İç Hukuk İşleri için Yapay Zeka Ajanı

Sorun

İç bir hukuk ekibinde sözleşmeler durmadan gelir. Bir satış temsilcisi bir ortaklık anlaşması imzalar, satın alma bir tedarikçi sözleşmesi müzakere eder, İK bir gizlilik maddesini gözden geçirir: her departman sözleşmeyle ilgili iş üretir ve genellikle her şeyi okuyan, takip eden ve herkese yanıt veren aynı küçük hukuk ekibidir.

Bunun ne kadar zaman aldığı belgelenmiştir. Hukuk sektörü basınında yer alan bir araştırmaya göre, sözleşmeyle ilgili faaliyetler (dosya devralma, taslak hazırlama, müzakere, taahhüt takibi) bir hukuk müdürlüğünün zamanının %27'sini oluşturur ve danışmanlık ile iç faaliyetlerin önüne geçer. Bu rakam bir büyüklük mertebesi olarak alınmalıdır; araştırmanın tam metodolojisi çevrimiçi yayımlanmamıştır.

Kötü sözleşme yönetiminin maliyeti ise daha iyi ölçülmüştür. Konu üzerindeki referans meslek kuruluşu World Commerce & Contracting (WorldCC)'a göre, yetersiz bir sözleşme yönetimi şirketlere ortalama olarak cirolarının yaklaşık %9'una mal olur: kaçırılan yeniden müzakere fırsatları, artık uygun olmayan koşullarla otomatik olarak yenilenen sözleşmeler, takip edilmeyen yükümlülüklere bağlı cezalar, takip eksikliği yüzünden hiç uygulanmayan lehte maddeler.

Zımni yenilenme bu mekanizmayı iyi gösterir. Üç yıl önce imzalanmış, vadeden 60 gün önce bildirilmesi gereken bir fesih süresi olan bir sözleşme: tarih geçene kadar kimse onu yeniden okumaz. Şirket, bugün kabul etmeyeceği koşullarda bir yıl daha bağlı kalır. Bu sırada iç talepler birikir: belirli bir madde türünü imzalayıp imzalayamayacağını öğrenmek isteyen bir yönetici, müzakere halindeki bir sözleşmenin durumunu bekleyen bir satış temsilcisi. Çoğunun sözleşme tabanının bir yerinde zaten yazılı, somut bir yanıtı vardır. Hukukçu, gerçek hukuki sorunları çözmek yerine bu yanıtı bulmaya zaman harcar.

Sorun, geniş bir hukuk departmanına sahip büyük yapılara özgü değildir. Hukuk işlerinin, bazen dışarıdan bile olsa tek bir kişi tarafından başka sorumluluklarla birlikte yürütüldüğü bir KOBİ'de, sözleşme hacmi ile bunları takip etmeye ayrılan zaman arasındaki bu dengesizlik daha da belirgindir. Kötü takip edilen bir sözleşme ancak sorun çıkardığında fark edilir, güncelliğini yitirmiş koşullarla bir yenileme, bir uyuşmazlık patlak vermeden önce hiç kontrol edilmemiş bir gizlilik maddesi gibi; bu da hiçbir olay onu görünür kılmadığı sürece konuyu önceliklendirmeyi zorlaştırır.

Ajan Ne Yapıyor, Adım Adım

Otonom bir yapay zeka ajanı kendi izole ortamında sürekli çalışır: yalnızca kendisine bir soru sorulduğunda devreye girmez, sözleşme dosyalarını ve son tarihleri sürekli izler ve yalnızca insan kararı gerektiğinde hukukçuya başvurur.

1. Gelen sözleşmelerin tespiti. Ajan, sözleşmelere ayrılmış Google Drive klasörünü izler ve yüklenen her yeni belgeyi tespit eder.
2. Okuma ve playbook'la karşılaştırma. Temel maddeleri (süre, fesih bildirimi, sorumluluk, gizlilik, fikri mülkiyet) çıkarır ve Notion'da saklanan playbook'la karşılaştırır.
3. Dikkat edilmesi gereken noktaların özeti. Bir madde playbook'tan saptığında, kendisi karar vermeden hukukçu için anlaşmazlığın net bir özetini yazar.
4. Son tarihlerin takibi. Yenileme, fesih bildirimi ve yeniden müzakere tarihlerini hesaplar ve bunları önceden bir hatırlatmayla Google Calendar'a kaydeder.
5. İç taleplere yanıt. Slack üzerinde ekiplerin somut sorularına yanıt verir: bu sözleşme hangi aşamada, fesih süresi ne kadar, son olarak hangi versiyon imzalandı.
6. Hedefli mevzuat takibi. Hukukçunun belirlediği mevzuat kaynaklarını takip eder ve ilgili değişikliklerin haftalık bir özetini Notion'da hazırlar.
7. Proaktif hatırlatmalar. Bir son tarih yaklaştığında, ilgili iç paydaşlara Gmail üzerinden hatırlatma gönderir.
8. Sınıflandırma ve izlenebilirlik. İşlenen her sözleşme güncel bir durumla doğru Google Drive klasörüne yerleştirilir ve her eylem etkinlik zaman çizelgesine kaydedilir.

