Sales ops na czacie: agent AI przeszukuje HubSpot i notuje każdego nowego leada

W zespole sprzedaży CRM jest jednocześnie źródłem prawdy i tym, czego wszyscy unikają otwierać. Aby odpowiedzieć na „które szanse utknęły?” albo „kto prowadzi tę firmę?”, trzeba przebijać się przez filtry i widoki, a każdy nowy lead trafia bez innego kontekstu niż ten, który zebrał formularz. To dwa zadania w tle, przydatne i powtarzalne, które odkłada się, bo nigdy nie są pilne. Dobrze nadają się dla agentów AI: wymagają metody i źródeł, a nie oceny handlowej.

Inspiracja: CRM w rozmowie

Punktem wyjścia jest zastosowanie opisane przez użytkowników Hermes Agent, streszczone w karcie zatytułowanej „sales ops na czacie: wyszukiwanie w CRM, notatki o leadach, segregowanie e-maili”. Idea polega na wyprowadzeniu CRM-a z jego interfejsu: zadajesz pytanie jak koledze, na czacie, a odpowiedź przychodzi z odpowiednimi rekordami. To samo zastosowanie dodaje automatyczne przygotowanie leadów, z notatką kontekstową przy każdym nowym rekordzie.

Zachowujemy dwa elementy, wyszukiwanie prostym językiem i notatkę o leadzie, a pomijamy segregowanie e-maili z karty, które zakłada dostęp do skrzynki. Atako stosuje tę ideę z dwoma agentami o celowo ograniczonym dostępie i z prostą regułą dla każdej zmiany: jest pokazywana, zanim zostanie wprowadzona.

Co robią dwaj agenci

Scenariusz wdraża dwóch agentów, obu połączonych z Twoim HubSpotem.

Asystent CRM odpowiada prostym językiem na pytania o kontakty, firmy i szanse sprzedaży. Zaczyna od wyszukiwania, otwiera istotne rekordy, a następnie odpowiada krótko i w uporządkowany sposób: najpierw liczby lub rekordy, potem jedna linijka interpretacji, a każdy cytowany rekord jest nazwany, abyś mógł go znaleźć. Przy starcie wypisuje pięć najbardziej zaawansowanych szans z podanego przez Ciebie pipeline'u lub z domyślnego i podsumowuje je na czacie wraz z proponowanym następnym działaniem.

Gdy prosisz go o zmianę czegoś, etapu, właściwości, właściciela, zadania, najpierw przygotowuje zmianę: pokazuje rekord, bieżącą i nową wartość i czeka na Twoje potwierdzenie na czacie. Potwierdzenie obejmuje tylko to, co pokazano. Po operacji mówi dokładnie, co zmienił.

Analityk leadów zajmuje się nowymi przypadkami. Przy pierwszym uruchomieniu przetwarza kontakty utworzone w ciągu ostatnich siedmiu dni; potem, co rano o 8:00, te utworzone w ciągu ostatnich 24 godzin. Dla każdego czyta rekord, bada firmę w publicznym internecie i dodaje do rekordu notatkę z researchu: firmę w dwóch linijkach, kontekst leada, dlaczego jest ważny dla Twojej oferty oraz sugerowane następne działanie z uzasadnieniem. Podaje źródła, oznacza to, co niepewne, i pisze „nie znaleziono” zamiast zgadywać. Gdy następne działanie tego wymaga, tworzy zadanie w HubSpot. Każde uruchomienie kończy się podsumowaniem na czacie.

Czego agenci nie robią

Granice są częścią projektu. Żaden z agentów nie kontaktuje się z nikim: żadnego e-maila, wiadomości ani zaproszenia. Analityk dodaje tylko notatki i zadania i niczego więcej w rekordach nie zmienia. Asystent nie tworzy ani nie modyfikuje żadnego rekordu bez Twojego potwierdzenia i nigdy niczego nie usuwa: narzędzie do usuwania nie jest przyznane.

