Toplantı hazırlığı için yapay zeka ajanı: HubSpot ve web'den tek sayfalık bir özet

Hesap geçmişini yeniden okumadan bir satış toplantısına girmek, en sık yapılan ve en az fark edilen hatadır. Bunu kimse dikkatsizlikten yapmaz: geçmiş fırsatlara, meslektaşların notlarına, kaydedilmiş e-postalara ve önceki toplantılara dağılmış durumdadır; onu yeniden oluşturmak, üç toplantı art arda geldiğinde sizde olmayan bir çeyrek saat alır. Bu, bir otonom yapay zeka ajanının iyi yaptığı türden bir iştir: okuma, yöntem ve düzenlilik gerektirir, ticari muhakeme değil.

İlham: her toplantıdan önce hazır bir özet

Çıkış noktası, otonom ajan çalıştıran kişilerin anlatılarında sürekli karşımıza çıkan bir kullanımdır: toplantıdan önce ajan CRM'in hesap hakkında bildiklerine bakar, bunu web araştırmasıyla tamamlar ve müşteriyle konuşacak kişiye kısa bir belge verir. Anlatılan kazanç çarpıcı bir zaman tasarrufu değil, sabit hale gelen bir hazırlık kalitesidir: yoğun günlerde bile her toplantı aynı bilgi düzeyiyle başlar.

Bu kullanımı inandırıcı kılan şey, aynı zamanda dışarıda bıraktığı şeydir. Ajan hazırlar; müşteriyle konuşmaz ve CRM'i bir not dışında değiştirmez. Atako aynı işbölümünü korur: ajan okur, yazar ve uyarır; insan toplantıya katılır ve sonrasında ne olacağına karar verir.

Ajan ne yapar

Senaryo tek bir ajan devreye alır: toplantı hazırlayıcı. Bir şirket ya da kişi için her zaman aynı yöntemi izler.

Önce şirketi ve kişiyi HubSpot'ta bulur. Aynı ada sahip birden fazla kayıt varsa bunları özette listeler ve hangisini kullandığını belirtir; böylece yanlış hesap üzerinden toplantı hazırlamaktan kaçınılır. Ardından geçmişi okur: fırsatları ve aşamalarını, notları, kayıtta kaydedilmiş e-postaları, geçmiş ve yaklaşan toplantıları ve kaydın sahibini.

Bunu tarayıcısında yaptığı web araştırmasıyla tamamlar: resmi site, bugünün tarihinden geriye doğru son 90 günün haberleri, kişinin şu anki görevi ve herkese açık paylaşımları.

Sonra özeti proje wiki'sine yazar; “Özet - ” ve hesap adından oluşan adla, tek sayfalık bir belge olarak. Özet; bağlamı, tarihli geçmişi, her iki tarafın gündemini, sorulacak beş yararlı soruyu, riskleri (itirazlar, rakipler, engeller) ve bir sonraki adım önerisini içerir. HubSpot'tan gelenleri, web'den gelenleri (bağlantısıyla birlikte) ve kendi yorumunu ayrı tutar; yorumu da yorum olarak etiketler. Son olarak HubSpot kaydına kısa bir özet ve sayfanın adını içeren bir not ekler.

Ajan ne yapmaz

Sınırlar tasarımın bir parçasıdır. Ajan kimseyle iletişime geçmez: ne müşteriyle ne de bir meslektaşla e-postayla. Hiçbir fırsatı, kişiyi ya da şirketi değiştirmez, yalnızca not ekler. Hiçbir şey uydurmaz: HubSpot'ta ya da web'de bir bilgi eksikse, boşluğu doldurmak yerine bunu özete yazar. Aynı toplantıyı iki kez hazırlamaz: hesap için zaten bir özet varsa onu yerinde günceller.

Dolayısıyla özet bir karar değil, karara yardımcı bir araçtır. Beş soru önerilerdir, riskler varsayımlardır, sonraki adım ise müşteriyi tanıyan kişinin kenara bırakabileceği bir tavsiyedir. İnsan döngüde tasarımının ilkesi budur.

Atako'da nasıl kurulur

Bu kullanım senaryosunun sayfasından devreye alma dört adımda gerçekleşir.

