KI-Agent für die Terminvorbereitung: ein Einseiter aus HubSpot und Web

Ohne erneuten Blick in die Kontohistorie in einen Vertriebstermin zu gehen, ist der häufigste und zugleich unauffälligste Fehler. Niemand macht ihn aus Nachlässigkeit: Die Historie verteilt sich auf Deals, Notizen von Kollegen, erfasste E-Mails und frühere Termine, und sie zusammenzutragen kostet eine Viertelstunde, die man nicht hat, wenn drei Termine direkt aufeinander folgen. Genau diese Art von Aufgabe erledigt ein autonomer KI-Agent gut: Sie verlangt Lektüre, Methode und Regelmäßigkeit, nicht Vertriebsurteil.

Die Inspiration: ein Briefing vor jedem Termin

Ausgangspunkt ist ein Einsatz, der in Berichten von Menschen, die autonome Agenten betreiben, immer wiederkehrt: Vor einem Termin schaut der Agent nach, was das CRM über das Konto weiß, ergänzt es durch eine Web-Recherche und übergibt der Person, die mit dem Kunden sprechen wird, ein kurzes Dokument. Der beschriebene Nutzen ist keine spektakuläre Zeitersparnis, sondern eine Vorbereitungsqualität, die konstant wird: Jeder Termin beginnt mit dem gleichen Informationsstand, auch an vollen Tagen.

Glaubwürdig wird dieser Einsatz durch das, was er ausschließt. Der Agent bereitet vor, er spricht nicht mit dem Kunden, und er ändert das CRM nur um eine Notiz. Atako behält diese Aufteilung bei: Der Agent liest, schreibt und weist hin, der Mensch nimmt am Termin teil und entscheidet, wie es weitergeht.

Was der Agent tut

Das Szenario stellt einen einzelnen Agenten bereit, den Terminvorbereiter. Für ein Unternehmen oder einen Kontakt geht er immer nach derselben Methode vor.

Zuerst findet er das Unternehmen und den Kontakt in HubSpot. Teilen sich mehrere Datensätze denselben Namen, listet er sie im Briefing auf und nennt den, den er verwendet hat. So vermeiden Sie, einen Termin auf dem falschen Konto vorzubereiten. Danach liest er die Historie: die Deals mit ihrer Phase, die Notizen, die am Datensatz erfassten E-Mails, die vergangenen und anstehenden Termine sowie den Datensatzverantwortlichen.

Das ergänzt er durch eine Web-Recherche in seinem Browser: die offizielle Website, die Neuigkeiten der letzten 90 Tage, gerechnet ab dem heutigen Datum, sowie die aktuelle Rolle des Kontakts und seine öffentlichen Beiträge.

Anschließend schreibt er das Briefing im Projekt-Wiki, als einseitiges Dokument mit dem Namen „Briefing - “ gefolgt vom Kontonamen. Es enthält den Kontext, die datierte Historie, die Ziele beider Seiten, fünf nützliche Fragen, die Risiken (Einwände, Wettbewerber, Hindernisse) und einen Vorschlag für den nächsten Schritt. Es trennt zwischen dem, was aus HubSpot stammt, dem, was aus dem Web stammt (mit Link), und der eigenen Einschätzung des Agenten, die als solche gekennzeichnet ist. Zum Schluss legt er am HubSpot-Datensatz eine Notiz mit einer kurzen Zusammenfassung und dem Seitennamen an.

Was der Agent nicht tut

Die Grenzen gehören zum Entwurf. Der Agent kontaktiert niemanden: weder den Kunden noch einen Kollegen per E-Mail. Er ändert nie einen Deal, einen Kontakt oder ein Unternehmen, er fügt nur Notizen hinzu. Er erfindet nichts: Fehlt eine Information in HubSpot oder im Web, schreibt er das ins Briefing, statt die Lücke zu füllen. Und er bereitet denselben Termin nicht zweimal vor: Existiert bereits ein Briefing zum Konto, aktualisiert er es an Ort und Stelle.

Das Briefing ist also eine Entscheidungshilfe, keine Entscheidung. Die fünf Fragen sind Vorschläge, die Risiken sind Hypothesen, und der nächste Schritt ist eine Anregung, die die Person, die den Kunden kennt, beiseitelegen kann. Das ist das Prinzip hinter dem Human-in-the-Loop-Ansatz.

So richten Sie es in Atako ein

Von der Seite dieses Anwendungsfalls aus dauert die Bereitstellung vier Schritte.

