Agent AI do codziennego raportu sprzedaży: Twój lejek HubSpot streszczony co rano w wiki

Przydatny raport sprzedaży jest krótki, datowany i porównywalny z dnia na dzień. Jest też żmudny w przygotowaniu: trzeba otworzyć CRM, przefiltrować właściwy lejek, policzyć deale utworzone, wygrane i przegrane, znaleźć te, które stoją od tygodni, i napisać dwa akapity, których nikt nie ma czasu dopracować. Zwykle raportu nie ma wcale albo robi go w poniedziałek ktoś, kto wolałby zajmować się czymś innym, na liczbach, które zdążyły się zestarzeć. To idealne zadanie dla autonomicznego agenta AI: powtarza się bez zmian, opiera się na danych już uporządkowanych i można je sprawdzić jednym spojrzeniem.

Inspiracja: poranny raport, którego nikt nie zestawiał

Punktem wyjścia jest zastosowanie opisane w relacjach osób korzystających z autonomicznych agentów: agenci sprzedaży czytają CRM, liczą, co się wydarzyło, i co rano zostawiają raport dla CEO i CMO. W tych relacjach powraca nie ilość danych, lecz regularność: raport istnieje codziennie, w tej samej strukturze, dzięki czemu widać trendy, zamiast reagować na pojedynczą liczbę.

Atako podejmuje ten pomysł z jednym agentem i jednym wynikiem. Agent czyta HubSpot, liczy, pisze i publikuje. Niczego nie zmienia w CRM, a raport jest jedyną rzeczą, jaką tworzy.

Co robi agent

Analityk sprzedaży czyta lejek w HubSpot, wskazany przez Ciebie albo domyślny. Przy każdym przebiegu stosuje stałą metodę.

Najpierw liczy z siedmiu ostatnich dni, licząc od dzisiejszej daty, deale utworzone, wygrane i przegrane wraz z kwotami. Potem wskazuje deale zagrożone: brak aktywności od czternastu dni, przekroczona data zamknięcia albo etap niezmieniony znacznie dłużej niż inne. Przy każdym podaje deal, opiekuna, etap i powód. Na koniec porównuje z poprzednimi siedmioma dniami i mówi, co się zmieniło.

Następnie pisze w wiki projektu nową stronę „Raport sprzedaży - ” z datą dnia. Jeśli strona dnia już istnieje, aktualizuje ją zamiast tworzyć drugą. Struktura się nie zmienia: trzy lub cztery liczby, które się liczą, odchylenia względem poprzedniego okresu, zagrożone deale z opiekunem oraz decyzje lub ponaglenia do rozważenia. Zaczyna od wniosku, czyta się go w dwie minuty, a najważniejsze streszcza na czacie.

Czego agent nie robi

Analityk czyta, nigdy nie zapisuje w HubSpot: żadnej zmiany deala, kontaktu ani firmy, żadnego zadania, żadnej notatki. Nie kontaktuje się z nikim, ani z klientem, ani z kolegą przez e-mail: raport i czat to jego jedyne kanały wyjścia. Nigdy nie zmyśla liczby, a brakującą wartość zapisuje jako „niedostępne”.

Każdy dzień ma swoją stronę: agent nigdy nie nadpisuje wcześniejszego dnia, więc zostaje historia, do której zarząd może wracać. Fakty są oddzielone od interpretacji, a interpretacja jest oznaczona. Raport proponuje ponaglenia, ale ich nie uruchamia: to zasada projektowania z weryfikacją przez człowieka.

Jak to skonfigurować w Atako

Ze strony tego przypadku użycia wdrożenie składa się z czterech kroków.

1. Połącz HubSpot. Utwórz w HubSpot aplikację prywatną z odczytem deali i wklej token, gdy Atako o niego poprosi. Połączenie jest sprawdzane, zanim cokolwiek zostanie utworzone.
2. Podaj swój kontekst. Wskaż lejek HubSpot do śledzenia, jeśli nie jest domyślny, oraz czytelników raportu, aby dopasować ton.
3. Wdróż. Jedna akcja tworzy agenta i projekt „Raport sprzedaży”. Agent jest przygotowywany i sam dostaje pierwsze polecenia.
4. Pierwszy raport, potem codzienny rytm. Analityk przygotowuje pierwszy raport z ostatnich siedmiu dni, a następnie sam planuje swój przebieg na 8:00, każdego ranka.

Jeśli nie masz jeszcze konta, jego utworzenie rozpoczyna okres próbny, a scenariusz konfiguruje się zaraz potem. Jeśli administrator nie dał Ci uprawnień do tworzenia agentów, wdrożenie poinformuje o tym i się zatrzyma.

Gdzie zobaczyć wyniki

Raport znajduje się w wiki projektu „Raport sprzedaży”, jedna strona dziennie, od najnowszej do najstarszej. Streszczenie agenta trafia też na jego czat, więc najważniejsze przeczytasz na telefonie, zanim otworzysz stronę. Na planszy Atako analityk pojawia się ze swoją aktywnością: widać, kiedy czyta lejek, a kiedy pisze, bez pytania, na jakim etapie jest raport.

Możesz z nim rozmawiać na jego czacie. Zapytaj, skąd pochodzi liczba, poproś o opis zagrożonego deala, o śledzenie innego lejka albo o przygotowanie raportu w innym ujęciu. Agent pamięta swoje poprzednie przebiegi.

Zabezpieczenia

Dostęp jest celowo wąski i tylko do odczytu: sześć narzędzi HubSpot do wyszukiwania i czytania deali, listowania lejków i opiekunów oraz wyszukiwania firm. Agent, który widzi krótką listę narzędzi, używa ich pewniej niż ten, który gubi się w katalogu setek. Domyślnie nic nie jest przyznane, a każdy dostęp można w każdej chwili cofnąć w Atako.

Weryfikacja przez człowieka dotyczy decyzji. Raport wskazuje zagrożone deale; to Ty wybierasz, czy ponaglić klienta, przepisać deala na kogoś innego czy ponownie ocenić szansę. Agent widzi tylko to, co daje mu HubSpot: słabo uzupełniony deal, bez opiekuna lub kwoty, da mniej precyzyjny raport, a raport to powie zamiast ukrywać.

Czego się spodziewać

Spodziewaj się pierwszego raportu przydatnego, ale jeszcze ogólnego, który staje się precyzyjny, gdy na czacie dostosujesz czytelników, lejek i definicję deala „zagrożonego”, na przykład obniżając próg braku aktywności z czternastu do dziesięciu dni. Wartość daje powtarzalność: po dwóch tygodniach kolejne strony pozwalają porównywać i widzieć, który deal się wlecze i jaki trend się rysuje. Dla małego zespołu sprzedaży to różnica między tygodniowym raportem odtwarzanym z pamięci a codziennym raportem, który po prostu istnieje, z tymi samymi definicjami każdego dnia.