Gdy dane są brakujące, puste lub niejednoznaczne, na przykład dwa rekordy o tej samej nazwie, asystent mówi o tym i pyta, zamiast zgadywać. Żaden agent nie wymyśla liczby, nazwiska, stanowiska ani cytatu. Jeśli chodzi o dane osobowe, analityk notuje tylko informacje zawodowe i publiczne. Decyzja o kontakcie z kimś pozostaje ludzka, zgodnie z zasadą podejścia human-in-the-loop.

Jak to skonfigurować w Atako

Ze strony tego przypadku użycia wdrożenie przebiega w czterech krokach.

1. Podłącz HubSpot. Atako prowadzi Cię przez autoryzację dostępu, a połączenie jest weryfikowane, zanim cokolwiek zostanie utworzone. Jeśli nie jesteś administratorem, połączenie pozostaje osobiste.
2. Podaj swój kontekst. Opisz w kilku zdaniach swoją ofertę i idealnego klienta oraz wskaż pipeline do śledzenia, jeśli nie używasz domyślnego. Agenci wykorzystują to do oceny, co jest ważne w leadzie.
3. Wdróż. Jedna akcja tworzy dwóch agentów i projekt „Sales ops”. Agenci są przygotowywani i sami otrzymują pierwsze instrukcje.
4. Pierwsze wyniki, potem rytm dzienny. Asystent podsumowuje na czacie pięć najbardziej zaawansowanych szans, a analityk dodaje pierwsze notatki do rekordów HubSpot. Potem analityk sam planuje swoje uruchomienie o 8:00 każdego dnia.

Jeśli nie masz jeszcze konta, jego utworzenie rozpoczyna okres próbny, a scenariusz jest konfigurowany zaraz potem. Jeśli administrator nie zezwolił Ci na tworzenie agentów, wdrożenie poinformuje Cię o tym i na tym się zatrzyma.

Gdzie zobaczyć wyniki

Notatki z researchu czytasz w HubSpot, w aktywności każdego kontaktu lub szansy, wraz z ewentualnymi zadaniami utworzonymi przez analityka. Odpowiedzi asystenta i podsumowanie każdego uruchomienia analityka czytasz w ich czatach. W projekcie Atako „Sales ops” znajdziesz stronę opisującą działanie i śledzenie pracy, a na planie Atako obaj agenci pojawiają się ze swoją bieżącą aktywnością.

Aby odpytać CRM, napisz do asystenta na jego czacie, na przykład „które szanse utknęły na etapie oferty?”. Prośby są obsługiwane w tej samej rozmowie, z tą samą pamięcią tego, co już zrobiono.

Zabezpieczenia

Dostęp jest celowo wąski. Połączenie z HubSpotem jest przyznane agentom z ograniczoną listą szesnastu narzędzi: wyszukiwanie i odczyt kontaktów, firm i szans, aktualizacja kontaktów i szans, tworzenie notatek i zadań, kojarzenie rekordów. Agent widzący krótką listę narzędzi używa ich pewniej niż ten zagubiony w katalogu setek. Nic nie jest przyznane domyślnie, każdy dostęp można cofnąć, a agenci nie sięgają ani do Twojej skrzynki, ani do żadnego innego konta.

Zatwierdzenie przez człowieka jest w punktach decyzyjnych. Potwierdzasz każdą zmianę proponowaną przez asystenta, czytasz notatki, zanim z kimś się skontaktujesz, i decydujesz, co zrobić z każdym leadem.

Czego się spodziewać

Spodziewaj się, że notatki są najbardziej użyteczne dla firm z publiczną obecnością: dla bardzo małej firmy bez strony internetowej analityk napisze „nie znaleziono” zamiast wymyślać, i to zamierzone zachowanie. Analityk nie czyta ponownie swoich wcześniejszych notatek w HubSpot: przechowuje w pamięci już przetworzone rekordy, a rekord utworzony przed jego startem jest objęty tylko pierwszym siedmiodniowym uruchomieniem. Wartość płynie z regularności: każdy nowy lead trafia z kontekstem, a każde pytanie o CRM dostaje odpowiedź w kilku linijkach zamiast kilku kliknięć.