Kullanılan Entegrasyonlar

Ajan, çoğu iç hukuk ekibinin zaten kullandığı beş araca dayanır.

Google Drive, gelen sözleşmelerin merkezi deposu ve işlendikten sonraki sınıflandırma noktası olarak hizmet verir. Notion, ajanın bir sapmayı bildirmeden önce başvurduğu referans olan standart madde playbook'unu barındırır. Slack, iç taleplerin kanalıdır: yöneticiler ve satış ekibi burada sorularını sorar, ajan burada yanıt verir ve yaklaşan son tarihleri bildirir. Google Calendar, önceden ayarlanmış hatırlatmalarla fesih bildirimi ve yenileme tarihlerini taşır. Gmail, resmi bir e posta gerektiren hatırlatmalar için sistemi tamamlar.

Her erişim araç bazında, belirli bir kapsamla verilir ve istediği zaman iptal edilebilir. İzin modelinin ayrıntıları için bkz. yönetişim ve önlemler.

İnsana Kalanlar

Ajan hazırlar, özetler, uyarır ve sınıflandırır. Hiçbir zaman hukuki değerlendirmenin yerini almaz.

• Yayınlanmadan önce her özetin onaylanması. Bir yanıt bir satış temsilcisine veya yöneticiye gönderilmeden önce, hukukçu doğru ve eksiksiz olduğunu kontrol eder.
• Playbook dışındaki maddeler hakkındaki nihai karar. Bir maddeyi kabul etmek, müzakere etmek veya reddetmek, anlaşmazlık ne kadar küçük görünürse görünsün, her zaman insana ait bir karar olarak kalır ve ajana asla devredilmez.
• Sözleşmenin imzalanması. Ajan bir belgeyi asla elektronik olarak imzalamaz; bu ürünün bir özelliği değildir. İmza, şirkette yetkili kişi tarafından gerçekleştirilmeye devam eder.
• Playbook'un güncellenmesi. Hukukçu, şirketin sözleşme politikasındaki değişikliklere göre ajanın uyguladığı kuralları geliştirir.

Ölçülebilir Sonuç

Değişen şey üç noktada ölçülür. Öncelikle, hiçbir fesih son tarihi artık birinin hafızasına bağlı değildir: otomatik yenilenen her sözleşmenin tarihi, yüklendiği andan itibaren Google Calendar'a kaydedilir. Ardından, gelen bir sözleşmenin işlenme süresi kısalır, çünkü hukukçu her seferinde belgenin tamamını yeniden okumak yerine dikkat edilmesi gereken noktaların özetini alır. Son olarak, iç talepler e posta üzerinden günler süren yazışmalar yerine Slack'te birkaç dakikada yanıt bulur; bu da hukukçuyu gün boyunca dağılmış bu münferit taleplerin sürekli kesintisinden kurtarır.

Okunan her sözleşme, gönderilen her yanıt, Google Drive, Notion veya Google Calendar'a yapılan her çağrı, ajanın etkinlik zaman çizelgesinde ve şirketin denetim kaydında görülebilir durumda kalır; bu da gerçekte ne yaptığını ve hangi temelde hukukçuyu uyardığını doğrulamayı sağlar. Bu eksiksiz izlenebilirlik hukuk alanında özel bir anlam kazanır: bir maddeyle ilgili bir uyuşmazlık ya da bir fesih süresine uyulup uyulmadığı hakkında bir soru durumunda, sözleşmenin tam olarak ne zaman okunduğunu, hangi özetin hazırlandığını ve kime iletildiğini bulmak, hafızadan yeniden kurulan bir geçmiş yerine kullanışlı bir kanıt haline gelir.

Fiyatlandırma sayfası, bu araçları bir ajana bağlamak için nelerin dahil olduğunu ayrıntılarıyla anlatır. Fiyatlandırma, Atako'daki her şirket işlevinde olduğu gibi aynı mantığı izler: aktif ajan slotu başına, üretilen özetleri inceleyen kişi sayısına bağlı ek maliyet olmadan; ister dosyadan sorumlu hukukçu, ister devam eden bir sözleşme hakkında basit, somut bir soru soran bir yönetici, ister önemli bir müşteri görüşmesi öncesinde bir müzakerenin durumunu kontrol eden bir satış temsilcisi olsun, ajana soru soran kişi sayısına bağlı hiçbir ek ücret yoktur.