahmin etmek yerine sorar. Hiçbir ajan bir rakam, isim, unvan ya da alıntı uydurmaz. Kişisel verilere gelince, analist yalnızca mesleki ve herkese açık bilgileri not eder. Birine ulaşma kararı insana aittir ve bu, bir human-in-the-loop tasarımının ilkesidir.

Atako'da nasıl kurulur

Bu kullanım senaryosunun sayfasından dağıtım dört adımda yapılır.

1. HubSpot'u bağlayın. Atako erişimi yetkilendirmeniz için size rehberlik eder ve bağlantı, herhangi bir şey oluşturulmadan önce doğrulanır. Yönetici değilseniz bağlantı kişisel kalır.
2. Bağlamınızı belirtin. Teklifinizi ve ideal müşterinizi birkaç cümleyle anlatın; varsayılanı kullanmıyorsanız izlenecek satış hattını belirtin. Ajanlar bunu, bir potansiyel müşteride neyin önemli olduğuna karar vermek için kullanır.
3. Dağıtın. Tek bir işlem iki ajanı ve “Satış operasyonları” projesini oluşturur. Ajanlar hazırlanır ve ilk talimatlarını kendileri alır.
4. İlk sonuçlar, ardından günlük bir ritim. Asistan en ilerlemiş beş anlaşmayı sohbette özetler, analist de HubSpot kayıtlarına ilk notlarını ekler. Sonrasında analist, her gün saat 8:00'deki çalıştırmasını kendisi planlar.

Henüz hesabınız yoksa hesap oluşturmak deneme sürenizi başlatır ve senaryo hemen ardından yapılandırılır. Yöneticiniz ajan oluşturmanıza izin vermemişse dağıtım size bunu söyler ve orada durur.

Sonuçları nerede görürsünüz

Araştırma notları HubSpot'ta, her kişinin ya da anlaşmanın etkinliğinde, analistin oluşturduğu görevlerle birlikte okunur. Asistanın yanıtları ve analistin her çalıştırmasının özeti kendi sohbetlerinde okunur. Atako'daki “Satış operasyonları” projesinde çalışma sayfasını ve iş takibini bulursunuz; Atako katında ise iki ajan o anki etkinlikleriyle görünür.

CRM'i sorgulamak için asistana sohbetinden yazın; örneğin “hangi anlaşmalar teklif aşamasında tıkandı?”. Talepler aynı konuşmada, şimdiye kadar yapılanların aynı hafızasıyla ele alınır.

Güvenceler

Erişim bilinçli olarak dardır. HubSpot bağlantısı ajanlara on altı araçlık sınırlı bir listeyle verilir: kişileri, şirketleri ve anlaşmaları arama ve okuma, kişileri ve anlaşmaları güncelleme, not ve görev oluşturma, kayıtları ilişkilendirme. Kısa bir araç listesi gören ajan, yüzlerce araçlık bir kataloğa gömülen ajandan daha güvenilir kullanır. Hiçbir şey varsayılan olarak verilmez, her erişim kaldırılabilir ve ajanlar ne posta kutunuza ne de başka bir hesaba ulaşır.

İnsan onayı karar noktalarındadır. Asistanın önerdiği her değişikliği onaylarsınız, birine ulaşmadan önce notları okursunuz ve her potansiyel müşteriyle ne yapılacağına karar verirsiniz.

Ne beklemeli

Notların kamuya açık varlığı olan şirketler için en yararlı olacağını bekleyin: web sitesi olmayan çok küçük bir işletme için analist uydurmak yerine “bulunamadı” yazar ve bu amaçlanan davranıştır. Analist, HubSpot'taki önceki notlarını yeniden okumaz: işlenmiş kayıtları hafızasında tutar ve başlamadan önce oluşturulmuş bir kayıt yalnızca ilk yedi günlük çalıştırmayla kapsanır. Değer düzenlilikten gelir: her yeni potansiyel müşteri bağlamla gelir ve CRM hakkındaki her soru, birkaç tık yerine birkaç satırda yanıtını bulur.