チャットで営業オペレーション:AIエージェントがHubSpotを検索し、新規リードにメモを残す

営業チームにとってCRMは、真実の拠り所であると同時に、誰もが開くのを避けたいものです。「止まっている商談はどれか」「この会社の担当は誰か」に答えるには、フィルターやビューをたどる必要があり、新規リードにはフォームが集めた以上の背景がありません。この2つは、役に立つ反復的な裏方の仕事ですが、緊急ではないために後回しにされます。必要なのは営業の判断ではなく、手順と出典なので、AIエージェントに向いています。

きっかけ:会話の中のCRM

出発点は、Hermes Agentのユーザーが報告した使い方で、「チャットで営業オペレーション:CRM検索、リードメモ、メールの仕分け」というタイトルのカードにまとめられています。考え方は、CRMをその画面から取り出すことです。同僚に聞くようにチャットで質問すると、関連するレコードとともに答えが返ります。同じ使い方には、新規レコードごとに背景メモを付けるリードの自動準備も含まれます。

ここから残したのは、普通の言葉での検索とリードメモという2つの要素で、メールボックスへのアクセスを前提とするカードのメール仕分けは外しています。Atakoはこの考えを、意図的にアクセスを絞った2体のエージェントと、あらゆる変更に共通の単純なルールで実現します。変更は、行う前に提示されます。

2体のエージェントの役割

このシナリオでは、どちらもあなたのHubSpotに接続された2体のエージェントが導入されます。

CRMアシスタントは、連絡先・企業・商談についての質問に普通の言葉で答えます。まず検索し、重要なレコードを開き、短く構造化して答えます。最初に数字やレコード、次に解釈を1行、そして引用したレコードはすべて名前で示されるため、見つけられます。起動時には、指定されたパイプライン(なければ既定のパイプライン)で最も進んでいる5件の商談を一覧にし、提案する次のアクションとともにチャットで要約します。

段階、プロパティ、担当者、タスクなど、何かの変更を頼まれると、まず変更を準備します。レコード、現在の値、新しい値を示し、チャットでの確認を待ちます。確認が及ぶのは、提示された内容だけです。操作の後には、何を変更したかを正確に伝えます。

リードアナリストは、新しく届いたリードを担当します。初回の実行では直近7日間に作成された連絡先を処理し、その後は毎朝8:00に、直近24時間に作成されたものを処理します。それぞれについてレコードを読み、公開Webで企業を調べ、調査メモをレコードに追加します。企業の概要を2行、リードの背景、あなたの提案にとってなぜ重要か、理由付きで提案する次のアクションです。出典を明記し、不確かな点は示し、推測せずに「見つからず」と書きます。次のアクションに必要な場合は、HubSpotのタスクを作成します。各実行は、チャットでの要約で終わります。

エージェントがしないこと

制限は設計の一部です。どちらのエージェントも、誰にも連絡しません。メールも、メッセージも、招待もありません。アナリストが行うのはメモとタスクの追加だけで、レコードのそれ以外は変更しません。アシスタントは、あなたの確認なしにレコードを作成・変更せず、何も削除しません。削除ツールは付与されていません。

データが欠けている、空である、あるいは曖昧である場合、たとえば同じ名前のレコードが2件ある場合、アシスタントは推測せずにそう伝えて尋ねます。どのエージェントも、数字、名前、役職、引用を創作しません。個人情報については、アナリストが記すのは職業上の公開情報だけです。誰に連絡するかの判断は人が行います。これがヒューマン・イン・ザ・ループの設計の原則です。

Atakoでの設定方法

このユースケースのページから、導入は4つのステップで完了します。

1. HubSpotを接続する。 Atakoがアクセスの許可手順を案内し、何かが作成される前に接続が確認されます。管理者でない場合、接続は個人のものにとどまります。
2. 状況を入力する。 提案内容と理想の顧客を数文で説明し、既定のパイプラインを使わない場合は追跡するパイプラインを指定します。エージェントはこれをもとに、リードで重要な点を判断します。
3. 導入する。 1回の操作で、2体のエージェントと「営業オペレーション」プロジェクトが作成されます。エージェントは準備され、最初の指示も自動で受け取ります。
4. 最初の結果、そして毎日のリズム。 アシスタントが最も進んでいる5件の商談をチャットで要約し、アナリストが最初のメモをHubSpotのレコードに追加します。その後は、アナリストが毎日8:00の実行を自分でスケジュールします。

まだアカウントがない場合は、アカウントを作成するとトライアルが始まり、その直後にシナリオが設定されます。管理者がエージェントの作成を許可していない場合は、導入の際にその旨が表示され、そこで止まります。

結果を見る場所

調査メモは、HubSpotの各連絡先や商談のアクティビティで、アナリストが作成したタスクとともに確認できます。アシスタントの回答と、アナリストの各実行の要約は、それぞれのチャットで確認できます。Atakoの「営業オペレーション」プロジェクトには、使い方のページと作業の追跡があり、Atakoのフロアには2体のエージェントの現在の作業が表示されます。

CRMに問い合わせるには、アシスタントのチャットに、たとえば「提案段階で止まっている商談はどれか」のように書いてください。依頼は同じ会話の中で処理され、これまでの作業の記憶も引き継がれます。

安全策

アクセスは意図的に絞られています。HubSpotの接続は、16個のツールという限られたリストでエージェントに付与されます。連絡先・企業・商談の検索と閲覧、連絡先と商談の更新、メモとタスクの作成、レコードの関連付けです。短いツールのリストを見るエージェントは、何百ものカタログに迷い込むエージェントより確実に使いこなします。既定で付与されるものはなく、すべてのアクセスは取り消せ、エージェントがあなたのメールボックスやほかのアカウントに届くことはありません。

人による確認は、判断の分かれ目に置かれています。アシスタントが提案する変更はすべてあなたが確認し、誰かに連絡する前にメモを読み、各リードをどうするかを決めます。

期待できること

メモが最も役立つのは、公開された情報のある企業です。Webサイトのない非常に小さな事業の場合、アナリストは作り話をせずに「見つからず」と書きます。これは意図された動作です。アナリストは、HubSpot上の自分の過去のメモを読み直さず、処理済みのレコードを自身の記憶に保持しており、アナリストの開始前に作成されたレコードは、最初の7日間の実行でのみ対象になります。価値は継続から生まれます。新規リードはすべて背景付きで届き、CRMへの質問はすべて、何度もクリックする代わりに数行で答えが返ります。