1. HubSpot'u bağlayın. HubSpot'ta özel bir uygulama oluşturun, ona CRM nesnelerine okuma ve notlara yazma erişimi verin, ardından Atako istediğinde jetonu yapıştırın. Bağlantı, herhangi bir şey oluşturulmadan önce doğrulanır.
2. Bağlamınızı girin. Teklifinizi tarif edin ve bir sonraki toplantınızın şirketini ya da kişisini HubSpot'ta göründüğü şekilde belirtin. Teklif ne kadar somutsa, özetteki sorular o kadar somut olur.
3. Devreye alın. Tek bir eylem ajanı ve “Toplantı hazırlığı” projesini oluşturur. Ajan hazırlanır ve ilk talimatlarını kendi başına alır.
4. İlk özet, ardından günlük bir ritim. İlk özet ve HubSpot notu, ilk çalıştırma bittiğinde görünür. Sonrasında ajan, özeti olmayan günün toplantılarını hazırlamak için kendine her sabah 07.30'da bir çalıştırma planlar.

Henüz bir hesabınız yoksa, hesap oluşturmak deneme sürenizi başlatır ve senaryo hemen ardından yapılandırılır. Yöneticiniz ajan oluşturmanıza izin vermemişse, devreye alma bunu size bildirir ve orada durur.

Sonuçları nerede göreceksiniz

Çalışmayı üç yerden takip edersiniz. “Toplantı hazırlığı” projesinin wiki'sinde her özet, toplantıdan önce, gerekirse telefonunuzdan açtığınız bir sayfadır. HubSpot'ta ajanın notu, özetin adıyla birlikte kaydın notlarında görünür; böylece tüm ekip özetin var olduğunu bilir. Atako floor'unda ajan anlık etkinliğiyle görünür; bu da sormadan bir özetin yazılıp yazılmadığını anlamanızı sağlar.

Ajanla sohbetten de konuşabilirsiniz: ona başka bir hesabın adını verin, toplantının konusu değiştiği için bir özeti yeniden yapmasını isteyin ya da bir kaynağı sorgulayın. İstekler aynı konuşmada, daha önce nelerin hazırlandığının aynı hafızasıyla ele alınır.

Güvenceler

Erişim bilinçli olarak dardır. HubSpot bağlantısı ajana on üç araçlık sınırlı bir listeyle verilir: kişileri, şirketleri ve fırsatları aramak ve okumak, notları, toplantıları ve kaydedilmiş e-postaları okumak, sahipleri listelemek ve bir not oluşturmak. Kısa bir araç listesi gören ajan, yüzlerce araçlık bir katalogda kaybolan ajandan daha güvenilir çalışır. Varsayılan olarak hiçbir şey verilmez ve erişimi istediğiniz zaman entegrasyon ayarlarından geri çekebilirsiniz.

İnsan onayı önemli olduğu yerde durur. Özeti toplantıdan önce okur, yanlış ya da eskimiş olanı düzeltir ve hangi soruları soracağınızı seçersiniz. Geçen hafta telefonda ne vaat ettiğinizi, kimse yazmadıysa ajan bilemez: bir özet, çıkarıldığı CRM'den hiçbir zaman daha eksiksiz olmaz ve malzeme eksik olduğunda bunu söyler.

Ne beklemeli

Aylardır takip ettiğiniz bir hesap hakkında size az şey öğretecek ama sizi bir çeyrek saatlik araştırmadan kurtaracak ve eski bir notta unutulmuş bir ayrıntıyı hatırlatacak bir ilk özet bekleyin. Değer tekrardan gelir: birkaç hafta sonra her toplantı, bir gün önceden öğrendiğiniz toplantı bile, güncel bir bağlamla başlar. Ekip görüşmelerini HubSpot'a kaydetme alışkanlığı edindiğinde özetler daha isabetli hale gelir, çünkü ajanın hammaddesi budur. İki ya da üç kişilik bir satış ekibi için bu, anın enerjisine bağlı bir hazırlıkla, her toplantıdan önce kendiliğinden gerçekleşen bir hazırlık arasındaki farktır.