1. HubSpot verbinden. Erstellen Sie in HubSpot eine Private App, geben Sie ihr Lesezugriff auf CRM-Objekte und Schreibzugriff auf Notizen und fügen Sie den Token ein, wenn Atako danach fragt. Die Verbindung wird geprüft, bevor etwas angelegt wird.
2. Ihren Kontext angeben. Beschreiben Sie Ihr Angebot und nennen Sie das Unternehmen oder den Kontakt Ihres nächsten Termins, so wie er in HubSpot erscheint. Je konkreter das Angebot, desto konkreter die Fragen des Briefings.
3. Bereitstellen. Eine einzige Aktion legt den Agenten und das Projekt „Terminvorbereitung“ an. Der Agent wird eingerichtet und erhält seine ersten Anweisungen selbstständig.
4. Erstes Briefing, dann ein täglicher Rhythmus. Das erste Briefing und die HubSpot-Notiz erscheinen, wenn der erste Durchlauf abgeschlossen ist. Danach plant der Agent jeden Morgen um 7:30 Uhr einen Durchlauf für sich ein, um die Termine des Tages ohne Briefing vorzubereiten.

Falls Sie noch kein Konto haben, startet dessen Erstellung Ihre Testphase, und das Szenario wird direkt danach konfiguriert. Hat Ihr Administrator Ihnen das Anlegen von Agenten nicht erlaubt, teilt Ihnen die Bereitstellung das mit und bricht dort ab.

Wo Sie die Ergebnisse sehen

Sie verfolgen die Arbeit an drei Orten. Im Wiki des Projekts „Terminvorbereitung“ ist jedes Briefing eine Seite, die Sie vor dem Termin öffnen, bei Bedarf auch vom Smartphone aus. In HubSpot ist die Notiz des Agenten in den Notizen des Datensatzes sichtbar, mit dem Namen des Briefings, sodass das ganze Team weiß, dass es existiert. Auf dem Atako-Floor erscheint der Agent mit seiner aktuellen Aktivität, an der Sie erkennen, ob gerade ein Briefing entsteht, ohne nachzufragen.

Sie können auch im Chat mit dem Agenten sprechen: Nennen Sie ihm den Namen eines anderen Kontos, bitten Sie ihn, ein Briefing zu überarbeiten, weil sich das Thema des Termins geändert hat, oder fragen Sie ihn nach einer Quelle. Anfragen werden im selben Gespräch bearbeitet, mit der gleichen Erinnerung daran, was bereits vorbereitet wurde.

Schutzmaßnahmen

Der Zugriff ist bewusst eng gefasst. Die HubSpot-Verbindung wird dem Agenten mit einer begrenzten Liste von dreizehn Tools gewährt: Kontakte, Unternehmen und Deals suchen und lesen, Notizen, Termine und erfasste E-Mails lesen, Verantwortliche auflisten und eine Notiz anlegen. Ein Agent, der eine kurze Werkzeugliste sieht, nutzt sie zuverlässiger als ein Agent, der sich in einem Katalog aus Hunderten verliert. Standardmäßig wird nichts gewährt, und Sie können den Zugriff jederzeit in den Integrationseinstellungen entziehen.

Die menschliche Freigabe sitzt dort, wo sie zählt. Sie lesen das Briefing vor dem Termin, korrigieren, was falsch oder veraltet ist, und wählen die Fragen aus, die Sie stellen. Der Agent weiß nicht, was Sie letzte Woche am Telefon zugesagt haben, wenn es niemand notiert hat: Ein Briefing ist nie vollständiger als das CRM, aus dem es stammt, und es sagt das, wenn ihm Material fehlt.

Was Sie erwarten können

Rechnen Sie mit einem ersten Briefing, das Ihnen über ein Konto, das Sie seit Monaten betreuen, wenig Neues sagt, Ihnen aber eine Viertelstunde Recherche erspart und Sie an ein Detail aus einer alten Notiz erinnert. Der Nutzen entsteht durch Wiederholung: Nach einigen Wochen beginnt jeder Termin, auch der, den Sie erst am Vortag entdecken, mit einem aktuellen Kontext. Die Briefings werden präziser, wenn das Team sich angewöhnt, seine Gespräche in HubSpot zu erfassen, denn das ist das Rohmaterial des Agenten. Für ein Vertriebsteam aus zwei oder drei Personen ist das der Unterschied zwischen einer Vorbereitung, die von der Tagesform abhängt, und einer Vorbereitung, die vor jedem Termin einfach stattfindet.