Agent AI do przygotowania spotkań: jednostronicowy brief z HubSpota i internetu

Pójście na spotkanie sprzedażowe bez ponownego przejrzenia historii konta to najczęstszy błąd i zarazem najmniej widoczny. Nikt nie popełnia go z niedbalstwa: historia jest rozrzucona po szansach sprzedaży, notatkach współpracowników, zapisanych e-mailach i minionych spotkaniach, a jej odtworzenie zajmuje kwadrans, którego nie masz, gdy trzy spotkania następują jedno po drugim. To dokładnie ten rodzaj zadania, z którym dobrze radzi sobie autonomiczny agent AI: wymaga czytania, metody i regularności, a nie oceny handlowej.

Inspiracja: brief gotowy przed każdym spotkaniem

Punktem wyjścia jest zastosowanie, które wraca w relacjach osób prowadzących autonomicznych agentów: przed spotkaniem agent sprawdza, co CRM wie o koncie, uzupełnia to wyszukiwaniem w internecie i przekazuje krótki dokument osobie, która będzie rozmawiać z klientem. Opisywana korzyść to nie spektakularna oszczędność czasu, lecz jakość przygotowania, która staje się stała: każde spotkanie zaczyna się od tego samego poziomu informacji, także w pracowite dni.

To, co czyni to zastosowanie wiarygodnym, jest też tym, co wyklucza. Agent przygotowuje, nie rozmawia z klientem i nie modyfikuje CRM poza notatką. Atako utrzymuje ten sam podział: agent czyta, pisze i sygnalizuje, człowiek uczestniczy w spotkaniu i decyduje, co dalej.

Co robi agent

Scenariusz wdraża jednego agenta, przygotowującego spotkania. Dla firmy lub kontaktu zawsze postępuje tą samą metodą.

Najpierw znajduje firmę i kontakt w HubSpocie. Jeśli kilka rekordów ma tę samą nazwę, wymienia je w briefie i wskazuje, którego użył, co pozwala uniknąć przygotowania spotkania na niewłaściwym koncie. Następnie czyta historię: szanse sprzedaży i ich etap, notatki, e-maile zapisane przy rekordzie, minione i nadchodzące spotkania oraz właściciela rekordu.

Uzupełnia to wyszukiwaniem w internecie w swojej przeglądarce: oficjalna strona, wiadomości z ostatnich 90 dni liczonych od dzisiejszej daty, aktualne stanowisko kontaktu i jego publiczne wpisy.

Następnie pisze brief w wiki projektu, jako jednostronicowy dokument o nazwie „Brief - ” z nazwą konta. Zawiera on kontekst, datowaną historię, stawkę po każdej ze stron, pięć przydatnych pytań, ryzyka (zastrzeżenia, konkurenci, blokady) i propozycję kolejnego kroku. Oddziela to, co pochodzi z HubSpota, to, co pochodzi z internetu (z linkiem), oraz własną interpretację, którą oznacza jako taką. Na końcu dodaje do rekordu w HubSpocie notatkę z krótkim podsumowaniem i nazwą strony.

Czego agent nie robi

Ograniczenia są częścią projektu. Agent nie kontaktuje się z nikim: ani z klientem, ani z kolegą e-mailem. Nigdy nie zmienia szansy sprzedaży, kontaktu ani firmy, tylko dodaje notatki. Niczego nie zmyśla: gdy brakuje informacji w HubSpocie lub w internecie, pisze o tym w briefie, zamiast wypełniać lukę. I nie przygotowuje dwa razy tego samego spotkania: jeśli brief dla konta już istnieje, aktualizuje go w miejscu.

Brief jest więc pomocą w podjęciu decyzji, a nie decyzją. Pięć pytań to propozycje, ryzyka to hipotezy, a kolejny krok to sugestia, którą osoba znająca klienta może odłożyć na bok. Na tym polega zasada projektowania human-in-the-loop.

Jak skonfigurować to w Atako

Ze strony tego przypadku użycia wdrożenie przebiega w czterech krokach.

1. Podłącz HubSpota. Utwórz w HubSpocie aplikację prywatną, nadaj jej dostęp do odczytu obiektów CRM i do zapisu notatek, a następnie wklej token, gdy Atako o niego poprosi. Połączenie jest weryfikowane, zanim cokolwiek zostanie utworzone.
2. Podaj swój kontekst. Opisz swoją ofertę i wskaż firmę lub kontakt kolejnego spotkania, tak jak występuje w HubSpocie. Im bardziej konkretna oferta, tym bardziej konkretne pytania w briefie.
3. Wdróż. Jedno działanie tworzy agenta i projekt „Przygotowanie spotkań”. Agent jest uruchamiany i sam otrzymuje swoje pierwsze instrukcje.
4. Pierwszy brief, potem codzienny rytm. Pierwszy brief i notatka w HubSpocie pojawiają się po zakończeniu pierwszego uruchomienia. Potem agent sam planuje sobie uruchomienie co rano o 7:30, aby przygotować spotkania danego dnia, które nie mają briefu.

Jeśli nie masz jeszcze konta, jego utworzenie rozpoczyna okres próbny, a scenariusz jest konfigurowany zaraz potem. Jeśli administrator nie zezwolił Ci na tworzenie agentów, wdrożenie informuje o tym i na tym się kończy.

Gdzie zobaczyć wyniki

Pracę śledzisz w trzech miejscach. W wiki projektu „Przygotowanie spotkań” każdy brief to strona, którą otwierasz przed spotkaniem, w razie potrzeby z telefonu. W HubSpocie notatka agenta jest widoczna wśród notatek rekordu, z nazwą briefu, dzięki czemu cały zespół wie, że istnieje. Na Floorze Atako agent pojawia się z bieżącą aktywnością, z której widać, czy brief jest właśnie pisany, bez pytania.

Możesz też rozmawiać z agentem na czacie: podać mu nazwę innego konta, poprosić o przerobienie briefu, bo spotkanie zmieniło temat, albo zapytać o źródło. Prośby są obsługiwane w tej samej rozmowie, z tą samą pamięcią tego, co już przygotowano.

Zabezpieczenia

Dostęp jest celowo wąski. Połączenie z HubSpotem jest przyznawane agentowi z ograniczoną listą trzynastu narzędzi: wyszukiwanie i odczyt kontaktów, firm i szans sprzedaży, odczyt notatek, spotkań i zapisanych e-maili, wyświetlanie właścicieli oraz tworzenie notatki. Agent, który widzi krótką listę narzędzi, używa ich pewniej niż agent zagubiony w katalogu liczącym setki pozycji. Domyślnie nic nie jest przyznawane, a dostęp możesz w każdej chwili cofnąć w ustawieniach integracji.

Weryfikacja przez człowieka znajduje się tam, gdzie ma znaczenie. Czytasz brief przed spotkaniem, poprawiasz to, co błędne lub nieaktualne, i wybierasz pytania do zadania. Agent nie wie, co obiecano przez telefon w zeszłym tygodniu, jeśli nikt tego nie zapisał: brief nigdy nie jest pełniejszy niż CRM, z którego pochodzi, i mówi o tym, gdy brakuje materiału.

Czego się spodziewać

Spodziewaj się pierwszego briefu, który niewiele Ci powie o koncie obsługiwanym od miesięcy, ale oszczędzi kwadransa poszukiwań i przypomni szczegół zapomniany w starej notatce. Wartość bierze się z powtarzalności: po kilku tygodniach każde spotkanie, nawet to, o którym dowiadujesz się dzień wcześniej, zaczyna się od aktualnego kontekstu. Brify zyskują na precyzji, gdy zespół nabiera zwyczaju zapisywania swoich kontaktów w HubSpocie, bo to jest surowiec agenta. Dla zespołu sprzedaży liczącego dwie lub trzy osoby to różnica między przygotowaniem zależnym od energii danej chwili a przygotowaniem, które po prostu dzieje się przed każdym spotkaniem.